- Bezprawnik -
- Firma -
- Twoja JDG potrzebuje skrzynki do e-doręczeń. Tak możesz ją założyć
Twoja JDG potrzebuje skrzynki do e-doręczeń. Tak możesz ją założyć
Wiemy już, że od 1 października obowiązek posiadania skrzynki do e-doręczeń obejmie także już istniejące firmy z wpisem do CEIDG. Tylko jak właściwie należy go spełnić?
To już ostatni etap wdrażania cyfryzacji korespondencji z urzędami
Powoli zmierzamy do ostatniej pozycji w harmonogramie wdrażania e-doręczeń w Polsce. Mamy do czynienia z kolejnym elementem cyfryzacji czynności dokonywanych w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami a państwem. Tym razem chodzi o możliwość wysyłania im urzędowej korespondencji w sposób zrównany z doręczeniem tradycyjnego listu poleconego na firmowy adres.
Kogo obejmie obowiązek od 1 października?
Od 1 października obowiązek posiadania skrzynki do e-doręczeń obejmie przedsiębiorców, których firma jest już wpisana do CEIDG. Chodzi więc o jednoosobowe działalności gospodarcze oraz spółki cywilne. Istnieje więc szansa, że kiedy czytacie te słowa, może już być za późno. Warto też przypomnieć, że nowo zakładane firmy rejestrowane w CEIDG muszą dysponować skrzynką do e-doręczeń już od początku zeszłego roku, a firmy wpisane do KRS objął system e-doręczeń od kwietnia tamtego roku.
Załóżmy więc, że jeszcze takową nie dysponujemy. Zwykła skrzynka mailowa nam nie wystarczy. Co teraz musimy zrobić? Na szczęście cały proces nie jest przesadnie skomplikowany.
Darmową skrzynkę do e-doręczeń oferuje Poczta Polska
W pierwszej kolejności musimy dysponować adresem do e-doręczeń, który będziemy mogli później aktywować w serwisie Biznes.gov.pl. Do wyboru mamy bezpłatną usługę publiczną prowadzoną przez operatora wyznaczonego, a więc Pocztę Polską, oraz komercyjne usługi kwalifikowane.
Usługa publiczna „Adres do Doręczeń Elektronicznych” jest dostępna dla wszystkich. Mogą z niej dobrowolnie skorzystać nawet osoby fizyczne, które nie mają nic wspólnego z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej. Służy dokładnie temu samemu: urzędowej komunikacji z podmiotami publicznymi.
Jak założyć adres do doręczeń elektronicznych krok po kroku?
ADE zakłada się poprzez wypełnienie wniosku na stronie internetowej Poczty Polskiej. Po utworzeniu konta zostaje ono automatycznie wpisane do Bazy Adresów Elektronicznych. Na wskazany we wniosku adres e-mail otrzymamy informację o utworzeniu ADE i skrzynki do doręczeń. Dostaniemy także wiadomość z instrukcją aktywacji. Pozostaje ją wypełnić i wskazać dodatkowy adres e-mail do notyfikacji.
Rozwiązania komercyjne oferują dodatkowe opcje, ale są płatne
Rozwiązania komercyjne nieco się różnią od usługi publicznej. Najważniejszym ich wyróżnikiem wydaje się możliwość wysyłania za ich pomocą korespondencji biznesowej. Poszczególni dostawcy mają także w swojej ofercie różnego rodzaju udogodnienia. Oczywiście mamy do czynienia z usługą płatną.
Na co dokładnie możemy liczyć w pakiecie, czego nie znajdziemy w usłudze publicznej? Przede wszystkim komercyjne e-doręczenia pozwalają obsłużyć większą liczbę użytkowników w ramach jednego konta. Niektórzy dostawcy limitują pojemność skrzynki, inni tego nie robią. W grę wchodzą czasem także lepsze sposoby organizacji korespondencji, nielimitowany czas przechowywania wiadomości, integracja z innymi usługami albo powiadomienia SMS.
Co istotne: wszyscy dostawcy usług kwalifikowanych oferują także bezpłatne pakiety. Docelowa cena typowej płatnej wersji dla firm rejestrowanych w CEIDG waha się między 129 a 399 zł netto.
Po założeniu skrzynki do e-doręczeń musisz ją aktywować
Mamy już utworzoną skrzynkę do e-doręczeń. Co dalej? Teraz musimy ją aktywować w serwisie Biznes.gov.pl. Tam logujemy się na nasze Konto Przedsiębiorcy — to przez nie przeprowadzamy również wszystkie zmiany w CEIDG — i przechodzimy do zakładki e-doręczenia. Jeśli nie wiemy jeszcze, jak założyć profil zaufany, warto zacząć właśnie od tego, bo bez niego się nie zalogujemy. Aktywację możemy przeprowadzić osobiście, może też dokonać jej wyznaczony przez nas administrator. Sprowadza się ona do wyboru interesującej nas skrzynki z przedstawionej nam listy i kliknięcia opcji „aktywuj”.
Kolejnym krokiem jest ustawienie adresu e-mail do przesyłania powiadomień. Proces aktywacji może trochę zająć. Po jego zakończeniu otrzymujemy powiadomienie o aktywowaniu skrzynki do e-doręczeń na wskazany przez nas adres.
Brak skrzynki do e-doręczeń zablokuje zmiany we wpisie do CEIDG
Brak skrzynki do e-doręczeń właściwie nie wiąże się z żadnymi osobnymi sankcjami. Nikt nie nałoży na nas żadnej grzywny albo kary administracyjnej. Problem w tym, że bez aktywnego wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych nie będziemy w stanie nawet zmienić naszego wpisu w CEIDG.
Podmioty publiczne będą nam wysyłać dokumenty drogą elektroniczną. Po prostu będziemy zdani na publiczną usługę hybrydową, w której Poczta Polska odbiera dokument elektroniczny, drukuje go, kopertuje i przesyła w tradycyjnej formie. Dla takich firm koniec listów poleconych jeszcze więc nie nadejdzie.
