Pracownik nabywa prawo do urlopu w wyższym wymiarze w chwili, gdy jego staż pracy wynosi co najmniej 10 lat. Nie zawsze jednak moment ten wypada na początku roku kalendarzowego, czyli gdy pracownik z góry nabywa prawo do urlopu na kolejny rok. Nie oznacza to jednak, że będzie musiał czekać do następnego stycznia, by przysługiwało mu 26 zamiast 20 dni wypoczynku. Przepisy przewidują inne rozwiązanie – urlop uzupełniający.
Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy
Pracownikowi zatrudnionemu na pełnym etacie przysługuje odpowiednio 20 lub 26 dni wolnego – w zależności od stażu pracy. W pierwszym roku zatrudnienia nabywa on prawo do urlopu z dołu – z każdym kolejnym miesiącem w wymiarze 1/12. Przy urlopie w wymiarze 20 dni oznacza to, że co miesiąc zyskuje prawo do kolejnego 1,66 dnia wolnego.
Po pierwszym roku pracy sytuacja się jednak zmienia i pracownik nabywa urlop wypoczynkowy z góry, z początkiem nowego roku kalendarzowego. Gdy jego staż wciąż nie przekracza 10 lat, oznacza to, że już w styczniu ma do dyspozycji w sumie 20 dni urlopu.
Powstaje tu jednak pewien problem – skoro pracownik nabywa urlop z góry, to co w sytuacji, gdy w styczniu jego staż nie przekracza 10 lat zatrudnienia (a więc przysługuje mu 20 dni urlopu), a po kilku miesiącach upłynie już 10 lat (i powinien otrzymać 26 dni wolnego)? Właśnie wtedy może mu przysługiwać urlop uzupełniający
Czym jest urlop uzupełniający?
Zgodnie z art. 158 Kodeksu pracy:
Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający.
Załóżmy więc, że w maju 2022 roku pracownik będzie zatrudniony w sumie 10 lat. Urlop na 2022 rok nabywa jednak z góry, w styczniu. Na ten moment jego staż pracy wynosi jednak mniej niż 10 lat. Oznacza to, że przysługuje mu tylko 20 dni urlopu. Mija jednak kilka miesięcy i w maju sytuacja się zmienia, a pracownikowi należy się 26 dni urlopu.
Właśnie wtedy może uzyskać urlop uzupełniający. Nie zawsze jednak jest to konieczne. Przepis wyraźnie wskazuje, że chodzi o sytuację, kiedy zatrudniony wykorzystał urlop na dany rok kalendarzowy. Odnosząc się więc do podanego wyżej przykładu, jeśli pracownik do maja skorzystał z 20 dni wolnego, to należy mu się urlop uzupełniający w wymiarze 6 dni.
Inaczej natomiast wygląda sytuacja, gdy do maja wykorzystał np. 10 dni. Wtedy urlop uzupełniający nie jest potrzebny. Zmienia się jedynie pula dni wolnych, które pozostały do wykorzystania – w tym przypadku będzie ich więc jeszcze 16 (zamiast 10).
Oczywiście z punktu widzenia pracownika sytuacja jest właściwie taka sama – obojętnie, czy wykorzystał wcześniej 20 dni urlopu i przysługuje mu urlop uzupełniający, czy też tego nie zrobił i po prostu zwiększy się wymiar dni urlopowych, które jeszcze mu zostały – efekt jest taki, że w sumie w danym roku wykorzysta 26 dni urlopu.
Pracownik nie zawsze wykorzysta urlop uzupełniający jeszcze w tym samym roku
Prawo do urlopu uzupełniającego pracownik nabywa z momentem ostatniego dnia okresu, w którym miał prawo do urlopu w niższym wymiarze. Czyli jeśli od 15 maja przekroczy 10-letni staż pracy, to prawo do urlopu uzupełniającego nabywa 14 maja.
Pracodawca powinien przy tym sporządzić plan urlopowy w ten sposób, by umożliwić pracownikowi wykorzystanie pełnego urlopu – a więc uwzględnić w tym planie także urlop uzupełniający.
Nie zawsze jednak będzie to możliwe. Jeśli np. pracownik nabędzie prawo do urlopu uzupełniającego w grudniu, to może mieć problem z wykorzystaniem w tym czasie dodatkowych 6 dni. W takiej sytuacji przechodzą one na kolejny rok i traktowane są jako zaległy urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że muszą być wykorzystane w pierwszym kwartale.
