Wpadka z fakturami w KSeF, która wciąga na celownik skarbówki. Lepiej tego nie robić

Podwójne faktury – nowa odsłona starego problemu w okresie przejściowym KSeF

W ostatnich tygodniach dość często mogliśmy usłyszeć o nowej odsłonie starego problemu. Mam na myśli podwójne faktury. Cóż to takiego? Istnieje kilka sposobów, na które możemy je wystawić kontrahentowi. Mamy domyślny KSeF oraz „stare sposoby", które niekiedy są dopuszczalne, a obecnie ich stosowanie nie jest jeszcze karane.

Z podwójną fakturą mamy do czynienia wtedy, kiedy wystawiamy fakturę na dwa różne sposoby naraz. Rzeczpospolita wskazywała na początku kwietnia, że podatnicy najpierw przesyłają dokument drogą mailową, a dopiero po czasie wprowadzają ją do KSeF.

Nie mam przy tym na myśli dwóch przewidzianych w systemie awaryjnych trybów offline oraz offline24. Korzystamy z nich wtedy, kiedy albo my nie mamy dostępu do internetu, albo gdy system z jakiegoś powodu nie działa. W takim przypadku rzeczywiście wystawiamy fakturę w postaci elektronicznej, a następnie przesyłamy ją do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.

SPRAWDŹ OFERTĘ

KSeF - mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

KIR

IDŹ DO STRONY

mSzafir - mobilny podpis kwalifikowany

KIR

IDŹ DO STRONY

Nadrabianie zaległości w KSeF zamiast naprawy błędu pogłębia problem

Dlaczego ktoś miałby w ogóle wystawiać podwójne faktury? Zjawisko to wynika z natury okresu przejściowego, który mamy teraz. Nie jest tajemnicą, że nie wszystkie firmy zdążyły ze wdrożeniem KSeF na czas. W tej sytuacji „spóźnialscy" decydują się najpierw wystawić fakturę „po staremu", a dopiero później nadrobić zaległości poprzez wprowadzenie jej do KSeF.

Wydawać by się mogło, że w ten sposób spełniamy zadość obowiązującym przepisom. Rzeczywistość może jednak odbiegać od takiego założenia. Podwójne faktury mogą się od siebie różnić. Oczywistością wydaje się wskazanie innej daty wystawienia dokumentu. Na skutek pomyłki może się też przytrafić inna kwota transakcji albo wręcz zupełnie inne elementy składowe.

Rozbieżności między dokumentami komplikują odliczenie VAT

Takie rozbieżności to prosta droga do kłopotów. Przede wszystkim możemy skomplikować sobie i nabywcy odliczenie VAT. W obiegu funkcjonują bowiem dwa równorzędne dokumenty dokumentujące tę samą transakcję w innej formie, z inną datą i innymi istotnymi danymi.

Po pięciu latach nikt już nie pamięta, czego dotyczyły podwójne faktury

W momencie wystawienia podwójnych faktur jeszcze jesteśmy w stanie dojść do tego, że tak naprawdę dotyczą tej samej transakcji. Wraz z upływem czasu będzie to coraz trudniejsze. Istnieje tymczasem ryzyko, że nam się gdzieś to po drodze rozmyje albo w ogóle umknie z pamięci. Co wtedy?

Nie da się ukryć, że problem leży przede wszystkim po stronie sprzedawcy. Przepisy związane z wprowadzeniem KSeF skonstruowano w taki sposób, by chronić nabywców przed skutkami niepoprawnej implementacji systemu przez ich kontrahentów. Mogą więc bez przeszkód odliczyć VAT z pierwszej otrzymanej faktury nawet wtedy, gdy później jej odpowiednik pojawi się w KSeF.

Firma wystawiająca fakturę może się jednak znaleźć na celowniku organów podatkowych. Urzędnicy KAS nie wiedzą na pierwszy rzut oka, że podwójne faktury dotyczą tej samej transakcji. Mogą dojść do wniosku, że mają do czynienia z dwoma całkowicie odrębnymi dokumentami. Tym samym jedna z nich nie jest rozliczona poprawnie. Wystawianie dokumentów w dwóch trybach naraz to także jeden z najpoważniejszych powodów kontroli z urzędu skarbowego, które uderzają zwłaszcza w tych, których rozliczenia VAT odbiegają od standardu.

Skarbówka może uznać jedną z podwójnych faktur za nierzetelną

Zgodnie z art. 108 ustawy o VAT, jeśli wystawiliśmy fakturę, w której wykazaliśmy kwotę podatku, to jesteśmy obowiązani do jego zapłaty. Dotyczy to także przypadków, w których transakcja tak naprawdę nie miała miejsca. Tym samym istnieje spora szansa, że będziemy musieli zapłacić podwójny podatek.

Może być jeszcze gorzej, bo przecież Skarbówka w trakcie kontroli podatkowej może dojść do wniosku, że ma do czynienia z pustą fakturą. To z kolei teoretycznie otwiera drogę do zastosowania przeciwko nam całej litanii środków rozsianych w kodeksie karnym i kodeksie karnym skarbowym.

Sankcje karnoskarbowe za wadliwe i nierzetelne faktury

Dobrym przykładem może być sankcja karnoskarbowa za wystawienie nierzetelnej faktury, którą znajdziemy w art. 62 §2 oraz §2a. Grozi nam grzywna do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności. Przy dużej kwocie należności w grę wchodzi nawet rok więzienia. Warto pamiętać, że wadliwe i nierzetelne faktury to dziś jeden z głównych obszarów aktywności fiskusa, niezależnie od tego, czy podatnik korzysta już z KSeF, czy jeszcze nie.

Do tego dochodzi ryzyko sankcji w pliku JPK. Jeśli przedsiębiorca będzie prowadził część faktur w KSeF, a część poza nim, ryzyko pomyłki rośnie – a wtedy w grę wchodzi 500 zł kary za błąd w JPK VAT, naliczane za każde uchybienie z osobna.

Faktura wystawiona poza KSeF pozostaje pełnoprawnym dokumentem

Co w takim razie powinniśmy zrobić, jeśli już z jakiegoś powodu wystawiliśmy kontrahentowi fakturę poza KSeF? Nic. Cały czas pozostaje ona pełnoprawnym dokumentem ze wszystkimi tego skutkami podatkowymi, na których zależy stronom transakcji.

Owszem, formalnie rzecz biorąc, wystawiliśmy taką fakturę wadliwie. Nie ma co do tego żadnych wątpliwości. Trzeba jednak pamiętać, że kary administracyjne za popełnienie właśnie takiego błędu zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia. Co ważne, choć kary administracyjne z ustawy o VAT wejdą w pełni w 2027 r., już dziś jedna kara za KSeF obowiązuje – właśnie ta wynikająca z Kodeksu karnego skarbowego za nierzetelne fakturowanie. Nie ma więc powodu do paniki oraz prób naprawienia błędu poprzez ręczne nadrabianie zaległości w systemie. W ten sposób tylko pogorszymy sprawę.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj