Uważaj na te pułapki w regulaminie pracy. Część zapisów można wsadzić między bajki

Czym jest regulamin pracy?

Regulamin pracy to wewnątrzzakładowy akt, który porządkuje organizację pracy w danym miejscu. Określa m.in. rozkład czasu pracy, zasady obecności, sposób potwierdzania przyjścia i wyjścia, kwestie porządkowe, bezpieczeństwo i higienę pracy, a także obowiązki pracownika i pracodawcy. Co do zasady wprowadza się go u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, choć nic nie stoi na przeszkodzie, by obowiązywał również w mniejszych firmach.

Problem polega na tym, że regulamin pracy nie jest „wolną twórczością” pracodawcy. Musi być zgodny z przepisami Kodeksu pracy oraz innymi aktami prawa pracy. Nie może pogarszać sytuacji pracownika w stosunku do tego, co wynika z ustawy. Jeżeli to robi, dany zapis nie wywołuje skutków prawnych, nawet jeśli pracownik podpisał oświadczenie, że zapoznał się z regulaminem. Podkreślił to m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 stycznia 2025 roku (II PSKP 43/23) wskazując, że:

Regulamin pracy jest aktem normatywnym, subsydiarnym, o którym mowa w art. 9 § 1 k.p., tzn. regulującym prawa i obowiązki stron stosunku pracy tylko w zakresie nieobjętym postanowieniami układów zbiorowych lub przepisami szczególnymi, a ponadto nie może on zawierać norm mniej korzystnych dla pracowników niż inne przepisy prawa pracy. Postanowienia regulaminu pracy mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych należy zaś uznać za nieobowiązujące jako naruszające art. 9 § 2 k.p.

Przykłady niedozwolonych zapisów w regulaminie pracy

Jedną z najczęstszych pułapek są zapisy, które próbują omijać przepisy o czasie pracy. Zdarza się, że regulamin „przesuwa” moment rozpoczęcia pracy na czas po odprawie, przygotowaniu stanowiska czy uruchomieniu systemów, mimo że zgodnie z prawem jest to już czas pracy. Spotyka się również próby wprowadzenia stałej dyspozycyjności pracownika poza godzinami pracy bez rekompensaty albo traktowania nadgodzin jako obowiązkowego elementu pracy.

Innym problematycznym obszarem są kary porządkowe. Regulamin nie może przewidywać kar finansowych, potrąceń z wynagrodzenia „za spóźnienie” czy innych sankcji, których Kodeks pracy nie dopuszcza. Pracodawca nie ma też prawa wprowadzać własnych, nieznanych ustawie kar, nawet jeśli nazywa je łagodnie, np. „opłatą organizacyjną” czy „konsekwencją regulaminową”.

Często kwestionowane są również zapisy ingerujące w prywatność pracowników. Regulamin nie może dowolnie rozszerzać monitoringu, nakładać obowiązku stałej lokalizacji pracownika poza pracą ani żądać informacji, do których pracodawca nie ma podstawy prawnej.

Podobnie niedopuszczalne są postanowienia ograniczające prawo do urlopu, narzucające „zgodę przełożonego” na korzystanie z ustawowych uprawnień czy uzależniające je od uznania pracodawcy.

Przykłady z życia wzięcie

Pomijając abstrakcyjne zasady regulaminów pracy, warto odnieść się do takich „z życia wziętych”, które swój finał znalazły na sądowych wokandach.

Doskonałym przykładem jest wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 czerwca 2017 roku (II PK 197/16). W tym przypadku spór dotyczył m.in. podstaw zwolnienia. Pracodawca argumentował, że regulamin pracy doprecyzowuje umowę o pracę w taki sposób, że wskazane w niej przyczyny wypowiedzenia są jedynie przykładowe. Sąd Najwyższy uznał to za niedopuszczalne. Jak wskazał Sąd:

Regulamin pracy nie może ingerować w przepisy rangi ustawowej regulujące przesłanki rozwiązywania umów o pracę. Czym innym jest powszechnie akceptowana w doktrynie i orzecznictwie Sądu Najwyższego możliwość określenia (doprecyzowania) w regulaminie pracy obowiązków, których naruszenie uzasadnia wypowiedzenie umowy lub mających charakter ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

Inny przykład, który dotarł aż na wokandę Sądu Najwyższego. Tutaj sytuacja jest naprawdę absurdalna, gdyż pracodawca chyba przypomniał sobie czasy chłopów pańszczyźnianych i chciał uniemożliwić pracownikom „dorabianie” u innych pracodawców (warto wspomnieć, że coś takiego można próbować rozstrzygnąć jedynie klauzulą o zakazie konkurencji, zawartą w umowie). Jak jednak w tym przypadku stwierdził Sąd Najwyższy, w wyroku z dnia 25 kwietnia 2014 roku (II PK 194/13):

Regulamin pracy nie może ustanawiać zakazu dodatkowego zatrudnienia u innego pracodawcy, a tym bardziej zakazu konkurencji, gdyż ma ograniczony zakres w odniesieniu do stosunku pracy. Ustala jedynie organizacje i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.

Co w sytuacji, gdy w regulaminie pracy znajdują się niedozwolone postanowienia

Najważniejsza informacja dla pracownika jest taka, że niedozwolone postanowienia regulaminu pracy po prostu nie obowiązują. Z mocy prawa są nieważne, a w ich miejsce stosuje się przepisy ustawowe. Pracodawca nie może skutecznie powoływać się na zapis, który jest sprzeczny z Kodeksem pracy, nawet jeśli regulamin formalnie obowiązuje w zakładzie.

W praktyce warto w pierwszej kolejności zwrócić uwagę pracodawcy na problem – czasem nieprawidłowy zapis wynika z nieaktualnego wzoru lub zwykłej niewiedzy. Jeżeli to nie przynosi efektu, pracownik może zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy, która ma prawo kontrolować treść regulaminów i nakazać ich zmianę.

W sporze indywidualnym kluczowe znaczenie ma też to, że sąd pracy nie jest związany regulaminem sprzecznym z prawem. Jeżeli pracodawca wyciągnie wobec pracownika konsekwencje na podstawie niedozwolonego zapisu, bardzo często kończy się to przegraną pracodawcy.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj