Problem z wykorzystywaniem adresu e-mail byłych pracowników może być poważniejszy, niż nam się wydaje. Często może zdarzyć się sytuacja, w której problem ten urośnie do rangi sprawy, która swój finał musi znaleźć w sądzie. Nie inaczej było w przypadku pracodawcy i pracownika, których sporem o wykorzystywanie adresu email zajął się niedawno Urząd Ochrony Danych Osobowych i Wojewódzki Sąd Administracyjny.
Wykorzystywanie byłego adresu email pracownika może być źródłem kłopotów pracodawcy
Serwis Prawo.pl przytacza historię pracownika spółki, który złożył skargę do prezesa UODO w związku z bezprawnym wykorzystywaniem adresu poczty elektronicznej przez byłego pracodawcę. Pracodawca jednak bronił się, mówiąc, że adres email, z którego korzystał wcześniej pracownik, był dezaktywowany, a co za tym idzie, nie był wykorzystywany do celów korespondencyjnych. Spółka wzbraniała się także przed usunięciem adresu email byłego pracownika, argumentując swoją decyzję troską o zachowanie intratnych kontraktów handlowych.
Na całą sytuację zareagował prezes UODO, który nakazał spółce usunięcie adresu email byłego pracownika. Organ podkreślił także, że w przypadku ustania zatrudnienia pracownika, przetwarzanie jego służbowego maila powinno opierać się tylko na wysyłaniu automatycznych wiadomości zwrotnych do nadawców wiadomości. Dodatkowo UODO podkreślił, że przetwarzanie spornego adresu email nie jest niezbędne do utrzymania kontaktów firmy z jej kontrahentami i klientami.
WSA przychylił się do stanowiska UODO i stwierdził, że spółka dopuściła się naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych
Sąd podkreślił znaczenie imiennego oznaczenia skrzynki email w przypadku tej sprawy, a to oznacza, że firma jest odpowiedzialna za jego usunięcie lub zastąpienie go innym oznaczeniem zgodnie z przepisami RODO. WSA podkreślił także, że używanie przez spółkę imiennego adresu email pracownika, który już nie pracuje w firmie, może wprowadzać wielu klientów w błąd. WSA przychylił się do oceny sprawy przez UODO i stwierdził, że wykorzystywanie imiennego adresu email byłego pracownika jest sprzeczne z zasadą rzetelności i przejrzystości, zgodności z prawem, minimalizacji danych oraz zasadą ograniczonego przechowywania.
Ponadto według UODO imienny email pracownika należy zaliczyć do zwykłych danych osobowych. Eksperci radzą, aby firmy częściej ustalały bardziej ogólne adresy firm, co może zminimalizować problemy, które mogą dotykać pracodawcę po odejściu pracownika z firmy. Przykładem tego typu ogólnego firmowego adresu email jest np. schemat typu „dzial@nazwafirmy.pl”. W takim wypadku poczta email będzie mogła trafiać do nowego pracownika, bez konieczności zmiany adresu email.
