Każda praca biurowa charakteryzuje się tym, że wiąże się przerzucaniem ton papieru każdego dnia. W administracji czas płynie bardzo powoli, a każda nowinka techniczna potrzebuje o wiele więcej czasu na wejście do stałego użytku. Właśnie dlatego pracowników zachęca się do używania maili. Za pomocą pisma na papierze.
Pracownicy Komendy Stołecznej Policji otrzymali dokument, w którym poinformowano o sposobie, w jaki komenda ma zaoszczędzić mnóstwo pieniędzy. Oszczędności mają wynikać z mniejszego zużycia tonerów i papieru, a polegać mają na odpowiednim formatowaniu dokumentów.
Policjanci powinni przygotowywać pisma urzędowe (na razie jedynie na użytek wewnętrzny), wykorzystując jedynie cztery czcionki: Gulim, MS PGothic, MS UI Gothic oraz Century Gothic. Maksymalny rozmiar tekstu określono na 10. Ta zmiana ma przynieść oszczędności w wykorzystaniu tonerów na poziomie 20-30%. Początkowo zmiana ma obejmować korespondencję wewnętrzną, lecz w miarę możliwości pisma wychodzące też mają być tak formatowane.
Oszczędności na policji – wszystkie urzędy powinny brać przykład
W kolejnym punkcie komendant zachęca do jak najczęstszego korzystania z poczty elektronicznej. Ma to się odbywać tak często, jak to tylko możliwe, chyba że tradycyjnego pisma wymaga prawo lub potrzeby służby. Poza tym prosi o dokładną analizę racjonalności przed każdorazowym drukowaniem wielostronicowych dokumentów (być może wystarczy tylko jedna strona na bieżący użytek) lub przed wielokrotnym powielaniem bezsensownych pism. Jeżeli już zajdzie potrzeba drukowania takich obszernych pism, najlepiej drukować w formacie A5. Oczywiście dwustronnie.
Na pierwszy rzut to wydaje się bardzo śmieszne, chociaż wcale nie jest. Już kilka lat temu amerykańska administracja przeprowadziła badania, które dały bardzo zaskakujące wyniki. Okazało się, że optymalizacja czcionek i druku w mniejszych formatach pozwala na oszczędności rzędu 230 milionów dolarów rocznie. Oczywiście nie porównujmy jankeskiej administracji do jednego polskiego urzędu, ale trzeba przyznać, że jeżeli taki niewielki krok pozwoli zaoszczędzić przynajmniej tysiąc złotych rocznie, to tylko działa na korzyść. W końcu skoro coś jest głupie, a działa, to nie jest głupie.
Nie zapominajmy jednak, że w strukturach administracji czas płynie bardzo powoli. Nie tak dawno w pewnej sprawie urzędowej zapytałem się urzędniczki, czy można zwykły dokument przesłać w formie elektronicznej. Pani stwierdziła, że oczywiście, jak najbardziej. Dla niej to jednak tak naprawdę dodatkowa robota, bo pismo musi wydrukować i w takiej formie puścić w dalszy obieg. A my się dziwimy, że w sądach jeszcze funkcjonują faksy.
