Lista obecności, w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy, nie jest obowiązkowa. Ale i tak warto ją prowadzić

Każdy, kto zatrudnia pracownika, musi liczyć się z tym, że idzie za tym wiele obowiązków. Jednym z nich jest poprawne naliczanie wynagrodzenia, zwłaszcza w sytuacjach, gdy zatrudniony ma dni absencji.

W wielu firmach przyjęło się, że takim główny dokumentem, który służy do analizy tego, kto ile godzin spędził w pracy, jest lista obecności. Okazuje się jednak, że Kodeks Pracy w żadnym miejscu nie wskazuje, że taki dokument trzeba prowadzić. Z tego powodu pojawiają się pytania, czy lista obecności jest obowiązkowa.

Czy lista obecności jest obowiązkowa? Nie, ale bez niej ciężko rzetelnie zrobić ewidencję czasu pracy

Otóż nie trzeba jej prowadzić, bowiem obowiązkowa jest jedynie ewidencja czasu pracy. Wielu osobom może wydawać się, że to jest to samo, jednak nic bardziej mylnego. Lista obecności może jedynie stanowić punkt wyjścia do tworzenia ewidencji czasu pracy.

I często taka lista jest bardzo przydatna. Na niej to bowiem są nanoszone, najlepiej codziennie, informacje o tym, o której dany pracownik przyszedł do pracy, a o której wyszedł. Może być to robione w formie tradycyjnej, czyli pisemnie lub elektronicznie, np. poprzez karty, które zatrudniony odbija przy wejściu i wyjściu z zakładu.

Warto też wiedzieć, że aby wszystko było zgodne z zasadami RODO, to na takiej liście obecności nie powinien znajdować się np. powód nieobecności pracownika. Jeżeli nie pojawi się on danego dnia, to powinna pojawić się tylko informacja o jego absencji, ale bez podawania szczegółów. Wszystko po to, by chronić anonimowość zatrudnionych. Niektórzy z nich mogą bowiem sobie nie życzyć, by inni pracownicy, którzy też wpisują się na listę obecności widzieli, że był on w poniedziałek nieobecny np. z powodu zwolnienia lekarskiego albo opieki nad chorym dzieckiem. Takich informacji nie powinno się więc umieszczać.

Jednak aby dobrze wyliczyć wynagrodzenie za przepracowany miesiąc, to gdzieś takie dane o szczegółach absencji należy ująć. Zwłaszcza że od tego, czy pracownik był na zwolnieniu, czy na urlopie zależy wysokość jego pensji.

Obowiązkowa jest ewidencja czasu pracy. To z niej dokładnie wynika liczba przepracowanych godzin i przyczyny absencji

Od tego jest właśnie ewidencja czasu pracy. Ona, w przeciwieństwie do listy obecności, jest już obowiązkowa. Mówi o tym Kodeks Pracy:

Taką ewidencję pracy najczęściej prowadzi się w programie komputerowym, który ustala ją z danych, które uzyska na przykład z listy obecności, jeżeli jest ona prowadzona, z wniosków urlopowych czy z innych dostępnych danych. Takiej ewidencji nie musi podpisywać pracownik, chociaż jak widać w cytowanym przepisie, w każdej chwili może do niej zajrzeć.

Nie ma jednego wzoru, który mówi, jak wyglądać powinna ewidencja czasu pracy. Jednak w rozporządzeniu Ministra Pracy jest wykazane, że ewidencja musi zawierać informacje o:

Podsumowując, lista obecności nie jest obowiązkowym dokumentem i teoretycznie nie trzeba jej prowadzić. Jednak dokładne i rzetelne uzupełnienie ewidencji czasu pracy bez takiego pomocniczego dokumentu może być bardzo trudne, a często niemożliwe. Warto więc ją prowadzić i dbać o jej rzetelność, a przy okazji pamiętać, by nie wpisywać tam zbyt wielu szczegółów dotyczących nieobecności pracowników, tak by zrobić to zgodnie z przepisami dotyczącymi RODO.