Termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2023 rok już upłynął. Tym samym dla członków zarządu to ostatni moment na złożenie sprawozdania finansowego do KRS. Niekiedy jednak pomimo upływu ustawowego terminu zarząd nie dysponuje zatwierdzonym przez wspólników dokumentem. Nawet w takim przypadku z wypełnieniem swojego obowiązku nie wolno czekać. W przeciwnym razie można narazić się na kary.
Wspólnicy powinni zatwierdzić sprawozdanie finansowe, ale jeśli tego nie zrobią to problem ma zarząd
Sprawozdanie finansowe to jeden z najważniejszych dokumentów ukazujących płynność finansową danego przedsiębiorstwa. Powinno ono być sporządzone w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, czego pilnuje kierownik jednostki, którym w spółce kapitałowej są członkowie zarządu. Następnie sprawozdanie finansowe jest przedkładane wspólnikom bądź akcjonariuszom, którzy dokonują jego analizy, a następnie zatwierdzenia. Zarówno zgromadzenie wspólników, jak i walne zgromadzenie akcjonariuszy powinny podjąć uchwały w tym przedmiocie do dnia 30 czerwca.
W idealnej rzeczywistości zatwierdzone sprawozdanie finansowe trafia z powrotem do zarządu. Jego członkowie są zobowiązani przepisami do złożenia dokumentów do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Co jednak zrobić, gdy wspólnicy nie podjęli stosownej uchwały? Zdarzają się przecież sytuacje, gdy z powodu konfliktu pomiędzy wspólnikami nie są oni w stanie osiągnąć porozumienia w żadnej sprawie. Życie zna też przypadku, kiedy to na zwołanym zwyczajnym zgromadzeniu wspólników nie stawi się nikt, a tym samym sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone.
Tego typu sytuacje nie wynikają z zaniedbań zarządu. Wszak do jego obowiązków należy jedynie zwołanie zgromadzenia i umożliwienie wspólnikom zapoznanie się ze sprawozdaniem odpowiednio wcześniej. Pomimo tego, obowiązek złożenia dokumentów do KRS ciąży właśnie na zarządzie. Dlatego też w sytuacji dysponowania niezatwierdzonym sprawozdaniem finansowym jego członkowie nie powinni zwlekać z wypełnieniem swojej powinności.
Termin na złożenie sprawozdania finansowego do KRS płynie pomimo niezatwierdzenia dokumentu
Jak wskazuje art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie. Nie jest zatem istotne z jakich przyczyn sprawozdanie nie zostało zatwierdzone. Może to wynikać z zaniedbań po stronie wspólników, jak i po prostu kwestionowaniem przez nich wniosków płynących z dokumentu. W obu przypadkach zarząd i tak powinien złożyć sprawozdanie do KRS najpóźniej do dnia 15 lipca.
To jednak nie koniec obowiązków spoczywających na zarządzie. Należy bowiem pamiętać, że w momencie, gdy wspólnicy zdecydują się zatwierdzić sprawozdanie, bieg rozpoczyna kolejny 15-dniowy termin na jego przedłożenie w rejestrze. Co więcej, to właśnie w tym momencie do KRS trafić też powinny sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, oraz odpis uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Większość podmiotów musi też pamiętać o obowiązku sporządzenia i przedłożenia sprawozdania z prowadzonej działalności.
W praktyce zatem, w sytuacji niezatwierdzenia sprawozdania finansowego w ustawowym terminie, zarząd musi je złożyć do rejestru dwukrotnie.
Kara za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie może być dotkliwa
Członkowie zarządu powinni pamiętać, że w przypadku braku złożenia sprawozdania finansowego w terminie mogą ponieść odpowiedzialność osobistą. Zgodnie bowiem z art. 79 ust. 4 ustawy o rachunkowości kto nie składa tego dokumentu w rejestrze podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Grzywna wymierzana jest w stawkach dziennych. Ich liczba wynosi od 10 do 540, a wysokość jednej stawki dziennej – od 10 do 2000 zł.
Z kolei kara ograniczenia wolności może być orzeczona w wymiarze od 1 miesiąca do nawet 2 lat. Polega ona najczęściej na wykonywaniu prac społecznych bądź potrącaniu części wynagrodzenia. Uprawnienia przymuszające spółkę do złożenia sprawozdania posiada też sąd rejestrowy, który może w tym celu wszcząć postępowanie. Zarząd powinien w pierwszej kolejności spodziewać się wezwania do wykonania ciążącego na nim obowiązku. Dopiero w przypadku jego zignorowania sąd może zdecydować o nałożeniu grzywny.
Brak zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez wspólników nie jest zatem dla członków zarządu żadną wymówką do jego niezłożenia w odpowiednim rejestrze. Należy bowiem pamiętać, że konsekwencje takiego działania dotkną właśnie zarząd. Jedynym problemem wspólników będzie brak możliwości podziału zysku bądź pokrycia straty.
