Przedsiębiorcy muszą wywiązać się z ważnego obowiązku do 30 czerwca. Inaczej firma może zniknąć z rejestru

Trzy miesiące na sporządzenie, sześć na zatwierdzenie

Prawo daje spółkom trzy miesiące od dnia bilansowego na przygotowanie sprawozdania finansowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, oznacza to termin do 31 marca. Do końca czerwca musi nastąpić już samo zatwierdzenie dokumentu przez właściwy organ — walne zgromadzenie wspólników, akcjonariuszy lub właściciela w przypadku jednoosobowej działalności.

Po zatwierdzeniu zegar tyka dalej: jest jeszcze 15 dni na złożenie sprawozdania finansowego do KRS. Wszystko wyłącznie elektronicznie.

Kogo to w ogóle dotyczy?

Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego mają firmy prowadzące pełną rachunkowość — zarówno te, które muszą to robić z uwagi na przekroczenie progów przychodowych lub formę prawną, jak i te, które wybrały księgi rachunkowe dobrowolnie. Dotyczy to spółek kapitałowych, osobowych, ale też jednoosobowych działalności wpisanych do CEIDG.

Jest jeden wyjątek: spółki jawne osób fizycznych i partnerskie, których przychody netto nie przekroczyły 2,5 mln euro w poprzednim roku i które nie prowadzą pełnej księgowości, nie muszą składać sprawozdania. Zamiast tego składają do KRS oświadczenie o braku takiego obowiązku — też do 30 czerwca i też wyłącznie elektronicznie.

Co musi zawierać sprawozdanie?

Podstawowy zestaw to bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa. Do tego dochodzą załączniki: uchwała zatwierdzająca, uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty, a w niektórych przypadkach również sprawozdanie z działalności czy opinia biegłego rewidenta.

Ten ostatni element nie jest powszechny, ale dotyczy konkretnych podmiotów — m.in. banków, spółek akcyjnych kontynuujących działalność oraz firm, które w poprzednim roku spełniły co najmniej dwa z trzech kryteriów: zatrudniały powyżej 50 osób, suma aktywów przekraczała równowartość 3,125 mln euro lub przychody netto ze sprzedaży i operacji finansowych wyniosły co najmniej 6,25 mln euro.

Kto podpisuje i jak?

Sprawozdanie podpisuje kierownik jednostki — w spółce z o.o. będzie to członek zarządu, w spółce jawnej wspólnik prowadzący sprawy spółki. Wymagany jest podpis kwalifikowany, zaufany lub osobisty.

Jeśli zarząd jest wieloosobowy, nie każdy musi złożyć podpis pod dokumentem — wystarczy podpis jednej osoby, ale pozostałe muszą wcześniej złożyć oświadczenie, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy. Odmowa złożenia takiego oświadczenia traktowana jest jak odmowa podpisu i wymaga pisemnego uzasadnienia.

Dokument podpisuje również osoba prowadząca księgi rachunkowe, na przykład główny księgowy. Spóźnialscy mogą skorzystać z bezpłatnej rządowej podpisywarki — co to za narzędzie, wyjaśnialiśmy w osobnym tekście.

Profil zaufany albo podpis kwalifikowany

Do podpisania dokumentu potrzebny jest profil zaufany lub e-podpis. Jeśli jeszcze go nie masz, sprawdź, jak założyć profil zaufany — całość da się załatwić zdalnie przez bankowość elektroniczną. Alternatywą jest kwalifikowany podpis elektroniczny mszafir kir, który działa w pełni online, bez kart i czytników.

Gdzie i kiedy złożyć?

Spółki wpisane do KRS składają sprawozdanie przez Portal Rejestrów Sądowych — co do zasady bezpłatnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych, o ile zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji z ujawnionym numerem PESEL w rejestrze. W pozostałych przypadkach konieczny jest płatny wniosek KRS-Z30 (140 zł).

Podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe oraz podatnicy CIT niewpisani do KRS składają sprawozdanie do Szefa KAS — odpowiednio w terminie złożenia zeznania podatkowego lub w ciągu 15 dni od zatwierdzenia.

Spółki cywilne są zwolnione z obowiązku przekazania sprawozdania zarówno do KRS, jak i do urzędu skarbowego.

Czym grozi niedopełnienie obowiązku?

Tu nie ma pola do improwizacji. Za niezłożenie sprawozdania kierownikowi jednostki grozi grzywna lub kara ograniczenia wolności od miesiąca do dwóch lat. KRS wzywa spółkę do uzupełnienia braków w ciągu 7 dni. Jeśli firma nie złoży sprawozdań za dwa kolejne lata obrotowe, sąd może orzec jej rozwiązanie bez przeprowadzania likwidacji.

Brak reakcji może zatem skończyć się wykreśleniem firmy z rejestru. O tym, że brak sprawozdania finansowego to także sygnał ostrzegawczy dla kontrahentów, pisaliśmy szerzej przy okazji analizy wiarygodności spółek.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj