Pracodawcy mają wiele obowiązków związanych z zatrudnianiem pracowników. Jeden z nich dotyczy wysyłki deklaracji PIT-11. Do kiedy PIT-11 za 2021 rok należy złożyć i czy można wysłać go pracownikom na maila, czy też trzeba korzystać z tradycyjnej poczty?
Co roku przedsiębiorcy, którzy zatrudniali kogokolwiek w poprzednich dwunastu miesiącach, muszą składać do urzędów skarbowych deklarację PIT-11. Są one bardzo istotne, ponieważ stanowią główny dokument, na którego podstawie później pracownicy będą rozliczać się z w rozliczeniach rocznych.
PIT-11 należy złożyć nie tylko za osoby zatrudnione na umowach o pracę, ale także za osoby, które pracowały u nas na podstawie umów zlecenia czy innych cywilnoprawnych jak np. umowa o dzieło. Taką informację należy wysłać w dwa miejsca. Najpierw należy to przekazać do odpowiedniego urzędu skarbowego, a następnie do każdego z pracowników.
Do kiedy PIT-11 za 2021 rok? Czas na przesłanie tych informacji do Urzędu mamy zaledwie do końca stycznia
Czas na przesłanie PIT-11 jest dość mocno ograniczony. Do urzędów skarbowych należy tego typu informacje wysłać do 31 stycznia 2022 roku. Obecnie nie ma też już możliwości przesłania PIT-11 do urzędów skarbowych w inny sposób niż tylko elektronicznie. Jeżeli ktoś chciałby zrobić to w sposób tradycyjny, papierowo, to nawet jeżeli urząd taką informację PIT-11 otrzyma, to nie uzna jej za poprawnie złożoną.
Chociaż PIT-11 składa się obecnie elektronicznie, to nadal na deklaracji należy podać prawidłowy urząd skarbowy, który rozlicza pracownika. Podobnie jak poprawne powinny być jego dane kontaktowe. Warto pamiętać, że jeżeli jakiś podatnik przeprowadzał się w ciągu roku to prawidłowym urzędem skarbowym, do którego powinien trafić PIT-11 będzie ten urząd, do którego należy według miejsca zamieszkania na 31 grudnia 2021 roku. Pamiętać też należy, że istotne jest miejsce zamieszkania, a nie zameldowania.
Pracodawca powinien też sprawdzić, czy posiada niezbędne dane swoich pracowników, które pozwolą na wysyłkę. Przede wszystkim należy zweryfikować czy wprowadzone są wszędzie numery PESEL lub NIP. Ministerstwo Finansów nie pozwala już bowiem na wysyłkę PIT-11 bez minimum jednego numeru identyfikacyjnego pracownika. Może to być problematyczne zwłaszcza w przypadku pracowników, którzy byli u nas przez chwilę i np. nie posiadali obywatelstwa polskiego, a dopiero starali się też o numer NIP. Wtedy mamy zaledwie kilka dni na uzyskanie tego numeru, bez którego wysyłka PIT-11 może okazać się niemożliwa.
Samym pracownikom PIT-11 należy przekazać do końca lutego. I można to zrobić elektronicznie
Po tym, jak wyślemy te deklaracje do urzędów skarbowych, musimy je przekazać także podatnikom, których zatrudnialiśmy w poprzednim roku. Chociaż podatnicy będą widzieli przekazane przez nas deklaracje na portalu podatkowym, na stronie podatki.gov.pl, to i tak musimy wysłać im kopie tej informacji. Czas na wysłanie PIT-11 do pracowników mamy do 28 lutego 2022 roku, czyli mamy na to miesiąc dłużej, niż w przypadku przekazania tego typu informacji do urzędów skarbowych.
W przepisach dotyczących podatku od osób fizycznych nie ma określonej formy, w jakiej należy przekazać tego typu deklarację do podatników. Można więc to zrobić w sposób tradycyjny, za pomocą poczty polskiej. Można też jednak zrobić to elektronicznie, jeżeli posiadamy adresy e-mail podatników.
Jeżeli chcemy wysłać PIT-11 mailem to należy pamiętać, by został on odpowiednio podpisany. Najlepiej zrobić to za pomocą podpisu kwalifikowanego, który będzie potwierdzał jego autentyczność. Dodatkowo powinien to być plik nieedytowalny. Najlepiej sprawdzi się tutaj PDF, który jest też popularnym formatem, z którego otwarciem powinien poradzić sobie każdy podatnik.
To na podatniku ciąży potwierdzenie, że przesłał pracownikowi PIT-11 w sposób skuteczny
Dodatkowo należy zadbać o potwierdzenie odbioru takiego przesłanego PIT-11. W przypadku tradycyjnej poczty mamy możliwość uzyskania oficjalnego potwierdzenia odbioru. Przy wysyłce e-mailem jest to trudniejsze. Możemy więc albo poprosić w wiadomości o to, by odbiorcy odsyłali nam krótką informację zwrotną, że odebrali PIT-11 albo, jeżeli nasz program pocztowy na to pozwala, przy wysyłce wiadomości zaznaczyć opcje, która wymusi na podatniku kliknięcie, że potwierdza odbiór deklaracji.
Uzyskanie takiego potwierdzenia jest nadal niezbędne, ponieważ przy ewentualnym sporze to na przedsiębiorcy będzie ciążyć udowodnienie, że skutecznie przesłaliśmy deklarację PIT-11 podatnikowi. Dużym plusem obecnie jest natomiast fakt, że wielu podatników, nawet jeżeli z jakiegoś powodu nie otrzyma takiej informacji od przedsiębiorcy, który go zatrudniał, nie decyduje się na dociekanie, czemu tak się stało, ponieważ wszelkie niezbędne informacje, które pozwolą na rozliczenie się z podatku dochodowego, są przecież dostępne na podatki.gov.pl, gdzie każdy może się zalogować i zobaczyć taki PIT-11 przesłany przez każdego z przedsiębiorców.
