- Bezprawnik -
- Firma -
- Przestańmy nazywać każdy rachunek „fakturą”, bo można od tego dostać pomieszania zmysłów
Przestańmy nazywać każdy rachunek „fakturą”, bo można od tego dostać pomieszania zmysłów
Praktycznie każdy dokument potwierdzający transakcję i wzywający do zapłaty dumnie nosi tytuł faktury. Od strony językowej to poprawna nazwa. Problem w tym, że rodzajów i odmian faktur namnożyło się tyle, że człowiek może się pogubić, co jest czym.
Przedsiębiorca może wystawić fakturę konsumentowi sam z siebie
Jakiś czas temu dostałem rachunek za telefon od swojego operatora. Kiedy czytałem go przed opłaceniem, moją uwagę przykuł numer faktury. Nie chodzi nawet o niespójne numery faktur, do których już przywykłem. Mam na myśli samo użycie słowa „faktura”.
Akurat tym razem mamy do czynienia z relacją przedsiębiorca–konsument, a ja wcale nie domagałem się żadnej faktury VAT. Tymczasem w dokumencie znajdziemy nawet odniesienie do e-faktur. Próżno natomiast szukać w jego treści niektórych obowiązkowych elementów faktury w rozumieniu ustawy o VAT. Kodu QR odsyłającego do KSeF, który stanowi cechę szczególną wizualizacji faktur ustrukturyzowanych, również nie było.
Nie będę was, drodzy czytelnicy, trzymać w niepewności. Tytuł „faktura VAT” powinien rozwiać wszelkie moje wątpliwości. Do tego zdaję sobie przecież sprawę z tego, że faktura imienna nie wymaga wpisywania numeru NIP czy PESEL odbiorcy. Wystarczy imię i nazwisko. Faktury konsumenckie w KSeF nie są obowiązkowe – wystarczy w zupełności dotychczasowe fakturowanie w postaci pliku .pdf w załączniku do maila. Do tego wystawianie konsumentom faktur z własnej inicjatywy nie jest w żaden sposób zabronione.
To jednak nie koniec różnych rodzajów faktur. Mamy jeszcze przecież fakturę proforma oraz fakturę handlową. Do końca tego roku funkcjonują jeszcze faktury uproszczone. Czy aby na pewno wszystko musimy nazywać „fakturą”?
Językowo „fakturą” może być praktycznie każdy dowód transakcji
Od strony czysto językowej nic nie stoi na przeszkodzie. W słowniku języka polskiego PWN znajdziemy w końcu następującą definicję faktury: „pisemny dowód transakcji kupna i sprzedaży lub wykonania jakiejś usługi, będący podstawą rozliczenia”. Tym samym „fakturą” moglibyśmy nazywać każdy wystawiany przez nas rachunek, niezależnie od stopnia jego powiązań z podatkiem VAT.
Równocześnie nie da się ukryć, że interesują nas przede wszystkim właśnie faktury VAT ze wszystkimi ich odmianami. Co właściwie jest fakturą z punktu widzenia ustawy o podatku od towarów i usług? Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w art. 2 pkt 31–32a. Dzięki tym przepisom poznamy już trzy odmiany faktur:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:
[…]
31) fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
32) fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;
32a) fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie
[…]
Faktura VAT, e-faktura i faktura ustrukturyzowana w przepisach ustawy o VAT
Fakturą VAT jest dokument, który zawiera wszystkie dane wymagane przez przepisy ustawy oraz ewentualnych rozporządzeń wykonawczych. Interesuje nas przede wszystkim art. 106e, który precyzyjnie określa, co musi się znaleźć na fakturze. Dodatkowo znajdziemy w nim także wyliczenie, czego nie należy umieszczać w dokumencie, a co można pominąć.
Pozostałe dwie pozycje to odmiany faktury VAT. E-fakturą jest dokument w formie elektronicznej, a nie papierowej. Fakturą ustrukturyzowaną są te e-faktury, które przesyłamy do KSeF.
Wspomniałem już o fakturze imiennej, którą wystawiamy konsumentom. Musimy to zrobić wtedy, kiedy sobie tego zażyczą. Możemy też zrobić to sami z siebie po to, by usprawnić rozsyłanie klientom dokumentów potwierdzających ich obowiązek zapłaty na naszą rzecz.
Fakturę imienną cechuje – jak już wspomniałem – brak numeru NIP nabywcy, którego ten albo nie posiada w ogóle, albo jest on zupełnie nieistotny z punktu widzenia tej konkretnej transakcji. Wystarczy imię i nazwisko. Stąd wzięła się nazwa. Mój rachunek był więc imienną e-fakturą: dokumentem elektronicznym wystawionym konsumentowi.
Faktura uproszczona, VAT RR i korekta – kolejne odmiany faktury VAT
Brzmi prosto? To nie wszystko. Pełnoprawną fakturą VAT jest także faktura uproszczona. Dokument ten funkcjonuje na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 i ust. 6 ustawy o VAT:
Faktura może nie zawierać:
[…]
3) w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11–14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Faktura uproszczona może więc nie zawierać miary i ilości dostarczonych towarów albo zakresu wykonanych usług, ceny jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto wraz z jej sumą oraz stawki podatku. Nie musimy także rozkładać sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty przypisane poszczególnym stawkom.
W praktyce możemy mieć do czynienia z prostym rachunkiem albo wręcz z paragonem z NIP-em do 450 złotych. Los faktur uproszczonych jest jednak przesądzony. Można je wystawiać do końca tego roku. Później obowiązującym standardem w relacjach B2B stanie się faktura ustrukturyzowana.
Warto także wspomnieć o fakturze VAT RR, którą wystawia nabywca. Robi to wtedy, kiedy dostawcą towaru jest rolnik ryczałtowy, a więc niebędący czynnym podatnikiem VAT. Nie sposób także nie wspomnieć o fakturach korygujących, które pozwalają naprawić błędy w już wystawionych fakturach VAT. To właśnie na nich opiera się dziś korygowanie pomyłek w KSeF.
Faktura handlowa, proforma i wizualizacja to nie faktury VAT
To nie koniec. Mamy jeszcze fakturę handlową i fakturę proforma. Żaden z tych dokumentów nie jest fakturą VAT.
Faktura handlowa to polska nazwa angielskiego commercial invoice. Wystawia się ją po to, by udokumentować umowę sprzedaży na potrzeby odprawy celnej. Przydaje się także w relacjach z przewoźnikami i kontrahentami. Teoretycznie nie powinniśmy się z nią spotkać w obrocie krajowym. Niektórzy przedsiębiorcy próbowali jednak zastępować nią wizualizacje faktur z KSeF.
Zgodnie z interpretacjami podatkowymi wydawanymi przez Dyrektora KIS faktura handlowa sama w sobie nie wywiera skutków w zakresie podatku VAT. Tym samym transakcję na potrzeby tego podatku należy osobno udokumentować fakturą VAT.
Podobny charakter ma faktura proforma. Tym razem mamy do czynienia z ofertą handlową w formie zbliżonej do faktury VAT, która wcale nią nie jest, albo po prostu z dokumentem określającym kwotę do zapłaty za przyszłą usługę. Bywa także wykorzystywana jako wezwanie do zapłaty.
Skoro już wspomniałem o wizualizacji faktury, to warto nieco rozwinąć wątek. Chodzi o odzwierciedlenie dokumentu w formacie .xml wystawianego w KSeF w taki sposób, by człowiek mógł go przeczytać. Ona również nie jest fakturą VAT i nie należy jej księgować.
Dokumentów, które nie są fakturą VAT, nie ma sensu nazywać „fakturami”
Jak widać, rodzajów pełnoprawnych faktur VAT mamy całkiem sporo. Podatnicy jakoś się w tym wszystkim odnajdują, ponieważ nie mają innego wyjścia. Prawdziwe dylematy mogą się pojawić wtedy, kiedy używamy słowa „faktura” w nazwach dokumentów, które ewidentnie nie są fakturą VAT.
Mam na myśli oczywiście dokumenty proforma, commercial invoice oraz wizualizacje faktur ustrukturyzowanych. Wydawanie przez KIS interpretacji podatkowych rozstrzygających, że nie są one fakturami VAT, podpowiada, że sami sobie trochę komplikujemy życie poprzez językowe powiązanie ich z „prawdziwymi” fakturami. Bardziej precyzyjne nazewnictwo wyjaśniałoby naturę danego dokumentu już na pierwszy rzut oka.
