Na wstępie trzeba wskazać, że nierozważne korzystanie z samochodu służbowego, a w konsekwencji doprowadzanie do zdarzeń drogowych, np. stłuczek, w wyniku których samochód wymaga naprawy, a składka ubezpieczeniowa pracodawcy wzrasta, może (a nawet powinno) być traktowane jako naruszenie zasad BHP.

Orzekł tak chociażby Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 9 stycznia 2013 r., sygn. akt II UK 204/12. Jak wprost wskazano w uzasadnieniu tego orzeczenia - naruszenie reguł wynikających z Prawa o ruchu drogowym należy traktować na równi z naruszeniem przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Zgodnie z treścią art. 207 § 1 ust. 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Taka podstawa prawna, daje pracodawcy pole do uregulowania zasad, których pracownik powinien przestrzegać, korzystając z auta służbowego. A także konsekwencji ich nieprzestrzegania. Będą nimi właśnie kary za nieprawidłowe użytkowanie samochodu służbowego. Wszystkie najważniejsze elementy związane z użytkowaniem pojazdów, powinny znaleźć się w regulaminie. Może to być tzw. regulamin flotowy albo po prostu regulamin BHP w zakresie użytkowania pojazdów służbowych.

Regulamin flotowy jest świetnym narzędziem, ponieważ pozwala na uregulowanie tak naprawdę wszelkich istotnych kwestii związanych z użytkowaniem samochodów służbowych. Poza ogólnymi normami, powinny się w nim znaleźć reguły prywatnego użytkowania samochodów, zasady związane z przeglądami technicznymi, wymianą opon, czy paliwem. To wszystko w celu zapewnienia ergonomii i bezpieczeństwa jazdy.

Pracownik, będący użytkownikiem samochodu służbowego, powinien zostać zobowiązany przez pracodawcę do zapoznania się z zasadami korzystania z pojazdów i poświadczenia tego swoim podpisem. W razie naruszenia zasad, na pracownika mogą zostać nałożone kary porządkowe, takie jak upomnienie, nagana, czy nawet kara porządkowa pieniężna.

Kara pieniężna ma przy tym wymiar raczej prewencyjny i najczęściej nie rekompensuje pracodawcy rzeczywistego wymiaru szkody. Zgodnie z przepisami prawa, kara pieniężna za jedno przewinienie nie może przekroczyć jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Z kolei łączna wysokość kar pieniężnych nie może przekroczyć dziesiątej części miesięcznego wynagrodzenia pracownika.

Pomimo typowo prewencyjnego charakteru kar, regulaminy flotowe spełniają swoją rolę. Pracownicy, podpisując ten dokument, przyjmują na siebie odpowiedzialność. Jednocześnie otrzymują od pracodawcy jasną informację, że mogą zostać na nich nałożone kary za nieprawidłowe użytkowanie samochodu służbowego. To zazwyczaj wystarczy, aby zwiększyć świadomość użytkowników aut i zminimalizować ryzyko szkód na zdrowiu i mieniu w wyniku nieostrożnej jazdy.

Do prowadzenia polityki samochodowej, której wyrazem jest właśnie między innymi stworzenie regulaminu flotowego, zachęca Koalicja Bezpieczni w Pracy. Jest to projekt edukacyjny w obszarze BHP dla popularyzacji kultury bezpieczeństwa pracy wśród pracowników i pracodawców.