Sporządzenie sprawozdania finansowego to jeden z ważniejszych obowiązków dla wielu firm. Kto jest zatem zobowiązany do jego wypełnienia, kto może to zrobić dobrowolnie i co powinno się w nim znaleźć?
Sporządzenie i złożenie sprawozdania finansowego – kto jest do tego zobligowany?
Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego może obejmować zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze jak i większe podmioty – wszystko zależy od tego, czy podmiot prowadzi księgi rachunkowe. Ustawa o rachunkowości określa, które podmioty muszą prowadzić księgi obowiązkowo; inne podmioty, które nie zostały ujęte w przepisach, mogą prowadzić księgi dobrowolnie.
Kto musi zatem prowadzić księgi rachunkowe? Zgodnie z art. 2 ustawy o rachunkowości przepisy ustawy stosuje się m.in. do:
1) spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
2) osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro
Co musi zawierać sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe to rodzaj raportu, w którym zawarte są informacje na temat sytuacji finansowej firmy i osiągniętego przez nią wyniku finansowego w danym roku. Sprawozdanie powinno składać się co najmniej z trzech elementów – bilansu, rachunku zysków i strat, a także informacji dodatkowej. Na tą ostatnią składają się wszystkie dodatkowe objaśnienia, a także wstęp do sprawozdania. Część podmiotów musi jednak w sprawozdaniu umieścić dodatkowe informacje – takie jak zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym czy rachunek przepływów pieniężnych. Dotyczy to jednak tylko pewnej grupy firm (banków, zakładów ubezpieczeń, zakładów reasekuracji). Niekiedy do sprawozdania finansowego konieczne jest również dołączenie sprawozdania z działalności jednostki.
Jeśli chodzi o poszczególne elementy sprawozdania, to warto wiedzieć, co powinny one zawierać. W bilansie wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy, przy czym wartość poszczególnych grup aktywów powinna wynikać z ich wartości księgowej – odpowiednio skorygowanej o odpisy amortyzacyjne, umorzeniowe czy różne odpisy aktualizujące. Z kolei w przypadku rachunków zysków i strat osobno należy wskazać przychody, koszty, zyski i straty, a także – obowiązkowe obciążenia finansowe za poprzedni rok obrotowy i bieżący.
Ostatni obowiązkowy element – czyli informacja dodatkowa – powinna obejmować, oprócz wprowadzenia, dodatkowe objaśnienia do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, ewentualnego zestawienia zmian w kapitale/funduszu i rachunku przepływów pieniężnych, a także – proponowany podział zysku lub pokrycia straty oraz podstawowe informacje dotyczące pracowników i organów jednostki. W informacji dodatkowej można zawrzeć też takie wiadomości, które po prostu są istotne dla zrozumienia sprawozdania finansowego – czyli niejako dodatkowe wyjaśnienie.
Złożenie sprawozdania finansowego: jak to zrobić?
Podmioty, które nie podlegają rejestracji w KRS, dołączają sprawozdanie finansowe do rocznej deklaracji podatkowej. Tym samym muszą je złożyć najpóźniej do 30 kwietnia.
Z kolei podmioty podlegające rejestracji w KRS są zobowiązane do sporządzenia sprawozdania do 31 marca, do zatwierdzenia sprawozdania – nie później niż sześć miesięcy od ostatniego dnia roku podatkowego. Czyli – do 30 czerwca. Razem ze sprawozdaniem konieczne jest złożenie w odpowiednim rejestrze sądowym odpisu uchwały/postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku/pokryciu straty. Oprócz tego, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu, konieczne jest też dołączenie opinii biegłego rewidenta. Jednostki wymienione w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości muszą też dostarczyć sprawozdanie o działalności jednostki.
Należy jednocześnie pamiętać, że obecnie możliwe jest złożenie sprawozdania finansowego wyłącznie w formie elektronicznej. Składanie sprawozdań w formie papierowej było możliwe do 1 października 2018 r. E-sprawozdania muszą być zabezpieczone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub potwierdzone profilem zaufanym przez konto ePUAP.
Do sporządzenia sprawozdania finansowego w pliku komputerowym z odpowiednim rozszerzeniem można wykorzystać darmowy program przygotowany przez MF i dostępny na rządowej stronie. Wysyłka sprawozdania odbywa się za pośrednictwem rządowego systemu teleinformatycznego.
Złożenie sprawozdania finansowego: kto może złożyć uproszczone sprawozdanie?
Część podmiotów jest również uprawniona do złożenia uproszczonego sprawozdania finansowego – czyli takiego, w którym nie trzeba wykazywać szczegółowych informacji składających się na konkretny punkt bilansu lub rachunku zysków i strat. W ich przypadku wystarczą jedynie podstawowe wartości danych nadrzędnych.
Uproszczone sprawozdanie finansowe mogą składać jednostki mikro, czyli spółki handlowe (osobowe i kapitałowe), spółki cywilne, inne osoby prawne, oddziały przedsiębiorców zagranicznych (w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej). Jest to możliwe, jeśli jednostki te w danym roku oraz w roku poprzednim nie przekroczyły co najmniej dwóch z trzech wielkości:
- 1 500 000 zł, jeśli chodzi o sumę aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
- 3 000 000 zł, jeśli chodzi o przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów,
- 10 osób, jeśli chodzi o średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty.
Jednostkami mikro, które mogą składać uproszczone sprawozdania finansowe, są też osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie, pod warunkiem, że ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych wyniosły równowartość nie mniej niż 2 000 000 euro oraz nie więcej niż 3 000 000 euro. Sprawozdanie uproszczone jednostki mikro powinno zawierać bilans oraz rachunek zysków i strat.
Uproszczone sprawozdanie mogą też składać jednostki małe, chociaż ich sprawozdanie musi być bardziej rozbudowane niż sprawozdanie jednostki mikro. Jednostkami małymi są jednostki, które w roku obrotowym, za które sporządza sprawozdanie finansowe oraz w roku poprzedzającym nie przekroczyła dwóch z trzech wielkości:
- 25 500 000 zł – jeśli chodzi o sumę aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
- 51 000 000 zł – jeśli chodzi o przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
- 50 osób – jeśli chodzi o średnioroczne zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
Sprawozdanie jednostek małych musi zawierać wprowadzenie do sprawozdania finansowego, uproszczony bilans, uproszczony rachunek zysków i strat, dodatkowe informacje i objaśnienia.
Uwaga – w roku 2020 obowiązywały przedłużone terminy sporządzania i zatwierdzania sprawozdań za 2019. Na ten moment nie wiadomo, czy rząd zdecyduje się na przesunięcie terminów także w przypadku sprawozdań za rok 2020.
Artykuł powstał we współpracy z Bankiem Pekao S.A. w ramach cyklu „Własna firma krok po kroku”
