Wyobraźmy sobie nastolatkę układającą pomidory w sklepie – praca niby lekka, wakacyjna, lecz przepisy już ją sporo obostrzają. Kodeks pracy wyraźnie stanowi, że pracownikiem młodocianym jest ktoś, kto ukończył 15 lat, ale nie ma jeszcze 18. Kto nie skończył 15 lat, może pracować tylko w wyjątkowych sytuacjach (np. w kulturze czy sporcie) i jedynie za zgodą rodziców i inspektora pracy.
Natomiast piętnastolatek (z ukończoną podstawówką i pozytywną opinią lekarza) może już legalnie podjąć pracę – pod warunkiem, że wykonuje prace lekkie lub odbywa przygotowanie zawodowe przyuczeniowe czy w formie nauki zawodu.
W praktyce dotychczas działał następujący system: dzięki rozporządzeniu z 2014 r. Ochotnicze Hufce Pracy (OHP) zwracały pracodawcom koszty pensji i ZUS młodocianych uczniów szkół branżowych bądź przyuczeń zawodu – do wysokości minimalnych stawek Kodeksu pracy. Umowa refundacyjna trwała tyle, co nauka zawodu, a pracodawca deklarował zatrudnić młodzież co najmniej 6 miesięcy po jej ukończeniu. Jeśli tego warunku nie spełnił, tracił dotację.
Sprawdź polecane oferty
RRSO 21,36%
Nowe przepisy – co się zmienia?
Projektowane rozporządzenie (27 VI 2025) porządkuje dotychczasowe procedury i dostosowuje je do nowej ustawy o rynku pracy. Inaczej mówiąc – nie ma tu wielkiej rewolucji, raczej doprecyzowanie istniejących zasad. Główne zmiany dotyczą jednak procedur i limitów, oto najważniejsze z nich:
- Wniosek o refundację: Zniknie wypełnianie byle jakiego formularza. Pracodawca będzie składał ściśle określony druk MRPiPS, w którym trzeba podać m.in. nazwę i adres firmy, NIP, PKD, numer konta bankowego oraz dokładne miejsca odbywania praktyk przez młodocianych. Do wniosku dołącza się pełen wykaz młodocianych objętych refundacją (imię i nazwisko, PESEL, data zawarcia umowy o pracę, rodzaj przygotowania zawodowego). Trzeba też załączyć kopię umowy o pracę młodocianego, dokumenty potwierdzające kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu oraz oświadczenia o udzielonej pomocy de minimis. Oczywiście nie zabraknie deklaracji: każdy młodociany ma być zatrudniony co najmniej 6 miesięcy po ukończeniu nauki.
- Terminy i procedura: Wnioski pozostaną podobnie posegregowane jak dotąd. Formularze dla młodocianych uczniów (szkoły zawodowe) można będzie składać w ciągu całego roku kalendarzowego od momentu zatrudnienia do końca grudnia, a dla innych form (np. przyuczeń pozaszkolnych) – do 20. dnia każdego miesiąca. Po złożeniu dokumentów lokalne centrum edukacji OHP sprawdzi je formalnie (14 dni na wezwanie braków) i przekaże wraz z opinią do wojewódzkiej komendy OHP. Ta ma 30 dni na decyzję – w przypadku akceptacji zawrze umowę refundacyjną. Zmiana jest tylko jedna: wniosek kierujemy nie „bezpośrednio do centrum edukacji”, ale „do komendy wojewódzkiej OHP za pośrednictwem centrum” – co w praktyce oznacza przekazanie przez centrum dokumentów dalej.
- Limity zatrudnienia: Tutaj pojawia się nowość zapisana w ustawie (a więc i w projekcie): pracodawca nie będzie mógł refundować dowolnej liczby młodocianych. Jeśli firma zatrudnia tylko młodocianych, przysługuje jej refundacja maksymalnie trzech osób. A nawet, gdy zatrudnia ich więcej – liczbę tę ograniczono do 3 młodocianych na jednego instruktora nauki zawodu. Taki zapis (art. 349 ust. 3 nowej ustawy) nie funkcjonował wcześniej w prawie wykonawczym i w praktyce oznacza, że duże zakłady muszą „dokupić” instruktorów lub zredukować liczbę refundowanych uczniów.
- Warunki zatrudnienia: Warunek 6-miesięcznego pozostawienia młodzieży po szkole pozostaje i jest teraz jeszcze drobiazgowej weryfikowany. Jeśli w ciągu ostatnich 24 miesięcy pracodawca nie zatrudnił co najmniej 50% młodocianych absolwentów na wskazany okres, wniosek o refundację będzie pozostawiony bez rozpatrzenia. Do wniosku trzeba zatem dołączyć oświadczenie o dotychczasowej historii zatrudnienia młodocianych (czy spełniono ów próg 50% czy nie, z uzasadnieniem), co jeszcze bardziej przykręca śrubę drobnym przedsiębiorcom.
- Uproszczenia formalne: Nieliczna pociecha dla pracodawców – część procedur biurokratycznych zostało zracjonalizowanych. Przykładowo, jeżeli wcześniej firma złożyła już dokumenty potwierdzające kwalifikacje instruktora, nie będzie musiała wracać z nimi za każdym razem. Wystarczy oświadczenie o posiadanych uprawnieniach zamiast kolejnej kopii dyplomu. Ponadto nowe rozporządzenie zapewnia automatyczną waloryzację wynagrodzeń młodocianych – gdy zmienią się stawki minimalne, OHP umożliwi aktualizację umowy na nowych warunkach, co daje młodym gwarancję, że pensja wzrośnie razem z rynkiem.
Przykładowo, zamiast błądzić w starym załączniku z 2014 r., cały schemat jest teraz jasno opisany: druk, załączniki, terminy i odpowiedzialność urzędników. Podsumowując – nowych reguł dużo, ale w istocie to uporządkowanie znanego systemu refundacji.
Zasada finansowania pozostaje ta sama, ale dzieje się to według jednolitych formularzy i procedur, co przynajmniej pomaga lepiej orientować się w obowiązkach. Jedna z największych merytorycznych zmian, jak wspomniano, to limit „3 na instruktora”, natomiast pozostałe warunki (wykazy zawodów, karty badań, deklaracje po szkole) są przepisane ze starego rozporządzenia do nowej formy.
Konsekwencje dla pracodawców, szkół i młodzieży
Dla pracodawców i rynku pracy te nowinki formalne oznaczają w zasadzie kontynuację dotychczasowych zachęt. Przede wszystkim zachowano wielomilionowe finansowanie: na 2025 rok MRPiPS zaplanowało kilkaset milionów złotych na refundację pensji młodocianych (około 470 mln zł), więc w teorii firmy nadal mają motywację, by kształcić młodą kadrę. Refundacja obniża koszty pracy – co według analiz nawet „podwyższa dostępność ofert szkolenia zawodowego”.
Warunki finansowania (maksymalnie 3 osoby lub 3-krotność pracowników pełnoletnich oraz deklaracja 6-miesięcznego zatrudnienia) pozostają bez większych zmian. Trudności mogą wynikać głównie z formalności: teraz wypełnienie wniosku będzie bardziej czasochłonne, a kontrole wnikliwsze. Każdy przedsiębiorca musi pamiętać o spełnieniu kryteriów OHP (kwalifikacje instruktorów, wpis do rejestru ośrodków kształcenia) i prawidłowym udokumentowaniu dotychczasowego zatrudnienia absolwentów. Jeśli ktoś się zagapi, prawo odpowie łatką „złożono niekompletny wniosek” i pieniędzy nie zobaczy.
Dla samych młodocianych pracowników perspektywa jest umiarkowanie korzystna. Projekt gwarantuje ciągłość systemu: uczniowie szkół branżowych i osoby przyuczające się do zawodu mogą nadal podjąć naukę w zakładzie pracy po uprzednim podpisaniu umowy – warunkiem jest jednak spełnienie wszystkich formalności po stronie pracodawcy.
Dzięki refundacji więcej firm może sobie pozwolić na zatrudnienie młodzieży (bo dostają część pensji z Funduszu Pracy), co generalnie zwiększa pulę miejsc praktyk i wczesnych staży. Dodatkowy plus to wspomniana waloryzacja wynagrodzeń – jeśli minimalna płaca rośnie, uczniowie dostaną z tego „współdziałkę” w swej pensji, bo pracodawca będzie mógł poprawić stawkę w istniejącej umowie. Z perspektywy szkół zawodowych to zachowuje ciągłość praktyk – w teorii uczniowie nie powinni odczuć pogorszenia wsparcia, a wręcz odwrotnie: system ma być przejrzysty i przewidywalny.
Jednak z innej strony łatwo dostrzec nowe bariery. Uczniowie i uczennice marzą o letnim dorabianiu lub nauce fachu, a tymczasem ich przyszli instruktorzy dostają robotę papierkową. Im więcej formalności, tym większa szansa, że młodzież wpadnie w pracę na czarno. Jeśli dla pracodawcy procedury okażą się zbyt skomplikowane (lub po prostu nieopłacalne), może on łatwiej powiedzieć: „Nie, wolę szukać weekendowego pomocnika za miskę ryżu niż grać w państwowe lotto z wnioskiem o refundację”.
Praca na czarno
Głośnym echem w mediach odbijały się dyskusje o młodzieżowych wakacyjnych fuchach bez umowy. Nowe przepisy nie likwidują tego zjawiska – wręcz przeciwnie: chronią obowiązującą ścieżkę legalnego szkolenia, co może sprawić, że niektórzy młodzi szybciej zwrócą się do „innych metod”. Praca na czarno niesie ze sobą ryzyko (brak bezpieczeństwa, sankcje dla pracodawcy), ale dla nastolatka może być kusząca łatwością i obietnicą większych dochodów „na rękę”. Warto zadać sobie pytanie, czy kolejna porcja przepisów zmniejszy pokusę zawarcia umowy pod stołem.
A może zamiast coraz ściślej regulować warunki zatrudniania młodych, nie lepiej byłoby rozważyć odciążenie prawa pracy dla uczniów? Czy naprawdę potrzebne było dopisywanie kolejnych paragrafów i rubryczek, skoro wystarczyłoby nieco odpuścić biurokrację i umożliwić prostszą pracę sezonową? (Może 13-latek na zebraniu truskawek za zgodą rodziców mógłby pracować bez prawniczego labiryntu formularzy?) Może zamiast na siłę próbować pomóc, polskie prawo powinno po prostu przestać przeszkadzać?
