Po pierwsze: monitoring poczty służbowej pracownika jest możliwy wówczas, gdy jest spełniony cel określony w art. 223 par. 1 kodeksu pracy
Zacznijmy od tego, że podstawą prawną umożliwiającą pracodawcy kontrolowanie zawartości służbowych skrzynek pocztowych pracowników jest art. 223 par. 1 kodeksu pracy, zgodnie z którym:
Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).
W świetle przytoczonego artykułu, skorzystanie przez pracodawcę z monitoringu pracowniczej poczty elektronicznej jest możliwe wówczas, gdy celem wprowadzenia tego rozwiązania w miejscu pracy jest zapewnienie efektywnej organizacji czasu pracy oraz należytego wykorzystywania przez pracownika narzędzi pracy, które zostały mu udostępnione przez pracodawcę. Przesłanki te mają charakter na tyle ogólny, że pracodawca w zasadzie bez większego problemu może znaleźć argument uzasadniający stosowanie kontroli poczty służbowej. Jest to logiczne i w pełni racjonalne, ponieważ pracownik używający służbowej skrzynki pocztowej działa w imieniu i na rzecz swojego pracodawcy.
Po drugie: pracodawca nie może naruszyć tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika
Warto jednak zwrócić uwagę na brzmienie art. 223 par. 2 kodeksu pracy, w którym Ustawodawca odniósł się do kwestii tajemnicy korespondencji:
Sprawdź polecane oferty
RRSO 21,36%
Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Wydaje się, że służbowa skrzynka pocztowa, to narzędzie, które powinno być wykorzystywane przez pracownika wyłącznie do realizacji zadań związanych z obowiązkami zawodowymi. Zatem kiedy pracodawca, który kontroluje skrzynkę pocztową pracownika może natrafić na informacje objęte tajemnicą korespondencji? Zazwyczaj taka sytuacja będzie miała miejsce wówczas, gdy pracownik wykorzystuje służbowy adres e-mail do celów prywatnych. A jak wiadomo, służbowa skrzynka pocztowa nie jest po to, by wysyłać z niej prywatne e-maile. Jednak przepis ten jest dyskusyjny. Oceniając zasadność tej regulacji, z jednej strony należy wziąć pod uwagę słuszny interes pracodawcy, a z drugiej, prawo pracownika do prywatności. Mając na uwadze, że to pracodawca musi zapewnić, by monitoring poczty elektronicznej nie godził w tajemnicę korespondencji oraz innych dóbr pracownika, wydaje się, że to od niego powinno zależeć, jaką decyzję podejmie, by działać w sposób zgodny z kodeksem pracy. Chyba najprostszym i najtrafniejszym rozwiązaniem jest przekazanie pracownikom klarownej informacji (w dość oczywistej sprawie), że służbowa skrzynka pocztowa nie może być wykorzystywana do celów prywatnych.
Po trzecie: pracownik musi mieć świadomość, że służbowa skrzynka pocztowa jest objęta monitoringiem
Kwestia konieczności poinformowania pracowników o prowadzeniu przez pracodawcę monitoringu służbowej poczty elektronicznej została niedawno podkreślona przez Urząd Ochrony Danych Osobowych. Jak wynika ze stanowiska opublikowanego na stronie Urzędu:
Pracownik musi zostać poinformowany w jakim celu pracodawca zamierza stosować monitoring, poznać zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Informacje te ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
W świetle art. 222 §7 kodeksu pracy, o wprowadzeniu monitoringu poczty służbowej, pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty zwyczajowo w zakładzie pracy. Jak wskazuje UODO, pracodawca może zatem zdecydować się na skierowanie do każdego pracownika pisma, umieszczenie odpowiedniego obwieszczenia na tablicy ogłoszeń, przekazanie komunikatu mailowego, czy też skierowanie informacji za pośrednictwem intranetu. Na koniec warto dodać, że pracownik musi zostać poinformowany o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej nie później, niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem.
