Twój pracownik wziął L4 i zamiast dochodzić do zdrowia, pojechał sobie na wczasy? Przez pierwsze 33 dni przynosi w ten sposób straty twojej firmie. Jeżeli podejrzewasz oszustwo, to zawsze możesz wziąć sprawy w swoje ręce bez angażowania ZUS. Kontrola pracownika na zwolnieniu stanowi w końcu jedno z uprawnień pracodawcy.
Przedsiębiorca płaci wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 dni zwolnienia, więc warto sprawdzać pracowników
Pracownik, który nie pracuje, nie przynosi żadnej korzyści swojemu szefowi. Może także przynosić straty, jeśli przebywa na zwolnieniu lekarskim i robi dosłownie wszystko, tylko nie dochodzi do zdrowia. Może się nawet zdarzyć, że coś z tym zwolnieniem nie gra i nasz pracownik prowadzi całkiem normalną codzienną aktywność. Zdarzają się także osoby, które na L4 potrafią pojechać sobie na zagraniczne wakacje i chwalić się nimi w mediach społecznościowych.
Problem polega na tym, że wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym wypłaca ze swoich środków pracodawca. Dopiero po upływie 34 dnia obowiązek ten przechodzi na Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Nie da się ukryć, że ZUS relatywnie rzadko kontroluje pracowników przebywających na zwolnieniu w tym pierwszym okresie. Na szczęście nie oznacza to, że jesteśmy bezbronni wobec osób, które mogą nadużyć zaufania zarówno naszego, jak i ze strony systemu ubezpieczeń społecznych.
Kontrola pracownika na zwolnieniu lekarskim jak najbardziej stanowi uprawnienie pracodawcy. Przy czym warto wspomnieć, że obejmuje ono jedynie te pierwsze 33 dni w przypadku wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłki chorobowe i opiekuńcze, oraz świadczenie rehabilitacyjne w przypadku pracodawców zgłaszających do ubezpieczenia przynajmniej 20 pracowników.
Jak to wygląda w praktyce? Kontrola pracownika na zwolnieniu wcale nie musi być dokonywana osobiście przez przedsiębiorcę. Jak najbardziej można do tego celu oddelegować któregoś z pracowników. Taka osoba musi jednak mieć przy sobie pisemne uprawnienie do przeprowadzenia kontroli wypisane przez pracodawcę.
ZUS na swojej stronie internetowej podpowiada, by wyznaczyć kogoś, kto cieszy się dobrą opinią i budzi zaufanie wśród personelu. Powinna także wykazywać się znajomością przepisów dotyczących kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich, a także ochrony danych osobowych. Mamy także możliwość zlecić przeprowadzenie takiej kontroli zewnętrznemu podmiotowi. Przy czym w tym przypadku zdecydowanie powinniśmy zwrócić uwagę na kwestie związane właśnie z ochroną danych osobowych.
Kontrola pracownika na zwolnieniu z punktu widzenia pracodawcy jest całkiem prosta
Nie mamy żadnego obowiązku zapowiedzieć pracownikowi zamiaru skontrolowania go. Nie jesteśmy także związani żadnymi terminami. Możemy więc przeprowadzić kontrolę znienacka, kiedy tylko zaczniemy podejrzewać, że coś tu z tym zwolnieniem nie gra. Nic w zasadzie nie stoi na przeszkodzie, by skontrolować pracownika prewencyjnie, tak na wszelki wypadek.
Kontrola pracownika na zwolnieniu lekarskim ma trzy zasadnicze cele:
- Sprawdzenie, czy dana osoba w okresie zwolnienia lekarskiego pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej;
- Upewnienie się, że nasz pracownik nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem;
- W przypadku rodziców przebywających na zwolnieniu w celu opieki nad małym dzieckiem powyżej 2 roku życia możemy sprawdzić, czy nie ma innych domowników, którzy mogą się nim zająć.
Czynności możemy rzecz jasna przeprowadzić w miejscu zamieszkania pracownika albo w miejscu zadeklarowanego stałego pobytu. Nie jest to jednak jedyna możliwość. Jeśli wiemy, że dana osoba pracuje także u innego pracodawcy, to mamy prawo sprawdzenia, czy przypadkiem nie świadczy pracy właśnie tam. Możemy także sprawdzić dosłownie każde inne miejsce, jeżeli z posiadanych przez nas informacji wynika, że takie posunięcie byłoby celowe.
Samo niezastanie pracownika na miejscu nie oznacza jeszcze, że powinniśmy już wyciągać wobec niego konsekwencję. Są przecież w pełni uzasadnione powody takiej nieobecności, na przykład wizyta u lekarza, zakupy w aptece, albo nawet zakupy spożywcze. W takiej sytuacji należałoby ponowić kontrolę po paru dniach. Można także wyjaśnić przyczyny niezastania pracownika przez kontrolera.
Pracownikowi, który wykorzystywałby zwolnienie lekarskie niezgodnie z przeznaczeniem, mogą grozić całkiem poważne konsekwencje. Siłą rzeczy taka osoba może stracić wynagrodzenie za czas choroby. Okłamywanie pracodawcy stanowi również dość mocną przesłankę do wypowiedzenia umowy o pracę. W skrajnych przypadkach, takich jak celowe działanie służące przedłużeniu zwolnienia ponad potrzeby, w grę wchodzi nawet zwolnienie dyscyplinarne.
