- Bezprawnik -
- Firma -
- Myślałem, że w KSeF nie da się anulować faktury. Fiskus pokazał wyjątek
Myślałem, że w KSeF nie da się anulować faktury. Fiskus pokazał wyjątek
Faktury, która trafiła do Krajowego Systemu e-Faktur, nie da się już anulować. Dokument, który powstał w programie księgowym, ale nie wyszedł z firmy, to jednak inna historia. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził w interpretacji indywidualnej z 14 października 2026 r., że taki projekt faktury można po prostu anulować, bez wysyłania go do KSeF i bez wystawiania korekty. To już drugie takie rozstrzygnięcie w tym roku, więc granica między pomyłką do wymazania a pomyłką wymagającą korekty rysuje się coraz wyraźniej.
Anulowanie faktury w KSeF możliwe tylko przed wysyłką
Sprawę opisał „Dziennik Gazeta Prawna”. Interpretacja nosi sygnaturę 0112-KDIL1-1.4012.617.2026.1.EB. Z omówienia wynika, że fakturę wygenerowaną w systemie finansowo-księgowym, której nie przesłano do KSeF i nie udostępniono kontrahentowi, można anulować, bo nigdy nie weszła do obrotu prawnego. Nie trzeba jej zatem ani wysyłać do systemu, ani korygować. Fiskus postawił przy tym jeden warunek: anulowany dokument nie może dokumentować transakcji, która rzeczywiście się odbyła.
Nie jest to stanowisko odosobnione. Już 9 czerwca 2026 r. ten sam organ wydał interpretację (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.220.2026.2.AWY) dla spółki, której pliki XML przygotowane w systemie księgowym czasem nie przechodziły wewnętrznej akceptacji, bo zawierały błędy w kwotach albo opisie usługi. Skoro dokumenty nie zostały nikomu udostępnione ani wysłane do KSeF i nie odzwierciedlają faktycznych zdarzeń, Dyrektor KIS odpowiedział wnioskodawcy wprost: „będą mieli Państwo prawo do anulowania tych faktur na etapie ich wewnętrznego tworzenia w systemie księgowym Spółki”. Tak brzmi ten fragment w omówieniach interpretacji w serwisach infor.pl i pit.pl.
W czerwcu pisaliśmy na Bezprawniku, że wraz z KSeF przedsiębiorcy stracili anulowanie faktury jako wygodne narzędzie naprawiania pomyłek. To nadal prawda, tylko trzeba dopowiedzieć, od którego momentu. Moim zdaniem obie interpretacje niczego nie liberalizują. One po prostu przypominają, że faktura ustrukturyzowana zaczyna istnieć dopiero w KSeF, a wszystko, co dzieje się wcześniej w programie, jest roboczą wersją.
Moment wystawienia faktury ustrukturyzowanej wyznacza granicę
Kluczowe jest więc to, kiedy faktura zostaje wystawiona. Ministerstwo Finansów w oficjalnych pytaniach i odpowiedziach o KSeF wyjaśnia, że w trybie online faktura jest wystawiona w dniu jej przesłania do systemu, nawet jeśli numer KSeF zostanie nadany dopiero następnego dnia. Po przyjęciu przez KSeF dokument staje się, jak to ujmuje resort, dokumentem prawnym, którego nie można zmieniać. Każdy błąd wymaga od tego momentu faktury korygującej. Opisywaliśmy już, jak wygląda korygowanie pomyłek w KSeF i czy ma sens poprawianie literówki w KSeF.
Jest też sytuacja pośrednia: plik wysłany, ale odrzucony przez system, na przykład z powodu błędu w strukturze. Tu MF odpowiada jednoznacznie: „Skoro plik XML został odrzucony, to faktura nie została wystawiona.” Nie ma czego korygować ani anulować. Należy poprawić plik i wysłać go ponownie.
Faktura w trybie offline24 po wręczeniu kontrahentowi
Bardziej skomplikowane są faktury wystawiane w trybie offline24, gdy podatnik ma kłopot z połączeniem, a także w czasie niedostępności lub awarii KSeF. Według MF taka faktura jest wystawiona w dacie, którą podatnik wpisał w polu P_1, a w trybie offline24 trzeba ją dosłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. Zazwyczaj trafia ona do nabywcy z kodami QR jeszcze przed nadaniem numeru KSeF, więc do obrotu w praktyce już weszła.
Jeśli w takiej fakturze jest błąd merytoryczny, resort każe najpierw przesłać fakturę pierwotną do KSeF, żeby otrzymała numer, a dopiero potem wystawić korektę. Gdy system odrzuci dosyłaną fakturę offline z przyczyn czysto technicznych, dokumentacja API KSeF publikowana przez MF przewiduje tzw. korektę techniczną, ale wyłącznie w celu usunięcia problemu technicznego, bez zmiany treści faktury. Interpretacje o anulowaniu nie dotyczą tych przypadków. Gorzej z fakturą offline, która powstała, ale nie trafiła jeszcze ani do klienta, ani do KSeF. Oficjalnej odpowiedzi na ten scenariusz nie znalazłem i tu radziłbym ostrożność.
Faktury poza KSeF w okresie przejściowym do końca 2026 r.
Zgodnie z informacjami MF do 31 grudnia 2026 r. faktury poza KSeF mogą wystawiać podatnicy, u których miesięczna sprzedaż z VAT dokumentowana takimi fakturami nie przekracza 10 tys. zł. Kto raz przekroczy ten próg, wchodzi do KSeF na stałe, co wyjaśnialiśmy, omawiając limit zwolnienia z KSeF. Do papierowych i PDF-owych faktur wystawianych w tym okresie stosuje się dotychczasową, wąską praktykę anulowania: dokument nie może dotrzeć do nabywcy, a transakcja nie może dojść do skutku.
Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmie już wszystkich. Rada Ministrów 20 października przyjęła projekt nowelizacji ustawy o VAT (druk sejmowy nr 3245), który przesuwa stosowanie kar z art. 106ni na 1 stycznia 2028 r. W czwartek pisałem, że KSeF dla najmniejszych firm to obowiązek od stycznia niezależnie od tego, czy kary przyjdą rok później. Projekt trafił dopiero do Sejmu i nie jest obowiązującym prawem, a sam obowiązek fakturowania w KSeF zostaje bez zmian.
Jak udokumentować anulowanie faktury przed wysłaniem do KSeF
Z obu interpretacji da się wyczytać trzy warunki. Dokument nie może trafić do KSeF, nie może zostać udostępniony nabywcy w jakiejkolwiek formie i nie może odzwierciedlać rzeczywiście wykonanej czynności w takiej postaci, w jakiej został sporządzony. Ten drugi warunek bywa łamany najczęściej. Wystarczy, że handlowiec wyśle klientowi mailem PDF z podglądem faktury „do akceptacji”, i argument o braku obrotu prawnego mocno słabnie. A dokument z wykazanym VAT, który wyszedł z firmy, może rodzić obowiązek zapłaty podatku na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.
W praktyce przedsiębiorca powinien:
- nie kasować błędnego projektu, tylko oznaczyć go w programie jako anulowany, z datą, przyczyną i osobą, która podjęła decyzję,
- zachować ślad w numeracji, żeby luka w serii była wyjaśniona przy ewentualnej kontroli,
- wystawić w KSeF nową, prawidłową fakturę, jeśli sprzedaż faktycznie się odbyła,
- sprawdzić, czy program nie wysyła faktur do KSeF automatycznie zaraz po zapisaniu, bo wtedy etap roboczy w ogóle nie istnieje.
Trzeba też pamiętać o ograniczeniu, które dotyczy każdej interpretacji indywidualnej. Chroni ona wyłącznie wnioskodawcę i tylko w opisanym przez niego stanie faktycznym. Innym firmom pokazuje jedynie, jak dziś rozumuje skarbówka. Kto ma zautomatyzowany, wieloetapowy obieg faktur i chce mieć pewność, może wystąpić o własną interpretację. Moim zdaniem najprostszym zabezpieczeniem jest jednak wewnętrzna akceptacja faktury przed wysyłką do KSeF.
