Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia wynagrodzenia za pracę - a termin i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia powinien zostać określony w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie ma obowiązku tworzyć regulaminu, termin wypłaty musi zostać wskazany przynajmniej w informacji o warunkach zatrudnienia. Zazwyczaj strony decydują się zawrzeć odpowiedni zapis również bezpośrednio w umowie o pracę. Należy jednocześnie pamiętać, że zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie co najmniej raz w miesiącu z dołu (co potwierdził również Sąd Najwyższy), w stałym, ustalonym terminie, a także - nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Pracodawca może tym samym, zgodnie z przepisami, wypłacić wynagrodzenie za dany miesiąc na początku drugiego. W przypadku wynagrodzenia za grudzień wypłacanego w styczniu przedsiębiorca musi jednak pamiętać o dodatkowym obowiązku względem ZUS. Chodzi o złożenie imiennego raportu miesięcznego ZUS RPA. Pracodawca jest zobowiązany do jego złożenia, jeśli wypłaca pracownikowi wynagrodzenie należne za inny kalendarzowy niż rok, w którym nastąpiła wypłata - czyli w tym wypadku za 2022 r. (podczas gdy sama pensja trafi do pracownika już w styczniu 2023 r.). Raport ZUS RPA pracodawca przekazuje do ZUS także w sytuacji, gdy ubezpieczony przekroczył roczną podstawę wymiaru składek (podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe) lub w sytuacji, gdy pracownik wykonywał pracę nauczycielską. Oprócz tego złożenie raportu ZUS RPA jest konieczne również wtedy, gdy obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz zasiłków (np. macierzyńskiego czy chorobowego) został wypłacony ubezpieczonemu przychód należny za dany miesiąc albo za inny rok kalendarzowy i przychód ten (w okresie pobierania wspomnianego wcześniej wynagrodzenia lub zasiłku) nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Co jednak w sytuacji, gdy wprawdzie pracodawca wypłacił wynagrodzenie za grudzień w grudniu, ale na konto pracownika wpłynie w styczniu np. tzw. "trzynastka" (przyznawana za rok 2022) lub premia za wyniki (również rozliczana w kolejnym miesiącu)? W takim przypadku pracodawca także jest zobowiązany do przesłania do ZUS imiennego raportu ZUS RPA.

Raport należy złożyć do ZUS do 5. dnia miesiąca (w przypadku jednostek i zakładów budżetowych), do 15. dnia miesiąca (w przypadku płatników posiadających osobowość prawną) lub do 20. dnia miesiąca (w przypadku pozostałych płatników składek).