Tradycyjne metody planowania zasobów ludzkich za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, takich jak MS Excel, jeszcze niedawno były bardzo powszechne. Jednak warto podkreślić, że narzędzia typu Software as a Service (SaaS) zrewolucjonizowały podejście do planowania czasu pracy oferując znacznie bardziej zaawansowane funkcje z dostępem do nich z każdego miejsca na świecie. W przeciwieństwie do Excela, narzędzia SaaS umożliwiają łatwiejsze planowanie, monitorowanie i dostosowywanie strategii personalnej w czasie rzeczywistym. To pozwala działom HR szybko dostosować się do zmieniających się warunków biznesowych.

Z obserwacji polskiego rynku i sektora przemysłowego, można zauważyć, że wciąż wiele organizacji produkcyjnych korzysta z poczciwego arkusza kalkulacyjnego planując czas pracy. Budowanie świadomości w organizacjach o innych narzędziach planistycznych to proces, który zapewne potrawa jeszcze kilka lat.

Workforce Management System (WMS) to kompleksowe pojęcie i podejście do planowania, które zazwyczaj określa narzędzie integrujące różne aspekty zarządzania personelem. Obejmuje ono planowanie czasu pracy, zarządzanie absencjami, kontrolę dostępu, a także analizę efektywności pracowników. Działy HR korzystające z systemu WMS zyskują możliwość skonsolidowanego monitorowania działań związanych z personelem, co przekłada się na lepszą kontrolę i optymalizację zasobów.

Co więcej WMS pozwala firmom zautomatyzować proces tworzenia harmonogramów zespołu w oparciu o wszelkie zmienne biznesowe, takie jak urlopy, dostępność, obciążenie pracą i nieobecności.

Co ważne, korzystanie z WMS przekłada się na znaczny wzrost efektywności pracy, a także ogranicza przymus wykorzystania wielu narzędzi w przedsiębiorstwie, ponieważ jednym systemem jesteśmy w stanie zapewnić kompleksowe podejście 360 do obsługi wielu procesów HR.

Nowoczesne narzędzia online rewolucjonizują pracę działów HR poprzez automatyzację wielu procesów wewnątrz organizacji biznesowej, takich jak rekrutacja, szkolenia czy ocena pracownicza. Dzięki temu pracownicy HR mogą skupić się na bardziej strategicznych aspektach zarządzania zasobami ludzkimi, zamiast tracić czas na rutynowe zadania. Bolączką pozostaje fakt, że wciąż w wielu organizacjach część procesów została zautomatyzowana, a część nie – w rezultacie wiele firm wykonuje podwój pracę, obsługując część procesów na papierze a część w systemie cyfrowym i online. Dlatego też tak ważne jest myślenie strategiczne o wdrożeniu kompleksowych narzędzi, które pozwoli na planowanie, ewidencję oraz zaczadzanie różnego rodzaju wnioskami z poziomu jednej platformy.

Wprowadzenie sztucznej inteligencji (AI) do obszaru zarządzania personelem budzi pewne obawy, zwłaszcza jeśli chodzi o ewentualną zmianę w działach HR i finalne zastąpienie planistów czasu pracy. Niemniej jednak, rola AI w HR koncentruje się na wspomaganiu, a nie zastępowaniu ludzi. Sztuczna inteligencja może wspierać człowieka w analizie danych, identyfikacji trendów oraz optymalizacji procesów, pozostawiając jednak decyzje strategiczne w rękach doświadczonych profesjonalistów HR. Sztuczna inteligencja w przyszłości pozwoli natomiast na wychwytywanie błędów w planowaniu grafików czasu pracy już na etapie draftu harmonogramu lub budowy koniecznej obsady, co na pewno przyśpieszy sam proces układania grafików.

Podsumowując, nowoczesne narzędzia cyfrowe/online, już dziś znacząco ułatwiają pracę działów HR. Automatyzacja procesów i łatwy dostęp do danych oraz wsparcie ze strony sztucznej inteligencji sprawiają, że zarządzanie zasobami ludzkimi staje się bardziej efektywne, umożliwiając HR-owcom skoncentrowanie się na strategicznych aspektach rozwoju organizacji. Ważne by pamiętać o ułożeniu strategii wdrożenia takiego narzędzia i wykonaniu pracy w zakresie określenia własnych potrzeb w organizacji.