Regulamin pracy jest chyba najważniejszym źródłem wewnętrznych regulacji w firmie, przynajmniej z punktu widzenia pracowników. Część przedsiębiorców ma obowiązek jego sporządzenia. Inni mogą skorzystać z takiej możliwości dobrowolnie. Zazwyczaj warto to zrobić nawet w tym drugim przypadku, ale i od tej zasady są wyjątki.
Ustawodawca oczekuje, że przedsiębiorcy zatrudniający dostatecznie dużo pracowników sporządzą taki dokument
Chcemy, czy nie, żyjemy w kulturze, w której jedną z wartości jest przestrzeganie obowiązujących zasad. Żeby jednak mieć co przestrzegać, muszą one najpierw obowiązywać. W relacjach z pracownikami wiążą nas oczywiście przepisy prawa. Najważniejszym z nich będzie kodeks pracy, na uwagę zasługują także chociażby rozporządzenia dookreślające zasady BHP. Istnieją także różnego rodzaju regulacje wewnętrzne, które ustanawia pracodawca. W tym przypadku kluczowy będzie regulamin pracy.
Podstawowe informacje na jego temat znajdziemy w art. 104 kodeksu pracy. Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.
Sporządzenie takiego dokumentu w niektórych przypadkach jest obowiązkowy. Wystarczy, że zatrudniamy więcej niż 50 pracowników. Jeżeli zatrudniamy ich przynajmniej 20 i mniej niż 50, to jesteśmy zobowiązani do jego przyjęcia, jeśli zażąda tego zakładowa organizacja związkowa.
W przypadku firm zatrudniających do 19 pracowników regulamin pracy jest czymś w pełni fakultatywnym. Warto przy tym wspomnieć, że niejako zastępuje go zbiorowy układ pracy zawarty ze związkowcami. Ustalanie treści regulaminu zgodnie z art. 104² przywołanej ustawy powinno następować w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Pracodawca określa jednak ją jednostronnie, jeśli ustaleń nie uda się poczynić w terminie, albo gdy w firmie nie działa żadna organizacja związkowa.
Regulamin pracy wchodzi w życie zawsze po upływie 2 tygodni od dnia podania go pracownikom do wiadomości. Mamy przy tym względną dowolność w kwestii spełnienia tego obowiązku informacyjnego. Powinniśmy jedynie zastosować sposób przyjęty w naszej firmie. Możemy więc na przykład rozesłać jego treść personelowi drogą mailową albo wręczyć każdemu z pracowników wydrukowaną kopię. Co szczególnie istotne: z zakładowym regulaminem pracy musimy zapoznać każdego nowoprzyjętego pracownika jeszcze przed jego dopuszczeniem do pracy.
Jako pracodawca jesteśmy związani treścią przyjętego przez nas regulaminu
Kodeks pracy w art. 104¹ określa, co dokładnie powinniśmy uwzględnić w tworzonym przez nas regulaminie pracy.
§ 1. Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności:
1) organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
2) systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
3) (uchylony)
4) porę nocną;
5) termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
6) wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
7) rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
7a) wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
8) obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
9) przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
§ 2. Regulamin pracy powinien zawierać informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 kary porządkowe z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
Nie sposób przy tym nie zauważyć, że §1 zawiera katalog otwarty. Przyjęty przez nas dokument powinien zawierać na dobrą sprawę wszystko, co wiąże się z prawami i obowiązkami pracodawcy oraz pracowników w naszym przedsiębiorstwie. Przykładem może być tutaj firmowy dress code.
Na uwagę zasługuje także konieczność poinformowania o zasadach stosowania kar porządkowych. Należy także wspomnieć, że postanowienia regulaminu nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż poszczególne przepisy kodeksu pracy. Mogą oczywiście być od nich jeszcze korzystniejsze. Dokumentu nie można też tak po prostu uchylić, bo nie ma ku temu podstawy prawnej.
Regulamin pracy warto przyjąć, nawet jeśli uznamy, że za zignorowanie obowiązku nic nam nie grozi
Jak się łatwo domyślić, regulamin pracy wiąże pracodawcę swoimi postanowieniami. Jego ignorowanie naraża nas na odpowiedzialność wykroczeniową z art. 281 i 282 k.p., co skutkuje grzywną od 1 000 do 30 000 zł. Co jednak w sytuacji, gdy nie przyjmiemy dokumentu pomimo ciężącego na nas obowiązku? Przyjęło się uważać, że w grę wchodzi zastosowanie tych samych przepisów. Problem w tym, że w ich treści nie znajdziemy punktu odpowiadającego takiemu stanowi faktycznemu.
Niezależnie od powyższych wątpliwości warto przyjąć regulamin pracy, nawet jeśli nie jesteśmy do tego zobowiązani. Istnienie takiego dokumentu daje obydwu stronom jasność we wzajemnych relacjach i poprawia organizację wewnętrzną pracy firmy. Od tej zasady są jednak wyjątki. Mikroprzedsiębiorcy zatrudniający raptem paru pracowników spokojnie mogą poprzestać na regulaminie w szczątkowej postaci, albo wręcz stosować po prostu doraźne jednostronne obwieszczenia i zarządzenia. W takich firmach formalizacja nie jest czymś przesadnie korzystnym.
