Przedsiębiorcy mają wobec ZUS liczne obowiązki informacyjne; mowa m.in. o składaniu odpowiednich informacji i formularzy, oczywiście w określonych przypadkach. Jednym z takich formularzy jest ZUS ZSWA, który zobowiązani płatnicy składek powinni złożyć co do zasady do 31 marca (choć są od tej zasady pewne wyjątki).

W jakim celu przedsiębiorcy wypełniają ZUS ZSWA? Chodzi o przekazywanie do ZUS informacji o pracownikach, którzy wykonują pracę w warunkach uznawanych za szczególne lub mających szczególny charakter. Tym samym formularz muszą złożyć przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz opłacają za tych pracowników składki na Fundusz Emerytur Pomostowych.

W ramach formularza przedsiębiorca zgłasza okresy pracy, w których ubezpieczony pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, zgodnie z definicjami zawartymi w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych. Dane zawarte w formularzu ZUS ZSWA są niezbędne do ustalenia prawa do emerytury pomostowej dla pracowników, za których pracodawca opłacał składki na FEP.

Formularz wymaga podania kilku ważnych danych - mowa zarówno o danych identyfikacyjnych zarówno płatnika składek (pracodawcy), jak i pracownika. Jeśli chodzi o płatnika składek, wymagane są takie dane jak NIP, REGON (jeśli posiada), nazwa firmy czy adres firmy. Jeśli działalność prowadzi osoba fizyczna, potrzebny jest też PESEL, imię, nazwisko oraz data urodzenia. Jeśli chodzi natomiast o pracownika, płatnik składek podaje jego imię, nazwisko, PESEL i datę urodzenia.

W ramach formularza przedsiębiorca musi też wskazać rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze; w tym celu wprowadza odpowiedni, trzyznakowy kod. Płatnik musi również podać okres, w którym praca o szczególnym charakterze lub w szczególnych warunkach była wykonywana, podając datę jej rozpoczęcia i zakończenia. Ponadto pracodawca jest też zobowiązany do wskazania wymiaru czasu pracy.

Formularz ZUS ZSWA najlepiej złożyć poprzez PUE ZUS, przy pomocy kreatora wniosków; dzięki temu przedsiębiorca zostanie przeprowadzony przez cały proces krok po kroku i ryzyko tego, że nie uzupełni właściwie formularza, jest znacznie mniejsze.

Nieterminowe złożenie formularza może wiązać się z karą grzywny w wysokości 5 tys. zł.