Terminy wdrażania KSeF dotyczą wystawiania faktur. W przypadku ich odbierania termin jest jeden: 1 lutego 2026 roku
Postawmy sprawę jasno: tym razem przełożenia startu KSeF nie będzie. Poprzednim razem minister finansów podjął decyzję w 19 stycznia 2024 r., ale zrobił to z ponad półrocznym wyprzedzeniem. System miał bowiem wystartować od 1 lipca 2024 r. Teraz do wejścia w życie pierwszych obowiązków korzystania z KSeF zostały dwa tygodnie.
Wielokrotnie pisałem na Bezprawniku, że właściwie nie mamy do czynienia z pełnoprawnym startem KSeF. Jego dobrowolne testy trwają od lat. Obowiązek wystawiania faktur za pomocą systemu od 1 lutego obejmie jedynie dużych przedsiębiorców. Małym i średnim firmom termin wyznaczono na 1 kwietnia. Kary za naruszenia związane z nowymi obowiązkami zaczną być stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Jest jednak pewien czysto funkcjonalny aspekt reformy, na który należy zwrócić uwagę już teraz nawet wtedy, gdy nasze przedsiębiorstwo ma wciąż czas na wdrożenie e-fakturowania po nowemu.
Owszem, jeśli nie jesteśmy dużym podatnikiem o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem, jeszcze nie będziemy musieli wystawiać faktur w KSeF. Możemy to robić, jeśli jesteśmy gotowi i mamy na to ochotę, ale teoretycznie wciąż mamy dwa miesiące zapasu. Problem w tym, że duże firmy już od 1 lutego wystawią nam fakturę w KSeF. Jakoś musimy ją odebrać. Co w takiej sytuacji powinniśmy zrobić? Odpowiedź jest oczywista: skorzystać z systemu.
Jeżeli wdrożyliśmy już KSeF w firmie, to nie powinniśmy mieć z tym najmniejszego problemu. Być może nasze oprogramowanie jest zintegrowane z systemem. Możliwe też, że nie potrzebowaliśmy niczego ponad darmowe narzędzia przygotowane przez Krajową Administrację Skarbową. Załóżmy jednak na moment, że nie zrobiliśmy kompletnie nic, ale bardzo potrzebujemy faktury od naszego "dużego" kontrahenta. Na szczęście Ministerstwo Finansów nie zostawiło nas samych z problemem.
Najprostszym sposobem na odebranie faktury w KSeF jest zalogowanie się do systemu
Wygenerowana przez sprzedawcę faktura trafia do KSeF w formie pliku .xml, gdzie zostaje jej nadany numer. Jako odbiorca, którego NIP widnieje na fakturze, uzyskamy do niej dostęp w systemie. Faktury zakupowe, które nas teraz interesują, również będą widniały na liście "naszych" faktur. Musimy teraz jakoś z tego dostępu skorzystać.
Najprostszym rozwiązaniem jest najzwyklejsze w świecie zalogowanie się do KSeF. Skoro i tak będziemy musieli korzystać z systemu, to równie dobrze możemy się w nim uwierzytelnić. Pierwsze logowanie to niejako rejestracja w KSeF. To znaczy: najpierw wchodzimy na portal Krajowego Systemu e-Faktur i podajemy nasz numer NIP. Identyfikator wewnętrzny na razie nas nie interesuje. To specjalny numer dla wewnętrznych jednostek organizacyjnych, który składać się będzie z naszego NIP oraz ciągu cyfr. Służy oznaczaniu faktur i zawężaniu uprawnień. Następnym krokiem będzie potwierdzenie naszej tożsamości za pomocą kwalifikowanej pieczęcie elektronicznej, kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo Profilu Zaufanego.
Jeżeli nie jesteśmy osobą fizyczną, to uzyskiwanie dostępu do KSeF jest zauważalnie bardziej skomplikowane. Przed pierwszą próbą logowania się do systemu czeka nas najprawdopodobniej konieczność złożenia w Urzędzie Skarbowym formularza ZAW-FA. Służy on przede wszystkim wyznaczeniu pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy.
Załóżmy jednak, że z jakiegoś powodu chcemy odwlec formalności w czasie tak długo, jak to tylko możliwe. Jak odebrać fakturę w KSeF bez logowania do systemu? Rozwiązaniem są kody QR, którymi powinny być opatrzone faktury przesyłane odbiorcom. Taki kod może się znaleźć w wysłanym nam pliku .xml albo .pdf, może też trafić do nas w formie osobnego załącznika. Po prostu skanujemy kod QR za pomocą smartfona i korzystamy z linku w taki sam sposób jak w przypadku każdego innego kodu tego typu.
Co do zasady jest to metoda wymyślona na potrzeby konsumentów, którzy akurat potrzebują faktury. W okresie przejściowym mogą jednak z niej korzystać także przedsiębiorcy, którzy nie są jeszcze gotowi na bliższy kontakt z systemem.
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
