Do startu obowiązkowego KSeF zostały trzy tygodnie. Teoretycznie harmonogram jest prosty: od 1 lutego 2026 roku obowiązek obejmuje duże firmy z obrotem powyżej 200 mln zł, od 1 kwietnia pozostałych podatników VAT, a od stycznia 2027 roku najmniejsze podmioty wystawiające faktury do 10 tys. zł miesięcznie. Adam Abramowicz w swoim wpisie na X punktuje jednak coś, co umyka w oficjalnej narracji Ministerstwa Finansów – i co może okazać się prawdziwą pułapką dla setek tysięcy przedsiębiorców.
KSeF od 1 lutego dotyczy wszystkich, nie tylko dużych firm
Abramowicz zwraca uwagę na fundamentalny problem: mimo że obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy początkowo tylko największych podmiotów, to już od 1 lutego absolutnie wszyscy przedsiębiorcy muszą być gotowi do odbierania faktur z systemu. Tankujesz służbowym autem na Orlenie? Kupujesz towar w dużej hurtowni? Zamawiasz materiały od producenta z grupy kapitałowej przekraczającej próg 200 mln zł obrotu? W każdym z tych przypadków musisz mieć dostęp do KSeF, bo właśnie tam trafią Twoje faktury kosztowe.
To oznacza, że obowiązkowy KSeF od kwietnia 2026 to w praktyce fikcja – realna data graniczna dla wszystkich przedsiębiorców to 1 lutego. I właśnie dlatego ironiczna wizja pana Janka, 60-letniego wulkanizatora spod Krosna, który miałby „ogarnąć wszystko w 5 minut", tak mocno rezonuje w środowisku przedsiębiorców.
Procedura dostępu do KSeF, czyli cyfrowa droga przez mękę
Były Rzecznik MŚP drobiazgowo wylicza w swoim wpisie kolejne kroki, które musi wykonać przedsiębiorca, żeby w ogóle móc korzystać z systemu. Warto przyjrzeć się tej liście, bo doskonale ilustruje ona przepaść między ministerialną narracją o „prostym i intuicyjnym systemie" a rzeczywistością.
Osoby fizyczne prowadzące działalność muszą najpierw posiadać profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Niby oczywistość, ale według danych z 2024 roku wciąż kilkanaście procent dorosłych Polaków nigdy nie korzystało z żadnych usług cyfrowych administracji. Dla nich samo założenie profilu zaufanego to bariera, której pokonanie wymaga albo wizyty w urzędzie, albo potwierdzenia przez bankowość elektroniczną – co z kolei zakłada posiadanie konta w banku obsługującym tę funkcję.
Dla spółek sytuacja jest jeszcze bardziej skomplikowana. Aby uzyskać dostęp do KSeF, należy złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, wskazując konkretną osobę fizyczną uprawnioną do zarządzania uprawnieniami w systemie – na przykład jednego ze wspólników lub członka zarządu. Ta osoba musi podać swój adres e-mail i również posiadać profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Dopiero po przetworzeniu formularza przez urząd skarbowy można przejść do kolejnego etapu.
Następnie trzeba zalogować się do Modułu Certyfikatów i Uprawnień, uwierzytelnić się i wygenerować certyfikat, który stanowi „klucz dostępu" do systemu. Po uzyskaniu certyfikatu można nadawać uprawnienia pracownikom, biurom rachunkowym i współpracownikom – definiując, kto może wystawiać faktury, kto je przeglądać, a kto zarządzać całością uprawnień.
„Wszystko jest jasne, proste, nie wymaga wiedzy i doświadczenia w poruszaniu się w przestrzeni cyfrowej. Panie Janku, proszę się nie przejmować. Jakoś to będzie" – podsumowuje sarkastycznie Abramowicz.
Wykluczenie cyfrowe to nie wymówka, to realny problem
Ministerstwo Finansów wielokrotnie zapewniało, że system został zaprojektowany z myślą o wszystkich przedsiębiorcach, również tych mniej biegłych technologicznie. Problem w tym, że oficjalne informacje o KSeF skupiają się na najbardziej typowych przypadkach, skrzętnie omijając sytuacje bardziej egzotyczne, które mogą się pojawić w codziennej praktyce małych firm.
Przedsiębiorca, który przez trzydzieści lat prowadził zakład wulkanizacyjny w małej miejscowości pod Krosnem, wystawiając faktury ręcznie lub w najprostszym programie do fakturowania, nagle musi zmierzyć się z ekosystemem obejmującym profile zaufane, certyfikaty, uprawnienia, moduły i formularze. Może oczywiście zlecić to biuru rachunkowemu – ale to generuje dodatkowe koszty, które dla mikroprzedsiębiorcy mogą być odczuwalne.
Co więcej, KSeF obejmie również działalność nierejestrowaną od 1 stycznia 2027 roku. Osoby dorabiające na drobnej sprzedaży czy usługach, które do tej pory nie musiały nawet posiadać NIP-u, będą zmuszone do wejścia w system. To może skutecznie zniechęcić do legalnego prowadzenia takiej działalności.
Bezpieczeństwo systemu pod znakiem zapytania
Obawy Abramowicza dotyczą nie tylko kwestii praktycznych związanych z obsługą systemu. KSeF 2.0 ma poważne luki bezpieczeństwa, na które zwracają uwagę eksperci. Kluczowy problem polega na tym, że certyfikaty KSeF nie posiadają możliwości ograniczenia do konkretnego podmiotu – jeden certyfikat oznacza dostęp do wszystkich kontekstów, w których użytkownik ma uprawnienia.
W praktyce oznacza to, że księgowa pracująca jednocześnie w gminie i małym biurze rachunkowym może – teoretycznie – używając certyfikatu przechowywanego w systemie biura, uzyskać dostęp do faktur jednostki samorządowej. Skala potencjalnego problemu jest ogromna, bo w KSeF będą operować podmioty krytyczne dla bezpieczeństwa państwa: elektrownie, wodociągi, szpitale, firmy zbrojeniowe.
Ministerstwo Finansów wielokrotnie zapewniało o bezpieczeństwie systemu. Przedsiębiorcy i eksperci ds. cyberbezpieczeństwa mają jednak prawo do sceptycyzmu, szczególnie w świetle historii wdrażania KSeF – przypomnijmy, że pierwotnie system miał być obowiązkowy już od 2024 roku, ale został zablokowany ze względu na krytyczne błędy w kodzie.
Polski Ład 2.0? Abramowicz ostrzega przed powtórką z historii
Porównanie do pierwszych miesięcy Polskiego Ładu nie jest przypadkowe. Tamta reforma, wprowadzona 1 stycznia 2022 roku, wywołała chaos podatkowy na niespotykaną skalę. Przedsiębiorcy, księgowi i urzędnicy skarbowi przez tygodnie nie wiedzieli, jak interpretować nowe przepisy. System informatyczny nie nadążał za zmianami, a kolejne nowelizacje wprowadzane w trybie ekspresowym tylko pogłębiały zamieszanie.
Czy KSeF może powtórzyć ten scenariusz? Abramowicz najwyraźniej uważa, że tak – i to w jeszcze bardziej dotkliwej formie. O ile Polski Ład dotyczył przede wszystkim kwestii rozliczeniowych, które można było korygować w kolejnych miesiącach, o tyle KSeF dotyczy bieżącego funkcjonowania firm. Jeśli system się „położy" lub okaże się niewydolny przy masowym obciążeniu, przedsiębiorcy mogą mieć problem z wystawianiem i odbieraniem faktur – a więc z podstawową dokumentacją obrotu gospodarczego.
Apele o kolejne przełożenie KSeF nie znajdują jednak posłuchu w Ministerstwie Finansów. Resort wydaje się zdeterminowany, by tym razem dotrzymać terminu. Do końca 2026 roku nie są przewidziane kary za niekorzystanie z systemu, co ma dać przedsiębiorcom czas na oswojenie się z nową rzeczywistością. Pytanie tylko, czy to wystarczy.
Co dalej z panem Jankiem spod Krosna?
Ironiczna figura 60-letniego wulkanizatora, którą posłużył się Abramowicz, doskonale ilustruje przepaść między ministerialnym optymizmem a rzeczywistością polskiego mikroprzedsiębiorczości. W Polsce działa ponad 2 miliony firm jednoosobowych, z których znaczna część to właśnie takie lokalne biznesy – warsztaty, zakłady rzemieślnicze, małe sklepy, punkty usługowe.
Dla ich właścicieli KSeF to nie „usprawnienie procesów fakturowania", jak przedstawia to Ministerstwo Finansów, ale kolejny obowiązek administracyjny, który wymaga czasu, pieniędzy i kompetencji cyfrowych. Owszem, docelowo system ma przynieść korzyści w postaci skróconego terminu zwrotu VAT czy braku obowiązku archiwizowania faktur. Ale żeby do tych korzyści dotrzeć, trzeba najpierw przejść przez proces wdrożenia – i tu zaczynają się schody.
Adam Abramowicz przez lata jako Rzecznik MŚP był głosem małych i średnich przedsiębiorców w debacie publicznej. Jego ostrzeżenia dotyczące KSeF wpisują się w tę tradycję. Czy okażą się prorocze? Odpowiedź poznamy już za kilka tygodni.
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
