Pliki JPK_VAT – m.in. ze względu na ciągłe zmiany, które wprowadza Ministerstwo Finansów, a także niejasne interpretacje – wciąż przysparzają przedsiębiorcom i ich księgowym sporo problemów. Jest jednak sposób, by tego uniknąć – podobnie jak ewentualnych kar za błąd.
Wypełnianie plików JPK_VAT wciąż przysparza przedsiębiorcom wielu problemów
1 października 2020 r. weszły w życie przepisy dotyczące nowego pliku JPK_VAT, który niejako połączył dwa dokumenty, które wcześniej przedsiębiorcy wysyłali odrębnie – czyli JPK i deklarację VAT. W listopadzie – po pierwszej wysyłce pliku przez przedsiębiorców – Ministerstwo Finansów udzieliło też informacji, jakie błędy związane z wypełnieniem pierwszego JPK_VAT zostały popełnione najczęściej. Na przykład część przedsiębiorców usiłowało wysłać plik dwukrotnie (najpierw z uzupełnioną częścią ewidencyjną, później – z deklaracją), część próbowała złożyć korekty za okresy sprzed października 2020 r. na nowym wzorze pliku (a powinni to zrobić na dotychczasowych zasadach). Zdarzało się też, że przedsiębiorcy nie podpisywali plików czy udzielone przez nich pełnomocnictwo było nieaktualne.
Nie zabrakło też wątpliwości związanych z kodami GTU czy oznaczeniami TP. Teoretycznie MF wcześniej umieściło na stronie specjalne objaśnienia, jednak nie dla wszystkich przedsiębiorców okazały się one wyczerpujące. Dodatkowo tuż przed terminem obowiązkowej wysyłki pierwszego pliku JPK_VAT MF poinformowało również, że rozważa dodatkowe zmiany we wspomnianych kodach GTU. To wzmogło i tak już dużą niepewność przedsiębiorców co do tego, czy będą w stanie poprawnie wypełnić i wysłać JPK_VAT.
Kwestią, która do tej pory martwi przedsiębiorców, jest ewentualna kara w wysokości 500 zł za pojedynczy błąd w JPK. W teorii naczelnik US ma – jeszcze przed nałożeniem kary – poinformować przedsiębiorcę o popełnionych błędach, tak, by dać mu szansę na korektę pliku. Przedsiębiorca ma na to 14 dni; zamiast poprawiania błędu wskazanego przez naczelnika US może jednak również złożyć wyjaśnienie, że jego zdaniem plik nie zawierał błędów wskazanych przez skarbówkę. Jeśli jednak przedsiębiorca nic nie zrobi po wskazaniu przez naczelnika US błędu w JPK_VAT, to karę będzie musiał zapłacić. To samo spotka go w momencie, gdy nie będzie wiedział, jak właściwie ma poprawić rzekomy błąd lub gdy jego wyjaśnienie okaże się dla skarbówki niewystarczające.
Trzeba też podkreślić, że wraz z nowym plikiem JPK_VAT przybyło obowiązków ewidencyjnych, a same pliki mogą zawierać setki danych. To z kolei nie tylko dołożyło przedsiębiorcom i księgowym pracy, ale sprawiło, że o wspomniany błąd – chociażby formalny – naprawdę nie jest trudno.
A szykują się już kolejne zmiany w JPK_VAT
Jakby tego było mało, MF zapowiedziało niedawno kolejne zmiany w JPK_VAT – tym razem związane z oznaczeniem „MPP”. Po wejściu zmian w życie każda z transakcji objęta mechanizmem podzielonej płatności (niezależnie od tego, czy zastosowanie mechanizmu było obowiązkowe, czy też nie) będzie musiała mieć oznaczenie MPP. Ten sam projekt zakłada zresztą kolejne zmiany także w kodach GTU (m.in. GTU 02,03, 10 oraz 12) oraz oznaczeniach TP.
Teoretycznie zmiana prawa ma pomóc w wyeliminowaniu wątpliwości interpretacyjnych. To pokazuje jednak tylko, że po kilku miesiącach od wprowadzenia obowiązkowego JPK_VAT przedsiębiorcy (oraz księgowi i biura rachunkowe) nadal nie mają pewności co do części przepisów dotyczących nowego pliku.
Przedsiębiorcy mają jednak możliwość skorzystania z aplikacji, która zdejmie z nich ciężar zamartwiania się o poprawność JPK_VAT
Ze względu na opisywane wyżej problemy część przedsiębiorców może poszukiwać rozwiązania, które zagwarantowałoby im wysyłkę JPK_VAT bez dodatkowego stresu wynikającego z wątpliwości interpretacyjnych i groźby kary. Dotyczy to nie tylko tych, którzy samodzielnie prowadzą swoją księgowość, ale także korzystających z usług księgowych i biur rachunkowych, również borykających się z problemami związanymi z interpretacją przepisów. Rozwiązaniem ich problemów może być usługa CloudTax.pl od home.pl. Aplikacja jest oparta o technologię firmy Microsoft i chmurę Azure, przekładając się tym samym na wysokie standardy bezpieczeństwa, wydajności działania i korzystania z najnowocześniejszych rozwiązań Microsoft. Ta synergia technologii oraz specjalistycznej wiedzy z zakresu prawa podatkowego kancelarii prawniczej GWW pozwoliła na stworzenia aplikacji CloudTax.pl, która wykrywa nieprawidłowości w JPK_VAT, takie jak np.:
- zbyt późne lub zbyt wczesne rozpoznanie podatku należnego,
- zbyt wczesne rozpoznanie prawa do odliczenia podatku VAT
- brak prawa lub ograniczone prawo do odliczenia podatku VAT
- badanie rozliczenia transakcji w mechanizmie Reverse Charge,
- prawidłowość użycia MPP (mechanizm podzielonej płatności)
- zbyt wczesne lub późne wystawienie faktur
- błędne oznaczenie transakcji
- niepoprawna data dokumentu
- błędna nazwa kontrahenta
- wielokrotne odliczenie VAT z tej samej faktury
- brak wartości dla zapisu
- inne błędy w deklaracji VAT
Tym samym CloudTax.pl możliwe jest zbadanie pliku JPK_VAT nie tylko pod kątem merytorycznym (czyli np. kodów GTU czy oznaczenia TP), ale także – formalnym i strukturalnym, na które MF również zwróciło uwagę w informacji opublikowanej po pierwszej wysyłce nowych plików JPK_VAT. Jeśli chodzi natomiast o wspomnianą weryfikację merytoryczną, to w ramach usługi CloudTax.pl pliki JPK_VAT są sprawdzane za pomocą ponad 40 różnych badań eksperckich. To unikalna opcja dostępna na rynku – zwłaszcza dla firm z sektora MSP. Zgodność merytoryczna z przepisami prawa jest zapewniona przez 120 prawników i doradców podatkowych kancelarii GWW. Wcześniej małe i średnie firmy nie mogły korzystać z takich rozwiązań; teraz jest to możliwe.
Warto też zwrócić uwagę na fakt, że tylko w ramach CloudTax.pl możliwe jest wyliczenie deklaracji VAT, sprawdzenie reguł w polach deklaracji podczas edycji oraz eksportu. Samo korzystanie z aplikacji jest niezwykle intuicyjne. Interfejs został zaprojektowany w taki sposób, by użytkownik nie miał problemu z odnalezieniem poszczególnych funkcji i korzystaniem z nich. Raport z badania pliku JPK_VAT generowany jest maksymalnie w ciągu minuty.
Ubezpieczenie od błędów w JPK_VAT – skuteczna ochrona przed karą za błędy w pliku
Przedsiębiorców powinien zainteresować też fakt, że w ramach usługi mogą także skorzystać z ubezpieczenia od błędów w JPK_VAT (o ile udowodnią, że zweryfikowali go CloudTax.pl). Instytucje ubezpieczeniowe wysoko oceniły jakość narzędzia i i udzielają jej użytkownikom ochrony typu D&O. To oznacza, że przedsiębiorcy nie ponoszą odpowiedzialności finansowej w momencie, gdyby kara za błąd w pliku jednak została nałożona przez naczelnika US. Tym samym to skuteczna ochrona, a ryzyko, które ponosi przedsiębiorca, jest właściwie całkowicie wyeliminowane. To istotne, zwłaszcza w czasach pandemii – gdy wiele osób prowadzących własną firmę skupia się raczej na zapewnieniu płynności biznesowej swojego biznesu i nie jest w stanie śledzić wszystkich nowych interpretacji i zmian.
Usługa CloudTax.pl to dla przedsiębiorców, księgowych i biur rachunkowych świetne rozwiązanie pod wieloma względami. Po pierwsze – zdejmuje z nich ciężar odpowiedzialności za ewentualne błędy (które mogą wynikać nie z niewiedzy, a z niejasnych objaśnień MF). Po drugie – ułatwia codzienną pracę i umożliwia skorzystanie z wiedzy całego zespołu profesjonalistów, którzy pilnie śledzą wszelkie zmiany. Wreszcie jest to rozwiązanie unikalne, jeśli chodzi o zakres weryfikacji merytorycznej oraz opcje dostępne nie tylko dla dużych firm, ale także tych z sektora MŚP.
Jeśli chodzi z kolei o sam plik JPK_VAT, można się spodziewać, że projekt zmian autorstwa MF to tylko początek zmian – niewykluczone, że ministerstwo będzie chciało w przyszłości wprowadzić kolejne udoskonalenia. Przedsiębiorcy mogą jednak mieć pretensje do MF, że pewne kwestie nie zostały doprecyzowane na samym początku, jeszcze przed wejściem nowego pliku JPK_VAT w życie.
Artykuł powstał we współpracy z home.pl
