Dla zrozumienia całego problemu warto zacząć od przypomnienia, kiedy należy się odprawa dla pracownika. Zasada jest prosta – pracodawca musi zatrudniać co najmniej 20 pracowników, a przyczyny rozwiązania umowy o pracę muszą leżeć po jego stronie. Klasyczny przykład stanowi rozwiązanie umowy o pracę w związku z likwidacją stanowiska pracy.  Zwykle odprawę wypłaca się w przypadku zwolnień grupowych. Może jednak przysługiwać pracownikowi także przy zwolnieniu indywidualnym, o ile wypowiedzenie umowy przebiegało na mocy ustawy o szczególnych zasadach rozwiązania z pracownikami stosunku pracy z przyczyn nieleżących po stronie pracowników.

Wadliwe rozwiązanie umowy o pracę uprawnia natomiast pracownika do złożenia odwołania do sądu. Może on domagać się uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, a jeśli umowa o pracę została już rozwiązana – przywrócenia do pracy lub wypłaty odszkodowania. Przyczyn wadliwego rozwiązania umowy może być wiele – od niezachowania formy pisemnej, przez brak przeprowadzenia obowiązkowych konsultacji aż po wskazanie nierzeczywistej przyczyny rozwiązania umowy.

To właśnie przyczyna wadliwego rozwiązania umowy o pracę ma wpływ na obowiązek zwrotu odprawy. Jeśli np. pracownik wykaże przed sądem, że likwidacja stanowiska o pracę rzeczywiście była tylko fikcyjna, ma prawo domagać się przywrócenia do pracy lub odszkodowania. Jednocześnie odpadnie jednak podstawa wypłaty odprawy, czyli przyczyna leżąca wyłącznie po stronie pracodawcy. A to z kolei pociągnie za sobą obowiązek zwrotu otrzymanych pieniędzy.

Na takim stanowisku stanął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 5 października 2007 roku (II PK 9/07). Jego zdaniem ustalenie przez sąd w toku procesu, że nie zachodziły przyczyny niedotyczące pracownika uzasadniające rozwiązanie umowy skutkuje także uznaniem odprawy pieniężnej za bezpodstawną. Pracownik, który nie zgadza się z przyczynami wypowiedzenia i żąda wypłaty odszkodowania, musi więc liczyć się z konsekwencjami takie działania. Tym samym w razie rozstrzygnięcia postępowania na jego korzyść zobowiązany będzie do zwrotu otrzymanej odprawy. Decyzję o złożeniu odwołania do sądu pracy często podejmuje się więc na podstawie prostej kalkulacji – co się bardziej opłaca: uzyskanie odszkodowania czy zachowanie odprawy?

Inaczej natomiast sytuacja wygląda w przypadku, gdy wadliwe rozwiązanie umowy o pracę wiązało się z niedopełnieniem kwestii formalnych – na przykład niezachowaniem formy pisemnej lub zwolnieniem pracownika w czasie, gdy obowiązywała szczególna ochrona trwałości stosunku pracy. Wówczas  mimo rozstrzygnięcia przez sąd sprawy na korzyść pracownika wszystkie warunki zapłaty odprawy wciąż będą obowiązywać. To z kolei oznacza, że pracownik nie będzie musiał zwrócić uzyskanych pieniędzy dotychczasowemu pracodawcy.