Nie złożysz sprawozdania w rok? Sąd wykreśli spółkę z KRS bez likwidacji

Nie chodzi jednak wyłącznie o sprawozdania finansowe. Projekt ustawy o zmianie ustawy o KRS oraz niektórych innych ustaw, druk sejmowy nr 3004, jest znacznie szerszą próbą cyfryzacji i uproszczenia działania sądów rejestrowych. Projekt wpłynął do Sejmu 6 sierpnia 2026 r., a 11 sierpnia został skierowany do pierwszego czytania.

Automatyczne wykrywanie zaległości sprawozdawczych w KRS

Najważniejsza z punktu widzenia przedsiębiorców zmiana dotyczy dokumentów finansowych. Dzisiaj również istnieją przepisy pozwalające sądowi reagować na brak sprawozdania, ale problemem jest skuteczność wykrywania wszystkich przypadków. Projekt ma to zmienić dzięki automatyzacji. System będzie mógł identyfikować podmioty, które powinny złożyć dokumenty finansowe, ale tego nie zrobiły — a więc te, w których wpisie od lat widnieje brak sprawozdania finansowego. W praktyce oznacza to przejście od modelu „sąd musi zauważyć problem” do modelu „system sam wskaże problem”.

Kontrola obejmie też badanie sprawozdania przez biegłego rewidenta

Według opisywanych obecnie rozwiązań automatyczna weryfikacja może objąć również przypadki, w których spółka powinna poddać sprawozdanie badaniu przez biegłego rewidenta. Chodzi więc nie tylko o terminowe złożenie sprawozdania finansowego do KRS, ale również o sytuacje, gdy dokument trafia do rejestru, lecz brakuje wymaganego elementu dotyczącego audytu.

Koniec grzywien za brak sprawozdania — zostaje sankcja wizerunkowa

Najbardziej radykalną zmianą jest całkowita likwidacja dotychczasowego modelu finansowego postępowania przymuszającego. Sądy rejestrowe nie będą już nakładały na spółki grzywien za niewykonanie obowiązku złożenia dokumentów finansowych. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy będą mogli zignorować wezwanie sądu. W miejsce sankcji finansowej ma pojawić się szybszy mechanizm sankcji o charakterze wizerunkowo-prawnym, czyli wzmianka w KRS o niewykonywaniu obowiązków sprawozdawczych.

Państwo chce więc odejść od zasady „nie złożyłeś dokumentu – zapłacisz grzywnę” na rzecz rozwiązania, w którym konsekwencje braku współpracy będą znacznie bardziej widoczne w samym rejestrze i mogą utrudnić funkcjonowanie spółki. Zamiast zabierać przedsiębiorcy pieniądze, państwo zamierza mocniej uderzyć w wiarygodność podmiotu. Dla firmy działającej na rynku może być to sankcja bardziej dotkliwa niż kilka tysięcy złotych grzywny.

Rok na uzupełnienie dokumentów albo wykreślenie spółki z KRS bez likwidacji

Projekt przewiduje dodatkowo bardzo wyraźny „zegar”. Jeżeli w ciągu roku od wpisania wzmianki spółka nie uzupełni wszystkich zaległych dokumentów finansowych, sąd ma wszcząć z urzędu postępowanie o jej wykreślenie z KRS bez przeprowadzania likwidacji.

Skala zaległości w KRS jest większa, niż sugerują statystyki

Skala może być większa, niż sugerowałaby liczba postępowań sądowych. W 2026 r. parlamentarzyści zwracali uwagę na przypadki spółek, które miały w KRS braki obejmujące sześć, a nawet siedem kolejnych lat. Wskazywano m.in. podmioty, dla których brakowało sprawozdań za lata 2018–2024. Nie oznacza to oczywiście, że wszystkie takie przedsiębiorstwa aktywnie prowadzą działalność i celowo ukrywają swoje wyniki. Część może być faktycznie „martwa”, bez zarządu czy bez realnej działalności.

Problem polega na tym, że rejestr przez lata może pozostawać nieaktualny. I każdy, kto kiedykolwiek używał KRS do weryfikacji potencjalnego kontrahenta, tego doświadczył. Dlatego tak istotne jest, aby wiedzieć, jak sprawdzić kontrahenta jeszcze przed zawarciem umowy. Nowy system ma właśnie takie przypadki znacznie szybciej identyfikować.

Łatwiejsze usuwanie „martwych” spółek z rejestru

I tu dochodzimy do kolejnego ważnego elementu projektu. Nowelizacja ma uprościć postępowania dotyczące tzw. martwych podmiotów. Chodzi o spółki i inne jednostki wpisane do KRS, które formalnie nadal istnieją, ale w praktyce nie prowadzą działalności, nie mają organów albo od dawna nie wykonują podstawowych obowiązków. Takich podmiotów — w odróżnieniu od firm, które świadomie wybrały czasowe zawieszenie działalności — nie można bez końca pozostawiać w rejestrze. Z jednej strony zajmują miejsce w systemie i obciążają sądy, z drugiej mogą utrudniać ocenę tego, czy dana firma rzeczywiście funkcjonuje.

Rząd chce więc uprościć procedury pozwalające uporządkować rejestr i usuwać podmioty, które faktycznie już nie działają. Projekt jest przedstawiany właśnie jako rozwiązanie mające zmniejszyć obciążenia administracyjne i usprawnić pracę sądów.

PESEL ma automatycznie aktualizować dane w KRS

Kolejnym elementem jest automatyczna aktualizacja danych z rejestru PESEL. Ma to ograniczyć sytuacje, w których przedsiębiorca musi składać dokumenty dotyczące danych osobowych, które państwo już posiada. Skoro informacja znajduje się już w jednym rejestrze państwowym, nie ma sensu ponownie żądać od obywatela czy przedsiębiorcy dostarczenia jej na papierze. Projekt przewiduje także stworzenie specjalnych kont, które mają ograniczyć liczbę dokumentów papierowych i czynności kancelaryjnych.

Mniej papierów, ale więcej automatycznej kontroli

I właśnie tutaj projekt robi się ciekawy. Z jednej strony rząd mówi o deregulacji gospodarki, ograniczeniu biurokracji i cyfryzacji. Z drugiej cyfryzacja pozwala państwu znacznie dokładniej kontrolować wykonywanie obowiązków. Mamy dwa oblicza tej samej reformy.

Przedsiębiorca nie będzie musiał dostarczać informacji, które państwo może pobrać z innego rejestru. Ale jednocześnie państwo będzie mogło znacznie szybciej zauważyć, że przedsiębiorca nie złożył dokumentu, który powinien złożyć. Z punktu widzenia uczciwych firm może być to nawet korzystne. Przedsiębiorca, który terminowo wykonuje wszystkie obowiązki, nie powinien być w gorszej sytuacji niż konkurent, który od kilku lat ignoruje przepisy.

Czy automatyczny system może się mylić?

Warto w tym miejscu zastanowić się nad jedną ważną kwestią. Automatyczny system może wprawdzie wykryć, że brakuje dokumentu. Nie zawsze będzie jednak wiedział, dlaczego go brakuje. Spółka może znajdować się w likwidacji, mieć problem z reprezentacją, być pozbawiona zarządu albo znajdować się w innej szczególnej sytuacji prawnej. Dlatego automatyzacja jest dobrym rozwiązaniem pod jednym warunkiem: komputer powinien wykrywać potencjalne naruszenie, ale nie powinien sam wymierzać sprawiedliwości. Ostateczna ocena sytuacji konkretnej spółki nadal powinna należeć do sądu.

Reforma KRS ma zwiększyć wiarygodność rejestru

Cel reformy jest słuszny i trudny do zakwestionowania. KRS powinien być wiarygodnym źródłem informacji o przedsiębiorstwach. Jeżeli jedna firma regularnie składa sprawozdania, a inna przez kilka lat nie pokazuje żadnych danych finansowych, kontrahent nie może w pełni ocenić jej kondycji. Dlatego sprawniejszy system wykrywania braków może poprawić bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

Projekt nr 3004 nie jest więc zmianą dotyczącą kar za sprawozdania, ale szerszą przebudową sposobu funkcjonowania KRS. Ma być więcej automatyzacji, mniej papierowych dokumentów, łatwiejsze porządkowanie „martwych” podmiotów, automatyczna aktualizacja części danych i skuteczniejsze wykrywanie brakujących dokumentów finansowych.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj