- Bezprawnik -
- Firma -
- Wolałbym 396 zł na karcie czy 307 zł podwyżki? Rachunek jest bezlitosny
Wolałbym 396 zł na karcie czy 307 zł podwyżki? Rachunek jest bezlitosny
Od 1 stycznia 2027 r. płaca minimalna wyniesie 4950 zł brutto, więc mały pracodawca znów zapłaci więcej za każdy etat, a pracownicy i tak będą oczekiwać podwyżek. W takim momencie wraca stary pomysł, czyli finansowanie posiłków do 450 zł miesięcznie bez składek ZUS. Rachunek rzeczywiście wychodzi korzystnie, tylko że nie tak różowo, jak opowiadają o tym firmy sprzedające karty, a ZUS potrafi zakwestionować całość, jeśli zabraknie papierów.
Płaca minimalna 2027 i rosnące koszty zatrudnienia w małej firmie
Rząd ustalił już minimalne wynagrodzenie na 2027 r. Od stycznia najniższa pensja wzrośnie o 144 zł, do 4950 zł brutto. Po doliczeniu składek finansowanych przez pracodawcę (emerytalnej, rentowej, wypadkowej w podstawowej stawce 1,67 proc., Funduszu Pracy i FGŚP, razem 20,48 proc.) jeden etat na minimalnej kosztuje firmę około 5964 zł miesięcznie. Te same 20,48 proc. firma dokłada do każdej podwyżki.
Najgłośniej rekomenduje dziś dofinansowanie posiłków Pluxee Polska, czyli operator kart żywieniowych, który na każdej takiej karcie zarabia. Jego argumenty warto więc przeliczyć samodzielnie.
Jak działa zwolnienie posiłków ze składek ZUS do 450 zł
Podstawę daje rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jego § 2 ust. 1 pkt 11 (po nowelizacji z 9 sierpnia 2023 r., Dz.U. poz. 1665) wyłącza z podstawy wymiaru składek wartość posiłków finansowanych przez pracodawcę i udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu. To samo dotyczy bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które uprawniają wyłącznie do nabycia posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych. Limit wynosi 450 zł miesięcznie i obowiązuje od 1 września 2023 r. (wcześniej było to 300 zł).
Mieszczą się w tym stołówka, catering do biura i karty lunchowe. Ponieważ podstawa składki zdrowotnej co do zasady idzie za podstawą emerytalną, w granicach limitu od tej kwoty nie płaci się ani składek społecznych, ani zdrowotnej. Nadwyżka ponad 450 zł jest oskładkowana normalnie.
Ekwiwalent pieniężny i gotówka to zwykłe wynagrodzenie
Przepis jest jednoznaczny. Jeżeli pracownik może zamiast posiłku dostać pieniądze, zwolnienia nie ma. Dodatek „na obiady” do pensji albo wypłata niewykorzystanych środków oznaczają pełne składki.
Kiedy ZUS odmawia zwolnienia karty lunchowej
Spory dotyczą głównie kart, którymi technicznie da się zapłacić też za zwykłe zakupy. Według ZUS to jeszcze nie wyklucza zwolnienia, ale płatnik i pracownik muszą mieć dowody, że kupowano posiłki. W decyzji z 13 sierpnia 2024 r. (sygn. DI/100000/43/504/2024), opisanej przez serwis e-pity.pl, gdański oddział ZUS odmówił zwolnienia pracodawcy, który wydawał bony realizowane w sklepach spożywczych, ale nie wymagał dowodów zakupu, nie zapisał zasad na wypadek niewłaściwego użycia i nie zamierzał niczego sprawdzać. Według podatki.biz ZUS kwestionuje też rozwiązania, w których niewydane środki przechodzą na kolejne miesiące, bo wtedy ta część trafia do podstawy wymiaru składek.
Moim zdaniem to kluczowe dla małej firmy. Zwolnienie wymaga regulaminu, zasad rozliczania i archiwum potwierdzeń. Wiedza o tym, jak wygląda kontrola ZUS w firmie, przydaje się tu bardziej niż folder reklamowy dostawcy. Kto ma wątpliwości co do konkretnego produktu, może sięgnąć po narzędzie, jakim jest indywidualna interpretacja dla przedsiębiorcy ZUS.
Karta lunchowa a PIT, czyli czego nie mówi się głośno
Zwolnienie dotyczy wyłącznie składek. W podatku dochodowym od osób fizycznych wartość karty lunchowej jest przychodem ze stosunku pracy i pracodawca pobiera od niej zaliczkę, zwykle z pieniężnej części pensji. Zwolnione z PIT są posiłki profilaktyczne wydawane na podstawie przepisów BHP, ale to zupełnie inna kategoria.
Pewną furtką jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Świadczenia finansowane w całości z ZFŚS są zwolnione z PIT do 1000 zł rocznie (limit 2000 zł obowiązywał tylko do końca 2023 r., a w lipcu 2026 r. resort finansów odmówił jego przywrócenia). Fundusz rządzi się jednak własnymi zasadami i świadczenia muszą zależeć od sytuacji socjalnej pracownika, więc nie da się nim zastąpić powszechnej karty dla całego zespołu.
Ile kosztuje 450 zł na posiłki, a ile 450 zł podwyżki
Jak wylicza Grzegorz Biekionis, Chief Financial Officer i Członek Zarządu Pluxee Polska: „Jeśli firma przekaże pracownikowi 450 zł na karcie żywieniowej, jego efektywna korzyść może wynieść ok. 396 zł, przy koszcie pracodawcy wynoszącym 450 zł. Z kolei podwyżka wynagrodzenia o 450 zł brutto oznacza dla pracownika ok. 307 zł netto, podczas gdy całkowity koszt po stronie pracodawcy wynosi ok. 542 zł”. Założenia to PIT 12 proc. i standardowe składki.
Przeliczyłem to samodzielnie i liczby się zgadzają. Przy podwyżce pracodawca płaci 450 zł plus 92,16 zł składek, razem 542,16 zł. Pracownikowi ubywa 61,70 zł składek społecznych, 34,95 zł zdrowotnej i 46,60 zł zaliczki na PIT, więc zostaje mu 306,75 zł. Przy karcie firma płaci 450 zł (plus ewentualna prowizja operatora, o której w wyliczeniach się milczy), a pracownik oddaje 54 zł podatku, czyli realnie zyskuje 396 zł. W firmie zatrudniającej dziesięć osób różnica po stronie pracodawcy to około 11 tys. zł rocznie.
Co pracownik traci, wybierając kartę zamiast podwyżki
Są też koszty mniej widoczne. Skoro od karty nie płaci się składek, nie powiększa ona kapitału emerytalnego ani podstawy zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego. Według danych przytaczanych przez Pluxee 53 proc. pracowników wybrałoby 450 zł na posiłki zamiast podwyżki brutto w tej samej wysokości, w sierpniu 2026 r. 38 proc. badanych ograniczało wydatki na bieżące potrzeby, a zadowolenie z zarobków deklaruje 28 proc. Tylko 36 proc. uważa swój pakiet benefitów za atrakcyjny, a 22 proc. za dobrze dopasowany, więc o formę lepiej najpierw zapytać zespół.
Równe traktowanie, regulamin i koszty podatkowe pracodawcy
Karta lunchowa jest w świetle Kodeksu pracy elementem wynagrodzenia w szerokim sensie, bo art. 18³ᶜ obejmuje także świadczenia w formie innej niż pieniężna. Przyznanie jej części zespołu bez obiektywnego kryterium otwiera drogę do zarzutu nierównego traktowania. Zasady trzeba spisać w regulaminie albo w polityce benefitowej. Wydatki na posiłki dla pracowników co do zasady stanowią dla firmy koszt uzyskania przychodu jako koszty pracownicze, ale ten koszt musi być udokumentowany tak samo starannie jak na potrzeby ZUS.
Uważam, że 450 zł na posiłki to rozsądne narzędzie dla małej firmy, która i tak chce coś dać zespołowi, a nie ma marginesu na pełne podwyżki. Benefity dla pracowników nie zastąpią jednak pensji. Pisano o tym na Bezprawniku już lata temu: uczciwe wynagrodzenie jest dla ludzi ważniejsze niż owocowe czwartki. Karta sprawdza się jako dodatek. Jako sposób na odkładanie rozmowy o płacy przestanie działać najpóźniej przy pierwszym wypowiedzeniu.
