Od 1 stycznia 2021 r. przedsiębiorcy mają obowiązek raportowania umów o dzieło. Co jednak istotne – także tych, które zostały zawarte ustnie. Dodatkowo nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, do kiedy powinni zaraportować umowę o dzieło, która najpierw została zawarta ustnie, a np. dopiero kilka dni później – pisemnie.
Raportowanie umów o dzieło do ZUS. Ustną umowę także należy zgłosić
Po pierwsze – z czego być może nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie sprawę – raportowanie umów o dzieło do ZUS dotyczy także umów zawartych ustnie. Są one tak samo ważne jak umowy pisemne. Obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS obowiązuje zatem także i w tym przypadku.
To jednak nie jedyny problem związany z umowami o dzieło zawartymi ustnie. Bardzo często zdarza się, że zamawiający i wykonawca najpierw zawierają umowę ustnie. Wstępnie ustalają warunki, takie jak np. przedmiot umowy, wynagrodzenie czy czas na zrealizowanie zlecenia. Dopiero później, np. po kilku dniach, zawierają umowę pisemną (gdy zamawiający ją przygotuje). Takie postępowanie ma na celu skrócenie czasu oczekiwania ze strony zamawiającego na dzieło wykonawcy.
Niestety, zawarcie ustnej umowy, a dopiero później pisemnej, może mieć konsekwencje jeśli chodzi o raportowanie umów o dzieło do ZUS. Jak przypomina prawo.pl, termin 7 dni na zgłoszenie umowy do ZUS od daty jej zawarcia biegnie nie od momentu podpisania umowy przez obie strony, ale – od momentu zawarcia jej ustnie. Wszystko dlatego, że umowa zawarta ustnie jest w tym przypadku tak samo skuteczna i wiążąca jak umowa zawarta pisemnie.
Oczywiście inna sprawa, że ZUS-owi bardzo ciężko będzie weryfikować naruszenia w tej kwestii. Wymagałoby to prawdopodobnie pozyskania informacji od wykonawcy – jeśli ten posiada wiedzę, że zamawiający nie zgłosił umowy do ZUS, chociaż powinien to zrobić. Zgłosić się z wyjaśnieniami może też sam zamawiający, jednak taka sytuacja wydaje się bardzo mało prawdopodobna.
Jakie mogą być konsekwencje niezgłoszenia umowy o dzieło do ZUS lub niezgłoszenia jej we właściwym terminie? Przedsiębiorcom grozi grzywna. Należy jednak pamiętać, że ZUS może stosować to prawo tylko w skrajnych przypadkach, kiedy zaniedbania ze strony zamawiającego są rażące. Wtedy ZUS ma prawo wystąpić z wnioskiem do sądu o ukaranie. Ostateczną decyzję podejmuje jednak sąd.
Zgłoszenia można dokonać także na druku papierowym
Początkowo umowy o dzieło można było zgłaszać na formularzu RUD właściwie wyłącznie elektronicznie. Po apelach przedsiębiorców ZUS postanowił jednak to zmienić. Na swojej stronie Zakład zamieścił plik, który zamawiający może ściągnąć, wydrukować i wypełnić. Dokument może dostarczyć albo osobiście do najbliższej siedziby ZUS, albo drogą pocztową. Pojedynczy formularz papierowy umożliwia – podobnie jak ten elektroniczny – zgłoszenie maksymalnie 10 umów o dzieło.
