- Bezprawnik -
- Firma -
- Karta zamiast gorącej zupy. Fiskus zgodził się, żeby magazyn nie liczył PIT od posiłków profilaktycznych
Karta zamiast gorącej zupy. Fiskus zgodził się, żeby magazyn nie liczył PIT od posiłków profilaktycznych
Od 1 listopada pracodawcy, których ludzie pracują fizycznie pod chmurką, znów mają na głowie posiłki profilaktyczne. W magazynie pracującym na trzy zmiany, z ludźmi rozsianymi po kilku halach i placach, gorący obiad o 3 w nocy bywa fikcją. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 20 sierpnia 2026 r. potwierdził, że w takiej sytuacji doładowania kart przedpłaconych na jedzenie mogą być zwolnione z PIT, i to nawet wtedy, gdy pracodawca nie sprawdza, co pracownik za nie kupuje.
Kiedy pracodawca w ogóle musi dawać posiłki profilaktyczne
Podstawą jest art. 232 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Posiłek należy się nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych.
Zgodnie z § 3 rozporządzenia chodzi o prace związane z wysiłkiem fizycznym, przy których efektywny wydatek energetyczny w ciągu zmiany przekracza 2000 kcal u mężczyzn i 1100 kcal u kobiet. Niższy próg (1500 kcal u mężczyzn, 1000 kcal u kobiet) wystarczy, jeśli praca odbywa się w zamkniętych pomieszczeniach, gdzie ze względów technologicznych stale jest poniżej 10°C albo wskaźnik WBGT przekracza 25°C, a także na otwartej przestrzeni w okresie zimowym. Ten okres rozporządzenie definiuje wprost: „za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca”.
Praca na zewnątrz w okresie zimowym to typowy przypadek
W praktyce chodzi o budowy, place przeładunkowe, rampy magazynowe, drogowców. Pisaliśmy już o tym, jakie są obowiązki BHP zimą i jak w ogóle wygląda praca w okresie zimowym od strony przepisów. Osobną kwestią są napoje dla pracowników, które § 4 rozporządzenia przewiduje m.in. przy pracy na zewnątrz w temperaturze poniżej 10°C. Listę uprawnionych stanowisk pracodawca ustala w porozumieniu ze związkami, a gdy ich nie ma, po opinii przedstawicieli pracowników (§ 5).
Bony i talony w rozporządzeniu z 1996 r.
Pierwotnie rozporządzenie zakładało jedno gorące danie o wartości około 1000 kcal, a w razie przeszkód punkt gastronomiczny albo produkty do samodzielnego przyrządzenia. Od 9 lipca 2019 r., po nowelizacji opublikowanej w Dz.U. z 2019 r. poz. 1160, § 2 ust. 2 dopuszcza także bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do posiłku lub produktów. Słowa „karta” w przepisie nadal nie ma. Karta przedpłacona może się mieścić w „innych dowodach” wyłącznie w drodze wykładni.
Moim zdaniem to pokazuje, jak te przepisy zestarzały się względem rzeczywistości. Talon kojarzy się z PRL-owską stołówką, a dziś pracownik zmiany nocnej płaci telefonem na stacji benzynowej.
Co rozstrzygnął Dyrektor KIS (sygn. 0112-KDIL2-1.4011.601.2026.1.KF)
Jak opisał portal prawo.pl w tekście doradcy podatkowego Rafała Styczyńskiego, sprawa dotyczyła spółki logistyczno-magazynowej. Część jej pracowników pracuje w warunkach szczególnie uciążliwych, system jest trzyzmianowy, także w weekendy, stanowiska są rozproszone, a zaplecza do wydawania ciepłych dań brak. Firma chciała co miesiąc doładowywać pracownikom karty przedpłacone, którymi można płacić za jedzenie i napoje w punktach gastronomicznych. Wypłata gotówki z karty miała być zablokowana, ale pracodawca nie zamierzał kontrolować, co i kiedy ktoś kupuje.
Organ uznał, że takie karty są „innymi dowodami” w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, a ich wartość korzysta ze zwolnienia. Przepis zwalnia wartość bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, „w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych”. Skoro przychód jest zwolniony, pracodawca jako płatnik nie pobiera od niego zaliczki. Zwolnienie nie ma kwotowego limitu.
Trzy warunki, bez których zwolnienie upada
Z rozstrzygnięcia i z samego przepisu wynikają trzy warunki. Po pierwsze, realny obowiązek BHP, czyli konkretne stanowiska spełniające kryteria z § 3. Po drugie, rzeczywista niemożność wydania posiłku w zwykłej formie, najlepiej opisana w regulaminie (zmianowość, rozproszenie, brak kuchni). Po trzecie, karta nie może działać jak pieniądz, więc wypłata gotówki musi być zablokowana.
Karta dla wszystkich to już zwykły przychód
Największe ryzyko to pokusa, by dać kartę całej firmie. Doładowanie dla księgowej czy handlowca, który nie spełnia kryteriów z rozporządzenia, nie ma nic wspólnego z obowiązkiem BHP. To zwykły przychód ze stosunku pracy, od którego trzeba pobrać zaliczkę. Za niepobrany podatek odpowie płatnik.
Trzeba też pamiętać, że interpretacja indywidualna chroni wyłącznie tego, kto ją uzyskał, i tylko w opisanym przez niego stanie faktycznym. O tym, ile kosztuje i jak działa interpretacja indywidualna, pisaliśmy osobno. Fiskus potrafi też zmieniać zdanie, a stanowisko, że pracodawca nie musi niczego kontrolować, jest dość liberalne. W części publikacji branżowych można było wcześniej przeczytać, że pracodawca powinien jednak nadzorować, co kupowane jest za kartę.
Składki ZUS od kart na posiłki profilaktyczne
Rozporządzenie MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek w § 2 ust. 1 pkt 6 wyłącza z podstawy wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów BHP, a do nich zaliczane są posiłki profilaktyczne. ZUS bywa jednak nieufny wobec kart przedpłaconych i w sprawach dotyczących zwykłych posiłków (pkt 11) uznawał, że karta to w istocie środki pieniężne, a nie posiłek. Interpretacja KIS dotyczy tylko PIT i ZUS-u nie wiąże.
Karta lunchowa ZUS i PIT, czyli zupełnie inna historia
Nie należy tego mylić z benefitem, w którym firma daje kartę na lunch wszystkim chętnym. Tam zwolnienie PIT z art. 21 ust. 1 pkt 11b w ogóle nie wchodzi w grę, bo nie ma obowiązku BHP. Jest za to limit 450 zł miesięcznie w składkach, o którym pisałem przy temacie karta lunchowa ZUS.
Co rozsądny pracodawca zrobi przed zimą
Moim zdaniem rozstrzygnięcie jest sensowne. § 8 rozporządzenia mówi, że „Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje”, więc gotówka odpada, a wymaganie od magazynu, żeby o 2 w nocy gotował zupę dla trzech osób na odległym placu, jest oderwane od życia. Warunkiem jest porządek w papierach: lista stanowisk z § 5, regulamin opisujący, dlaczego gorący posiłek nie jest możliwy, ewidencja, kto i za które dni dostał doładowanie (§ 6 wiąże posiłek z dniami wykonywania uciążliwej pracy), oraz umowa z wydawcą karty blokująca gotówkę. Przy większej załodze rozsądnie jest też wystąpić o własną interpretację.
