Polskie państwo nie rozpieszcza przedsiębiorców. Co roku przybywają im nowe obowiązki informacyjne, które zabierają im coraz więcej czasu. Nic dziwnego zatem, że osoby prowadzące własną firmę szukają różnych sposobów na ułatwienie sobie pracy i przyspieszenie niektórych procesów. Jednym z rozwiązań zyskujących na popularności jest kwalifikowany podpis elektroniczny.
Do czego można wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny w firmie?
Wielu przedsiębiorców – zwłaszcza tych mniejszych, wykonujących większość czynności w firmie osobiście – zmaga się ze wspólnym problemem. I nie chodzi o rosnące obciążenia podatkowe (chociaż oczywiście to również jest jedna z największych bolączek polskich przedsiębiorców), ale o biurokrację. Konieczność dopełniania szeregu obowiązków informacyjnych, przygotowywania i przesyłania umów, formularzy czy oficjalnych zapytań często skutkuje tym, że przedsiębiorca niemal grzęźnie w nadmiarze administracyjnych obowiązków. W dodatku ma przy tym świadomość, że mógłby poświęcić ten czas na działania mające na celu rozwój jego biznesu.
Oczywiście pewnych rzeczy – takich jak wspomniana wyżej konieczność zajmowania się kwestiami administracyjnymi – nie da się uniknąć. Można jednak za to przyspieszyć wykonywanie poszczególnych czynności. Pomóc może w tym kwalifikowany podpis elektroniczny, który umożliwia podpisanie dokumentu bez konieczności posiadania go w formie papierowej.
Kwalifikowany podpis elektroniczny może przydać jeszcze przed założeniem działalności
Warto wiedzieć, że kwalifikowany podpis elektroniczny może przydać się już na etapie zakładania działalności. Aby założyć jednoosobową działalność gospodarczą, należy najpierw wypełnić wniosek CEIDG-1. Aby podpisać wniosek, można wykorzystać albo Profil Zaufany, albo kwalifikowany podpis elektroniczny (który może nabyć każda osoba fizyczna).
Umowy i formularze podpisane od ręki
Do czego można wykorzystać podpis elektroniczny już po założeniu firmy? Możliwości jest sporo. Podstawowym zastosowaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest zawieranie umów, w szczególności tych, dla których wymagane jest zachowanie formy pisemnej. Zgodnie z Kodeksem cywilnym dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym spełnia ten wymóg. Mowa nie tylko o wszelkiego rodzaju umowach z kontrahentami, ale również – z pracownikami, zleceniobiorcami czy wykonawcami. Ponadto kwalifikowany podpis elektroniczny sprawdzi się także przy umowach leasingowych, umowach o przeniesienie praw autorskich majątkowych czy umowach najmu terminowego.
Oprócz tego przedsiębiorca może za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego podpisać również dokumenty finansowe, księgowe, elektroniczne faktury, raporty do urzędów czy nawet – dokumentację medyczną. Kwalifikowany podpis elektroniczny może też posłużyć do reprezentacji klienta w roli pełnomocnika w temacie działalności gospodarczej (albo spraw urzędowych/sądowych) czy do komunikacji online z sądami i urzędami administracji publicznej. Nie można też zapominać o dokumentach przetargowych. Tym samym większość dokumentacji firmowej przedsiębiorca może bez przeszkód przechowywać w formie elektronicznej, opatrując ją jedynie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Obecnie wiodącym rozwiązaniem na rynku, jeśli chodzi o usługę kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jest mSzafir oferowany przez KIR. Pozwala na podpisywanie dokumentów na dowolnym urządzeniu i na generowanie certyfikatów jednorazowych oraz certyfikatów ważnych rok lub dwa lata z wybranym limitem podpisów. Wariant integracyjny podpisu mSzafir umożliwia złożenie podpisu w pełni online, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania czy korzystania z kart lub czytników. Ułatwia to błyskawiczne podpisanie wybranego dokumentu.
W ofercie KIR stale dostępny jest również certyfikat kwalifikowany Szafir w wersji standardowej – wymaga on jednak użycia nośnika fizycznego, w postaci karty kryptograficznej, USB czy czytnika.
Podpis elektroniczny złożony w ramach Szafir i mSzafir jest oparty o międzynarodowe standardy i przepisy prawa, w tym europejski eIDAS, co daje gwarancję respektowania podpisu elektronicznie nie tylko na terenie kraju, ale również poza jego granicami.
Kwalifikowany podpis elektroniczny przyjazny środowisku
Nie można zapominać również o jeszcze jednym ważnym aspekcie – czyli o ekologii. Brak konieczności drukowania, podpisywania i przesyłania dokumentów (lub dostarczania ich do urzędów) to dla przedsiębiorcy oczywiście niezwykła wygoda i zaoszczędzony czas. Oprócz tego jest to również rozwiązanie przyjazne środowisku. Można śmiało założyć, że nawet mikroprzedsiębiorcy co roku drukują tysiące pism, formularzy czy innych dokumentów; tymczasem dzięki używaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego można znacząco ograniczyć wykorzystanie papieru.
Już teraz kwalifikowany podpis elektroniczny staje się po prostu standardem
Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie korzystają z tego rozwiązania muszą zdawać sobie sprawę z faktu, że kwalifikowany podpis elektroniczny już teraz staje się po prostu standardowym narzędziem biznesowym, używanym przez wiele firm. Coraz więcej przedsiębiorstw stawia na digitalizację i automatyzację różnych procesów; nie da się też ukryć, że już teraz większość przedsiębiorców woli dopełniać wszystkich formalności zdalnie, bez konieczności umawiania się na spotkania w siedzibach kontrahentów czy placówkach poszczególnych instytucji. I kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala tego uniknąć.
