Klauzula poufności to znakomite narzędzie do ochrony tajemnic firmy przed zbytnią wylewnością pracowników. W dzisiejszych czasach warto jednak myśleć o niej w nieco szerszym kontekście. Każdy głośny przypadek internauty wpędzającego swojego szefa w kryzys wizerunkowy podpowiada, by do takich klauzul uwzględniać także aktywność pracowników w social media.
Klauzula poufności może ochronić nie tylko tajemnice firmy, ale także jej wizerunek
Nie ma się co dziwić, że firmy na całym świecie starają się chronić poufne informacje o swojej działalności. Profesjonalne zabezpieczenia sieci, urządzeń i budynków w dzisiejszych czasach to znakomity pomysł. Rozsądne wydają się także drobiazgowe instrukcje obiegu informacji oraz zewnętrzne i wewnętrzne szkolenia dla personelu. Wszystko to jednak może nam zniweczyć nazbyt wylewny pracownik. Wystarczy, że postanowi się pochwalić tym, czym nie powinien, przed swoimi znajomymi, albo – co gorsza – w mediach społecznościowych. Istnieje jednak bardzo prosty środek zaradczy.
Klauzula poufności w umowie o pracę to zobowiązanie ze strony pracownika, że zachowa dla siebie określone informacje. Jeśli tego nie zrobi, to grozi mu kara umowna. W grę mogą wchodzić najróżniejsze aspekty codziennej działalności firmy, których ujawnienie konkurencji mogłoby wyrządzić jej niepowetowane szkody. Najczęściej taka klauzula obejmuje różnego rodzaju tajemnice handlowe, dane finansowe, plany przedsiębiorstwa na przyszłość, albo dane klientów i dostawców. Zdarzają się bardziej restrykcyjne zapisy, zdarzają się też skupione na absolutnym minimum.
Pracownik wcale nie musi ujawniać sekretów firmy w spotkaniu na żywo z własnymi znajomymi albo uskuteczniać pełnoprawne szpiegostwo gospodarcze. Niekiedy do wywołania katastrofy wystarczy smartfon i media społecznościowe. Co więcej, wcale nie musi chodzić o tajemnice przedsiębiorstwa. Jego dobre imię również jest czymś niezwykle cennym. Facebook, Twitter, TikTok i YouTube pełne są przykładów pracowników różnej wielkości firm, którzy powiedzieli o kilka słów za dużo.
W ostatnim czasie dość często zdarzają się przypadki osób, które z jakiegoś powodu obrażają klientów własnego pracodawcy. Dość często mówi się o takich przypadkach w branży gamingowej, najczęściej w serwisie X czy na redditcie. Zdarzają się także przypadki pracowników, którzy po prostu angażują się w zachowania głupie, bezmyślne, potencjalnie nielegalne, czy obraźliwe niejako na własny rachunek. Ot, dzień jak co dzień w social media. Problem w tym, że równocześnie z dumą obnoszą się ze swoim miejscem zatrudnienia, co nie umyka uwadze internautów.
Zbyt aktywni w social media pracownicy chwalący się swoim miejscem pracy to często przepis na katastrofę
Czy możemy ustrzec się przed bólem głowy spowodowanym internetowymi kryzysami wizerunkowymi? Możemy przykładnie ukarać winowajcę. Możemy też go zwolnić, w niektórych przypadkach sięgając nawet po zwolnienie dyscyplinarne. Pozwala to na zminimalizowanie szkód, więc nie jest to rozwiązanie idealne. Odpowiednio zmodyfikowana klauzula poufności stanowi z kolei w pełni uzasadnioną prewencję.
W każdej tego typu klauzuli powinniśmy precyzyjnie określić jej zakres. Najprostszym rozwiązaniem wydaje się kategoryczny zakaz dla pracownika, by jakkolwiek poruszać sprawy związane z zatrudnieniem w naszej firmie w portalach społecznościowych. Żadnego chwalenia się stanowiskiem, żadnych selfie z pracy, żadnych pikantnych ciekawostek od kuchni. W ten sposób powinniśmy mieć problem z głowy. Dotyczy to w szczególności tych branż, które są szczególnie wrażliwe na wahania sympatii ze strony potencjalnych klientów, albo które szczególnie cenią sobie ulotny prestiż marki.
Ktoś mógłby stwierdzić, że w ten sposób tracimy dodatkową możliwość dotarcia do konsumentów oraz potencjalnych przyszłych pracowników poprzez powiązania towarzyskie w social media. W pierwszym przypadku powinniśmy mieć dział PR albo chociaż pracowników oddelegowanych do zarządzania firmowymi profilami społecznościowymi. Jeśli zaś chodzi o budowanie sieci powiązań, to zawsze możemy zrobić wyjątek dla LinkedIn.
O czym powinniśmy pamiętać przy sporządzaniu takiej umowy? Jak już wspomniałem, klauzula poufności powinna zawierać sankcję za jej złamanie. Będzie nią określona kara umowna. Zgodnie z art. 483 kodeksu cywilnego, jest to naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego poprzez zapłatę określonej sumy pieniężnej.
Od klasycznej odpowiedzialności deliktowej z art. 415 k.c. różni się tym, że wysokość kary umownej jest oderwana od rzeczywistych rozmiarów szkody. Liczy się sam fakt niewykonania zobowiązania wynikającego z umowy. Jeśli takiej sankcji nie zawrzemy w umowie, to pozostaje nam konieczność naprawienia szkody wyrządzonej przez pracownika na zasadach określonych w art. 114-122 kodeksu pracy.
