Ładowanie firmowego elektryka — jak rozliczyć koszty energii (dom, biuro, trasa)?

Zamiast faktury za paliwo. Jak nowocześnie i sprawnie rozliczać ładowanie firmowego „elektryka"?

Zarządzanie kosztami energii w nowoczesnej flocie wymaga od przedsiębiorcy wdrożenia nowych, w dużej mierze zautomatyzowanych procedur. Z punktu widzenia księgowości i optymalizacji całkowitych kosztów posiadania (TCO), kluczem do sukcesu jest wybór dostawcy, który wraz z samochodem oferuje spójny ekosystem do zarządzania ładowaniem.

Doskonałym przykładem takiego kompleksowego podejścia jest polityka Forda wobec klientów biznesowych, w której przemyślano każdy z trzech głównych scenariuszy uzupełniania energii: pod biurem, w trasie oraz w domu pracownika.

Jak rozliczyć ładowanie na biurowym parkingu?

Z perspektywy księgowej jest to wariant najprostszy do wdrożenia. Jeżeli firma dysponuje własnym parkingiem i decyduje się na instalację punktów ładowania (tzw. słupków prądu zmiennego AC lub szybszych stacji DC), energia pobierana przez firmowe auta, takie jak zwinna Puma Gen-E czy przestronny Explorer, stanowi bezpośredni koszt prowadzenia działalności. Przedsiębiorstwo rozlicza się ze swoim dostawcą energii na podstawie jednej, ogólnej faktury za prąd dla całego budynku czy kompleksu.

Co więcej, nowoczesne stacje ładowania instalowane w firmach posiadają oprogramowanie pozwalające na przypisanie zużycia do konkretnego pracownika (np. za pomocą kart RFID). Daje to możliwość pełnej analityki i precyzyjnego monitorowania, ile kosztuje utrzymanie poszczególnych pojazdów we flocie, co stanowi nieocenioną wiedzę przy planowaniu kolejnych budżetów.

W trasie: jedna aplikacja, jedna faktura

Kolejnym ważnym punktem logistyki flotowej jest uzupełnianie energii podczas podróży służbowych. Rynek publicznych stacji ładowania dynamicznie rośnie, a różni operatorzy często proponują własne aplikacje i cenniki. Zamiast obciążać księgowość ręcznym rozliczaniem dziesiątek drobnych rachunków z delegacji, warto postawić na sprawdzone rozwiązania systemowe.

Z pomocą przychodzą tu zintegrowane usługi sieciowe oferowane bezpośrednio przez producentów. Wybierając modele elektryczne Forda, firma zyskuje dostęp do sieci BlueOval Charge Network x Octopus Electroverse. To innowacyjny system, który pod jednym szyldem agreguje ponad milion publicznych punktów ładowania w ponad 30 krajach europejskich – od popularnych ładowarek AC po superszybkie stacje DC, takie jak IONITY. Tym samym pracownik podróżujący elektrycznym Capri po całej Europie używa tylko jednej autoryzowanej karty lub aplikacji.

Z perspektywy firmy oznacza to niesamowitą wygodę i redukcję biurokracji – na koniec okresu rozliczeniowego księgowość otrzymuje po prostu jedną, zbiorczą fakturę za wszystkie sesje ładowania w trasie, zrealizowane przez cały zespół.

Domowy garaż pracownika. Atrakcyjne stawki i proste rozliczenia

Jednym z najchętniej wybieranych przez samych kierowców scenariuszy jest ładowanie samochodu w domu, zwłaszcza przy wykorzystaniu preferencyjnych, nocnych taryf energetycznych (G12, G12w). Jak w takiej sytuacji sprawiedliwie zwrócić pracownikowi koszty prądu zużytego do celów służbowych?

Obecnie sprawdzonym i rekomendowanym przez doradców podatkowych rozwiązaniem są rozliczenia oparte na wskazaniach tzw. podliczników, montowanych bezpośrednio w domowych stacjach ładowania (Wallboxach). Firma zawiera z pracownikiem prostą umowę o używanie domowej instalacji do celów służbowych, a na podstawie precyzyjnego raportu ze stacji wypłaca zwrot kosztów zużytej energii. Zgodnie z utrwaloną linią interpretacyjną Krajowej Informacji Skarbowej, jeżeli zwrot dotyczy prawidłowo udokumentowanego zużycia i pojazdu udostępnionego przez pracodawcę, nie generuje on odrębnego przychodu po stronie pracownika – mieści się bowiem w ryczałcie za używanie samochodu służbowego do celów mieszanych (250 lub 400 zł miesięcznie, w zależności od mocy pojazdu), analogicznie do kosztu paliwa.

Aby jednak proces ładowania przebiegał płynnie, niezbędny jest odpowiedni sprzęt w garażu kierowcy. Tu z pomocą przychodzi Ford, który w swoich standardowych ofertach zakupowych i finansowych dla klientów biznesowych dokłada do każdej zamówionej Pumy Gen-E czy Explorera inteligentną ładowarkę Wallbox o wartości 4 500 zł brutto. Urządzenie można z łatwością zamontować u pracownika, co radykalnie obniża całkowity koszt użytkowania pojazdu (energia z domowego gniazdka, szczególnie w taryfach nocnych, należy do najtańszych sposobów ładowania EV) i jednocześnie daje mierzalne podstawy do transparentnego rozliczania prądu między pracownikiem a działem finansowym.

Co ważne, sam Ford oferuje również rozwiązanie stworzone z myślą o firmach, które chcą zminimalizować barierę wejścia w elektromobilność – program Ford Ambasador. Pozwala on na wynajem długoterminowy elektrycznej Pumy Gen-E lub Explorera z wpłatą własną zaledwie 6 900 zł brutto i miesięczną ratą leasingową już od 940 zł netto dla firm. Oferta zawiera obsługę serwisową i ubezpieczenie, co dodatkowo upraszcza księgowanie floty. Domowy Wallbox można w tym przypadku nabyć osobno lub wybrać standardową ofertę zakupową Forda, w której jest on dołączony do samochodu.

Nowy wymiar rozliczania. Kolejna zaleta samochodów elektrycznych

Przez dekady działy księgowości musiały polegać na papierowych fakturach i kartach paliwowych, które dawały jedynie ogólny pogląd na koszty. Przy rozliczaniu kosztów ładowania samochodów elektrycznych przedsiębiorca po raz pierwszy otrzymuje narzędzia do głębszej i precyzyjnej analityki. Zamiast szacować, dokładnie wie, czy dany kilowat został pobrany z taniego gniazdka nocą, czy z szybkiej ładowarki na autostradzie.

Zyskują na tym nie tylko analitycy finansowi, ale również sami kierowcy. Eliminacja konieczności zbierania faktur z delegacji, pobierania zaliczek czy zakładania własnych środków na publicznych stacjach to ogromna oszczędność czasu. Z kolei jasne, oparte na twardych danych z podlicznika rozliczanie prądu z domowego Wallboxa buduje przejrzyste relacje na linii pracodawca–pracownik.

Wybierając doświadczonych partnerów motoryzacyjnych, firma nie musi budować tej infrastruktury od zera. Gotowe rozwiązania – od domowej ładowarki Wallbox dołączanej do Pumy Gen-E i Explorera, przez elastyczny program Ford Ambasador, po zintegrowaną, ogólnoeuropejską sieć BlueOval Charge Network x Octopus Electroverse – sprawiają, że rozliczanie rozproszonych źródeł energii przestaje być wyzwaniem. Właściwie wdrożony system udowadnia, że prąd to dziś nie tylko ekonomiczne „paliwo" dla biznesu, ale przede wszystkim transparentne i bezpieczne rozwiązanie z punktu widzenia firmowego budżetu.

Tekst powstał we współpracy z marką Ford

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj