Osoby, które dopiero planują założenie działalności gospodarczej mogą zastanawiać się, czy – i kiedy – muszą zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. W jakiej sytuacji bycie vatowcem jest konieczne? Jakie warunki trzeba spełnić, by móc skorzystać ze zwolnienia? I wreszcie – kiedy nie trzeba rejestrować się jako czynny podatnik VAT, ale jest to po prostu opłacalne?
Czynny podatnik VAT: kiedy trzeba się zarejestrować jako podatnik VAT, a kiedy można korzystać ze zwolnienia?
Co do zasady przedsiębiorcy mają obowiązek rejestracji i rozliczania VAT, którego wartość jest dodawana do każdej transakcji. Można jednak wyróżnić dwie grupy podatników VAT – podatników czynnych, czyli płacących podatek oraz zwolnionych, korzystających ze zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego. Ta grupa podatników nie musi zgłaszać się do skarbówki w celu zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT.
Ze zwolnienia podmiotowego korzystają przedsiębiorcy, którzy dokonują wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT. Lista ta jest dość długa i obejmuje m.in.:
- transakcje, łącznie z pośrednictwem, dotyczące walut, banknotów i monet używanych jako prawny środek płatniczy, z wyłączeniem banknotów i monet będących przedmiotami kolekcjonerskimi,
- usługi zarządzania funduszami inwestycyjnymi, portfelami inwestycyjnymi, otwartymi funduszami emerytalnymi czy PPK
- świadczenie usług dentystycznych i usługi w zakresie opieki medycznej
- powszechne usługi pocztowe
- usługi prywatnego nauczania świadczone przez nauczycieli czy usługi nauczania języków obcych
- część usług kulturalnych
- usługi ubezpieczeniowe czy usługi udzielania kredytów
Jeśli chodzi z kolei o zwolnienie podmiotowe w VAT, to dotyczy ono przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła 200 000 zł w ciągu roku. Jeśli wartość sprzedaży przekroczy tę kwotę, przedsiębiorca traci zwolnienie z VAT począwszy od pierwszej sprzedaży, która przekroczyła wskazany limit.
Warto jednak też pamiętać, że część przedsiębiorców – nawet, jeżeli mogłaby skorzystać ze zwolnienia podmiotowego – to ze względu na przepisy prawa i rodzaj wykonywanej działalności i tak musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Do tego grona należą m.in. przedsiębiorcy oferujący usługi prawnicze, w zakresie doradztwa, usługi jubilerskie, ściągania usług, a także np. sprzedają towary objęte akcyzą (z pewnymi wyjątkami), tereny budowlane czy nowe środki transportu. Vatowcami – bez względu na osiągane przychody – muszą być również przedsiębiorcy sprzedający przez internet preparaty kosmetyczne i toaletowe, komputery, wyroby elektroniczne i optyczne czy części do pojazdów samochodowych i motocykli.
Czego nie wlicza się do wartości sprzedaży?
Przedsiębiorcy powinni jednocześnie mieć świadomość, że do wartości sprzedaży nie wlicza się wcale wszystkich transakcji. Wyłączona jest np. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów oraz sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju, a także odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług zwolnionych z VAT (z wyjątkiem m.in. transakcji związanych z nieruchomościami, zarządzania funduszami i portfelami inwestycyjnymi, usługami ubezpieczeniowymi itd.), jeżeli czynności te nie mają charakteru transakcji pomocniczych. Oprócz tego do wartości sprzedaży nie wlicza się odpłatnej dostawy środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.
Nie wszyscy przedsiębiorcy muszą być vatowcami. Ale czasem i tak warto to rozważyć
Jasne jest zatem, że liczne grono przedsiębiorców może korzystać ze zwolnienia z VAT – czy to na podstawie zwolnienia przedmiotowego, czy też podmiotowego. W rzeczywistości jednak korzystanie z tego zwolnienia nie zawsze jest tak opłacalne, jak teoretycznie mogłoby się wydawać.
Kiedy zatem warto być jednak czynnym podatnikiem VAT i najlepiej od razu zarejestrować się w US? Po pierwsze – gdy przedsiębiorca przewiduje wysokie obroty i już od początku jest w stanie założyć, że przekroczy limit sprzedaży (a jednocześnie nie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego). W takiej sytuacji czekanie do momentu przekroczenia tego limitu może nie być opłacalne – zwłaszcza, jeśli przedsiębiorcy może być go wyjątkowo łatwo przeoczyć.
Bycie vatowcem powinni rozważyć też ci przedsiębiorcy, którzy mogliby bez przeszkód – i z korzyścią dla firmy – rozszerzyć zakres oferowanych usług o czynności, które zmusiłyby ich do zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT. Część przedsiębiorców powstrzymuje przed tym właśnie wizja braku zwolnienia z VAT.
Wreszcie po trzecie – bycie vatowcem jest zdecydowanie opłacalne dla tych przedsiębiorców, którzy uzyskują nadwyżki naliczonego VAT nad należnym. Tak się dzieje zazwyczaj w sytuacji, gdy przedsiębiorca dostarcza towary lub wykonuje usługi na rzecz innego vatowca. Czynny podatnik VAT częściej wybierze skorzystanie z usług czy towarów innego vatowca. Tym samym zarejestrowanie się jako vatowiec może powiększyć grono klientów (jeśli przedsiębiorca jest nastawiony na współpracę w modelu B2B).
Bycie czynnym podatnikiem VAT jest korzystne dla tych przedsiębiorców, których usługi są opodatkowane VAT-em niższym niż 23 proc. Pod uwagę warto również wziąć planowane inwestycje – jeśli ich wartość jest odpowiednio wysoka, bycie czynnym podatnikiem VAT prawdopodobnie również okaże się opłacalne.
Jak zarejestrować się jako czynny podatnik VAT?
Aby zarejestrować się jako czynny podatnik VAT, należy wysłać wypełniony formularz rejestracyjny VAT-R do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania. Warto jednak pamiętać, że data wysłania formularza nie jest równoznaczna z momentem, w którym przedsiębiorca staje się vatowcem. Za taki należy uznać moment, gdy zostanie wydany wpis do ewidencji czynnych podatników VAT.
Rejestracji należy dokonać przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towarów lub usług innych niż zwolnione z podatku lub przed dniem, w którym przedsiębiorca straci prawo do zwolnienia – czyli przekroczeniem 200 tys. zł obrotu.
Czy czynny podatnik VAT musi mieć konto firmowe?
Wbrew pozorom nie wszyscy prowadzący działalność gospodarczą muszą mieć konto firmowe. Warto je jednak rozważyć ze względu ma mechanizm split payment. Jeśli wartość brutto transakcji wyniesie co najmniej 15 tys. zł i co najmniej jedna z pozycji na fakturze znajduje się w załączniku nr 15 ustawy o VAT, to przedsiębiorca musi dokonać płatności na rzecz kontrahenta w modelu podzielonej płatności – a taka płatność może być z kolei dokonana jedynie na rachunek firmowy. Ponadto należy pamiętać o białej liście podatników VAT. Z tego względu przedsiebiorcy sprzedający określone towary i usługi powinni założyć konto firmowe właściwie od razu – zwłaszcza, że dostępne są atrakcyjne oferty, z których skorzystanie może nawet wiązać się z dodatkowymi premiami finansowymi. Tak jest w przypadku Konta Przekorzystnego Biznes w Pekao – przedsiębiorca może, po spełnieniu odpowiednich warunków, zyskać nawet do 1100 zł premii za założenie konta.
Obowiązki podatnika VAT
Należy jednocześnie pamiętać, że ze statusem czynnego podatnika VAT wiążą się nie tylko prawa w postaci pomniejszenia VAT-u należnego o naliczony, ale również – określone obowiązki. Vatowcy muszą m.in. składać JPK_VAT, prowadzić ewidencję sprzedaży i zakupów VAT, płacić należny podatek oraz wystawiać faktury VAT. Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mogą natomiast prowadzić ewidencję uproszczoną.
Podsumowując – część przedsiębiorców nie ma wyboru i ze względu na wykonywaną działalność mają obowiązek zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Część z kolei może skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego. Wbrew pozorom nie zawsze będzie to jednak opłacalne – zwłaszcza dla tych, którzy przychody osiągają współpracując z innymi przedsiębiorcami.
Artykuł powstał we współpracy z Bankiem Pekao S.A. w ramach cyklu „Własna firma krok po kroku”
