Można odliczyć VAT z faktur przesyłanych i przechowywanych w formie elektronicznej. Ale pod pewnymi warunkami

Odliczenie VAT z faktur elektronicznych: jakie warunki trzeba spełniać?

Przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na wysyłkę i przechowywanie faktur w wersji elektronicznej - jest to znacznie wygodniejsze, a do tego tańsze rozwiązanie. Za takim rozwiązaniem przemawia również fakt, że odliczenie VAT z faktur elektronicznych jest jak najbardziej możliwe. Tyle że - jak przypomina fiskus - przedsiębiorca powinien pamiętać o spełnieniu pewnych warunków. Chodzi o zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W przypadku ostatniej przesłanki przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę przede wszystkim na sprawność zewnętrznych urządzeń i oprogramowanie do skanowania - tak, by skan faktury faktycznie był czytelny (jeśli faktura została najpierw podpisana tradycyjne, a potem zeskanowana).

Jeśli chodzi o autentyczność faktury, mowa o pewności co do tożsamości samego wystawcy faktury, usługodawcy lub dostawcy towarów. Z kolei w przypadku integralności treści fiskus zwraca uwagę na to, by dane, które faktura powinna zawierać, nie uległy zmianie. Obie przesłanki można spełnić przy użyciu dowolnych kontroli biznesowych. Fiskus uznaje, że kontrola biznesowa jest procesem, dzięki któremu można powiązać fakturę z usługą lub produktem stanowiącym podstawę jej wystawienia. Przy projektowaniu procesu kontroli biznesowej przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę kilka czynników:

Przedsiębiorcy muszą też w ramach kontroli biznesowej pamiętać o przechowywaniu odpowiednich dokumentów, które mogą udowodnić autentyczność i integralność faktury. Mowa m.in. o wszelkiego rodzaju umowach, zamówieniach czy dokumentach transportowych. Fiskus zwraca też uwagę na fakt, że powinna zachodzić możliwość łatwego prześledzenia związku wspomnianych wyżej dokumentów z samymi fakturami.

Jest jednak prostszy sposób na zapewnienie autentyczności i integralności treści faktur

Z racji tego, że fiskus nie określa zbyt precyzyjnie, jakie procedury powinien wdrożyć przedsiębiorca i o czym pamiętać, jeśli chce zachować prawo do odliczenia VAT z faktur elektronicznych, przedsiębiorcy powinni pamiętać o dodatkowych sposobach na spełnienie wspomnianych wcześniej przesłanek. Fiskus potwierdza, że autentyczność i integralność treści faktury jest zapewniona, jeśli został wykorzystany kwalifikowany podpis elektroniczny lub elektroniczna wymiana danych (EDI). Przy wykorzystaniu jednego z tych technologicznych sposobów przesyłania faktur przedsiębiorca ma pewność, że zrobił wszystko tak jak należy.