Złożenie wypowiedzenia pracownikowi to czynność formalna, która musi być zgodna z prawem pracy. Najczęściej wręcza się je w obecności świadków, aby uniknąć wątpliwości co do prawidłowego przebiegu procedury. Świadkami mogą być jedynie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych pracownika, np. przedstawiciele kadr. Warto mieć to bezwzględnie na uwadze i o to zadbać.
Podpis pracownika pod wypowiedzeniem nie jest konieczny
Czy brak podpisu unieważnia wypowiedzenie? Odpowiedź jest jednoznaczna i brzmi: nie. Podpis pracownika nie jest warunkiem skuteczności wypowiedzenia umowy, ponieważ jest to jednostronna czynność prawna pracodawcy. To oznacza, że nawet jeśli pracownik nie wyraża zgody i nie składa podpisu, dokument pozostaje w mocy. Rolą ewentualnego podpisu jest jedynie wyraźne potwierdzenie odbioru, a nie wyrażenie zgody na rozwiązanie umowy.
W sytuacji, gdy pracownik odmawia zapoznania się z dokumentem, dobrym rozwiązaniem jest odczytanie treści, ponieważ wówczas nie ma wątpliwości, że pracownika poinformowano o decyzji. To dodatkowe zabezpieczenie dla pracodawcy spodziewającego się kłopotów z podwładnym.
Sprawdź polecane oferty
RRSO 20,77%
Tak należy postąpić w razie odmowy przyjęcia dokumentu
Zdarza się, że pracownik stanowczo odmawia nie tylko podpisania, ale także przyjęcia wypowiedzenia. W takim przypadku ważne jest zabezpieczenie dowodów świadczących o tym, że dokument został doręczony prawidłowo. Najczęściej sporządza się w tym celu notatkę służbową, w której wskazuje się datę i okoliczności zdarzenia. Podpisują się pod nią wszystkie osoby obecne przy wręczaniu dokumentu.
W notatce nie wolno pisać, że pracodawca „próbował wręczyć wypowiedzenie”, gdyż takie sformułowanie mogłoby zasugerować, że procedura zakończyła się niepowodzeniem. Niemniej, odmowa przyjęcia dokumentu nie zmienia faktu, że wypowiedzenie jest skuteczne.
Szef nie musi w nieskończoność podejmować prób dostarczenia dokumentu
Pracodawca, wręczając wypowiedzenie, nie musi ponawiać próby jego dostarczenia pocztą albo w formie elektronicznej, jeżeli pracownik już odmówił przyjęcia dokumentu. Wprost przeciwnie: ponowne wysyłanie mogłoby sugerować, że wcześniejsze wypowiedzenie nie było ważne.
Kluczowe jest więc odpowiednie udokumentowanie sytuacji i zachowanie procedur, począwszy od obecności świadków przez sporządzenie notatki służbowej, na jasnym wskazaniu daty wręczenia skończywszy. Dzięki temu pracodawca zabezpieczy się przed ewentualnymi roszczeniami i zyska pewność, że wypowiedzenie pozostało w mocy.
