Nie będzie dodatkowych ułatwień w KSeF z perspektywy gmin
Sprawa dotyczy newralgicznego obszaru rozliczeń jednostek samorządu terytorialnego. Gminy i powiaty są centralnymi podatnikami VAT, ale zakupy realizują setki podległych im jednostek - szkół, przedszkoli czy ośrodków kultury.
Poseł Janusz Kowalski (PiS) w swojej interpelacji zwrócił uwagę na pewną lukę funkcjonalną; KSeF nie blokuje faktury wystawionej ogólnie na gminę (jako nabywcę), która nie zawiera informacji o konkretnej jednostce budżetowej (odbiorcy). Może to prowadzić do sytuacji, w której faktura trafia do "wspólnego worka" w systemie księgowym urzędu miasta, utrudniając jej przyporządkowanie.
Wiceminister finansów Zbigniew Stawicki jasno odrzucił postulat wprowadzenia "sztywnej" walidacji. Jak wskazuje, wprowadzenie prawnego obowiązku wypełniania sekcji "Podmiot3" jest niemożliwe ze względu na ograniczenia wynikające z unijnej dyrektywy VAT. KSeF nie może wymagać od wystawcy faktury więcej danych, niż przewidują to przepisy wspólnotowe.
System nie będzie więc automatycznie odrzucał faktur bez wypełnionego pola odbiorcy, ani samoczynnie identyfikował, że dana transakcja dotyczy konkretnej szkoły. Zdaniem posła Kowalskiego, przenosi to ciężar modelowania procesu na relacje umowne.
Tym samym samorządy będą musiały indywidualnie wymuszać na dostawcach - np. w umowach przetargowych - aby ci dobrowolnie uzupełniali dodatkowe pola w swoich systemach księgowych.
Zobacz też: Mali przedsiębiorcy mogą mieć nieoczekiwany problem z KSeF. Są dwa sposoby na jego rozwiązanie
Jak to działa w strukturze FA(3)?
Mimo braku systemowego przymusu, resort finansów zapewnia, że narzędzia do prawidłowego fakturowania istnieją w obowiązującej strukturze logicznej e-faktury FA(3). Wiceminister wyjaśnił mechanizm, który opiera się na kaskadowym układzie podmiotów.
W polu Podmiot1 wpisywane są dane sprzedawcy, natomiast w polu Podmiot2 widnieją dane nabywcy, czyli JST, oznaczone specjalnym znacznikiem o wartości jeden. Najważniejsze dla samorządów informacje powinny znaleźć się w sekcji Podmiot3, przewidzianej dla odbiorcy końcowego. To tam dostawca może wpisać NIP jednostki podrzędnej lub jej identyfikator wewnętrzny IDWew, uzupełniając jednocześnie pole Rola wartością osiem.
Choć system centralny nie wymusza tych danych, to aplikacja podatnika KSeF 2.0 posiada zaszyte mechanizmy pomocnicze sugerujące ich uzupełnienie, jednak komercyjne programy księgowe nie muszą obligatoryjnie stosować tych samych reguł walidacji.
Największe firmy coraz bliżej obowiązkowego korzystania z KSeF
Dyskusja o szczegółach technicznych toczy się w cieniu zbliżających się nieuchronnie terminów wdrożenia systemu. Już 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla dużych podmiotów, których obroty przekroczyły 200 mln zł. W tej grupie znajdzie się również część największych samorządów i spółek komunalnych, które muszą dostosować swoje systemy IT do nowych realiów w ekspresowym tempie.
Dla pozostałych podmiotów, w tym większości jednostek sektora finansów publicznych, system stanie się obligatoryjny dwa miesiące później, czyli 1 kwietnia 2026 r. Brak automatycznej weryfikacji pola odbiorcy oznacza, że służby finansowe samorządów muszą w najbliższych miesiącach położyć ogromny nacisk na edukację swoich kontrahentów, aby uniknąć paraliżu decyzyjnego i konieczności ręcznego sortowania tysięcy faktur spływających do jednej skrzynki odbiorczej.
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
