To, jakie wydatki można wliczyć w koszty uzyskania przychodu, jest jedną z kwestii pozostających w obszarze zainteresowania wszystkich przedsiębiorców. Jednym z wydatków, które można wliczyć w koszty firmowe, jest jedzenie – jednak pod pewnymi warunkami. Kiedy posiłki można wliczyć w koszty uzyskania przychodu, a kiedy jest to niemożliwe?
Jedzenie a koszty uzyskania przychodu
Wydatków, które przedsiębiorca może wliczyć w koszty firmowe, jest sporo. Także fiskus zdaje się coraz liberalniej podchodzić do tego, co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Okazuje się na przykład, że remont pomieszczeń, ekspres do kawy czy komplet wypoczynkowy można wliczyć w koszty firmowe przy prowadzeniu działalności w mieszkaniu. Jak jednak fiskus podchodzi do tego, by jedzenie również wliczać w koszty uzyskania przychodu? Wszystko zależy od sytuacji.
Po pierwsze – przedsiębiorca musi rozróżnić wydatki na jedzenie np. dla pracowników od wydatków na jedzenie będącymi kosztami reprezentacyjnymi – wyłączonych z możliwości wliczenia ich w koszty firmowe. Uznaje się, że wydatki reprezentacyjne to te, które mają na celu stworzenie pozytywnego wizerunku firmy lub jego ogólną poprawę. Należy jednak pamiętać, że to ogólna interpretacja, przyjmowana przez wielu przedsiębiorców – definicja kosztów reprezentacyjnych nie została umieszczona w przepisach prawa. Przedsiębiorcy powinni jednak zapamiętać, że koszty reprezentacyjne w żadnym wypadku nie mogą być wliczone w koszty uzyskania przychodu.
Koszty firmowe a wydatki na poczęstunek
Dobra wiadomość jest natomiast taka, że jedzenie, które można wliczyć w koszty uzyskania przychodu, to poczęstunek. Wydatki tego rodzaju nie zostały wyłączone z możliwości zaliczenia do kosztów firmowych. Poczęstunek jednak – z natury – powinien być symboliczny. Mogą to być zatem owoce, kanapki czy ciastka, a także napoje – kawa, herbata, woda czy sok. Należy jednocześnie pamiętać, że wydatki na poczęstunek muszą być uzasadnione zabezpieczeniem dotychczasowych przychodów firmy lub osiąganiem wyższych, jeśli przedsiębiorca chce je wliczyć w koszty uzyskania przychodu.
Kwestia wydatków na poczęstunek jest zresztą o tyle ciekawa, że przedsiębiorca może wrzucić w koszty firmowe poczęstunek zarówno dla własnych pracowników jak i dla kontrahentów. W 2019 r. pojawiła się nawet interpretacja umożliwiająca wrzucenie w koszty wydatku na posiłek w restauracji zjedzonego razem z klientem. W tej kwestii doradcy podatkowi zalecają jednak daleko idącą ostrożność – zwłaszcza jeśli chodzi o wydatki na alkohol. Wracając jednak do istoty samego poczęstunku – on również może mieć przecież częściowo na celu stworzenie pozytywnego wizerunku firmy. Tak samo jak w przypadku kosztów reprezentacyjnych.
Można jednak uznać, że koszty reprezentacyjne są co do zasady znacznie większe, podobnie jak sam posiłek. Pewną wskazówką może być również interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 24 stycznia 2011 r. (nr sygn. IPPB1/415-1025/10-4/ES). Zgodnie z interpretacją przedsiębiorca może wliczyć w koszty uzyskania przychodu wydatki na zakup kawy, herbaty, cukru, mleka, wody i drobnych artykułów spożywczych na poczęstunek dla pracowników – na spotkaniach i naradach służbowych. Jest to możliwe dlatego, że wydatki na jedzenie tego rodzaju przyczyniają się do polepszenia warunków pracy. Tym samym w zamyśle – do lepszej pracy pracowników i osiągania przychodów przez firmę.
W kwestii posiłków dla pracowników warto też pamiętać o posiłkach regeneracyjnych (przepisy określają, kiedy pracodawca musi je zapewnić). Wydatki na posiłki tego rodzaju również można wliczyć w koszty firmowe.
