Kiedy trzeba wystawić fakturę korygującą?
Ustawa o VAT (art. 106j) jasno określa sytuacje, w których faktura korygująca jest obowiązkowa. Sprzedawca musi ją wystawić, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej:
Zmieniły się warunki transakcji:
- udzielono rabatu (także z tytułu wcześniejszej zapłaty),
- udzielono opustów i obniżek cen po dokonaniu sprzedaży,
- klient zwrócił towar lub opakowania,
- zwrócono nabywcy całość lub część zapłaty (np. zaliczkę),
- podwyższono cenę towaru lub usługi.
Wykryto błąd:
- pomyłka w cenie, stawce VAT lub kwocie podatku,
- błąd w ilości towaru,
- nieprawidłowe dane nabywcy lub sprzedawcy,
- błąd w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Warto pamiętać, że nota korygująca – czyli dokument wystawiany przez nabywcę – może poprawić tylko drobne błędy formalne (literówka w nazwie, błędny adres), które nie wpływają na kwoty i podatek. Od 1 lutego 2026 roku noty korygujące zostają jednak uchylone – wszystkie korekty będą wymagały faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę.
Jaki jest termin na wystawienie faktury korygującej?
Tu przepisy są zaskakująco łagodne – nie określają ostatecznego terminu wystawienia korekty. Przyjmuje się jednak, że fakturę korygującą można wystawić do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
W praktyce oznacza to, że jeśli w styczniu 2026 roku odkryjesz błąd na fakturze z marca 2022 roku, teoretycznie możesz jeszcze wystawić korektę. Nie zmienia to faktu, że im szybciej to zrobisz, tym lepiej – zarówno dla porządku w dokumentacji, jak i dla relacji z kontrahentem.
Korekta in minus vs korekta in plus – zasadnicza różnica
Rozliczenie faktury korygującej zależy od tego, czy zmniejsza (in minus), czy zwiększa (in plus) podstawę opodatkowania. To kluczowe rozróżnienie, które wpływa na moment ujęcia korekty w ewidencji.
Faktura korygująca in minus (zmniejszająca)
Dotyczy sytuacji takich jak: zwrot towaru, udzielenie rabatu, obniżka ceny, pomyłka skutkująca zawyżeniem kwot.
Na gruncie VAT – sprzedawca może obniżyć podatek należny w okresie wystawienia korekty, pod warunkiem że posiada dokumentację potwierdzającą uzgodnienie warunków korekty z nabywcą. Taką dokumentacją może być korespondencja mailowa, aneks do umowy, potwierdzenie zwrotu towaru czy podpisany regulamin rabatowy.
Od 1 lutego 2026 roku zasady ulegają uproszczeniu dla faktur wystawianych w KSeF. System automatycznie potwierdza doręczenie faktury korygującej nabywcy – nie trzeba już zbierać dodatkowej dokumentacji. Sama faktura ustrukturyzowana w KSeF jest wystarczającym potwierdzeniem.
Faktura korygująca in plus (zwiększająca)
Dotyczy sytuacji takich jak: podwyższenie ceny, pomyłka skutkująca zaniżeniem kwot, zastosowanie zbyt niskiej stawki VAT.
Na gruncie VAT – korektę in plus ujmuje się w okresie, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania. Nie jest wymagane żadne potwierdzenie odbioru od nabywcy.
Kiedy ująć korektę w księgach – zasady dla PIT
Na gruncie podatku dochodowego zasady są nieco inne i zależą od przyczyny korekty:
Błąd rachunkowy lub oczywista pomyłka – korektę ujmuje się wstecznie, w okresie faktury pierwotnej. Trzeba więc skorygować wcześniejsze rozliczenie (a w przypadku VAT – złożyć korektę JPK_V7).
Nowe okoliczności (zwrot, rabat, zmiana ceny) – korektę ujmuje się na bieżąco, w dacie wystawienia faktury korygującej.
To rozróżnienie ma ogromne znaczenie praktyczne. Jeśli w marcu 2026 roku wystawisz korektę do faktury z stycznia, bo klient zwrócił towar – rozliczasz ją w marcu. Ale jeśli w marcu odkryjesz, że w styczniu zastosowałeś złą stawkę VAT – musisz cofnąć się do stycznia i skorygować tamten okres.
Co musi zawierać faktura korygująca?
Każda faktura korygująca powinna zawierać:
- oznaczenie „Faktura korygująca" lub „Korekta",
- numer kolejny i datę wystawienia,
- dane sprzedawcy i nabywcy (takie jak na fakturze pierwotnej),
- numer i datę faktury korygowanej,
- przyczynę korekty (np. „zwrot towaru", „rabat", „błąd w cenie"),
- nazwy towarów/usług objętych korektą,
- kwoty korekty z podziałem na stawki VAT.
Od 2026 roku faktury korygujące w KSeF muszą dodatkowo zawierać numer identyfikujący fakturę pierwotną w systemie.
Zbiorcza faktura korygująca – kiedy warto ją wystawić?
Jeśli udzielasz rabatu do wielu faktur dla tego samego kontrahenta (np. bonus roczny, rabat od obrotu), nie musisz wystawiać kilkunastu osobnych korekt. Wystarczy jedna zbiorcza faktura korygująca, która wskazuje okres, którego dotyczy obniżka, oraz zawiera wykaz korygowanych faktur lub sposób kalkulacji rabatu.
To duże ułatwienie dla firm, które prowadzą programy lojalnościowe lub udzielają premii od obrotu. Zamiast tonąć w papierach, załatwiasz sprawę jednym dokumentem.
Faktura korygująca w KSeF – co się zmienia od 2026 roku?
Obowiązkowy KSeF wprowadza kilka istotnych zmian w rozliczaniu faktur korygujących:
Automatyczne potwierdzenie odbioru – dla faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF data nadania numeru systemowego jest jednocześnie datą doręczenia. Sprzedawca może więc od razu rozliczyć korektę in minus, bez zbierania potwierdzeń.
Likwidacja not korygujących – od 1 lutego 2026 roku nabywca nie może już sam poprawiać drobnych błędów notą. Każda korekta wymaga faktury korygującej od sprzedawcy.
Korekta faktury KSeF tylko w KSeF – jeśli faktura pierwotna została wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur, korekta również musi być tam wystawiona.
Faktury poza KSeF – dla faktur wystawionych poza systemem (np. dla konsumentów lub w okresie przejściowym) nadal obowiązują dotychczasowe zasady rozliczania korekt.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur korygujących
Brak przyczyny korekty – to obowiązkowy element. Nawet krótkie „błąd w cenie" czy „zwrot towaru" wystarczy.
Korygowanie faktury zamiast jej anulowania – jeśli faktura została wystawiona omyłkowo i nigdy nie trafiła do obrotu (kontrahent jej nie otrzymał, transakcja nie doszła do skutku), nie wystawia się korekty, tylko anuluje dokument.
Wystawianie korekty przez nabywcę – fakturę korygującą może wystawić wyłącznie sprzedawca. Nabywca mógł wystawiać noty korygujące, ale tylko do końca stycznia 2026 roku.
Rozliczenie korekty in minus bez dokumentacji – do 31 stycznia 2026 roku obniżenie VAT wymaga posiadania dokumentów potwierdzających uzgodnienie warunków korekty. Od lutego w KSeF to już niepotrzebne.
Podsumowanie
Faktura korygująca to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Przepisy nie narzucają ścisłego terminu jej wystawienia – można to zrobić w ciągu 5 lat od powstania zobowiązania podatkowego. Kluczowe jest jednak prawidłowe rozliczenie: korekty wynikające z błędów ujmujemy wstecznie, a te wynikające z nowych okoliczności (zwroty, rabaty) – na bieżąco.
Od 2026 roku KSeF upraszcza rozliczanie korekt in minus – system automatycznie potwierdza doręczenie, co eliminuje konieczność zbierania potwierdzeń od kontrahentów. Jednocześnie znikają noty korygujące, więc każdy błąd – nawet literówka – będzie wymagał faktury korygującej od sprzedawcy.
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
