W Polsce pracuje około 670 tysięcy aktywnych zawodowo Ukraińców z ochroną czasową (PESEL UKR), kolejne 462 tysiące przebywa legalnie na innych podstawach pobytowych, a ponad 229 tysięcy wniosków pobytowych z 2025 roku wciąż czeka na rozstrzygnięcie. Na decyzję czeka się średnio 300 dni, a w ekstremalnych przypadkach ponad 500. I to właśnie w tę rzeczywistość biurokratycznego chaosu wkracza nowe prawo, które kończy z uproszczeniami obowiązującymi od marca 2022 roku.
Co się zmienia od 5 marca?
Ustawa wygaszająca specustawę przenosi kluczowe regulacje dotyczące pobytu i pracy obywateli Ukrainy do ogólnej ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony. Filozofia jest prosta: koniec rozwiązań nadzwyczajnych, przejście na system obowiązujący wszystkich cudzoziemców. Ochrona czasowa zostaje przedłużona do 4 marca 2027 roku – zgodnie z decyzją Rady UE – ale już na nowych zasadach.
Najważniejsza zmiana z perspektywy pracodawców to uchylenie art. 42a specustawy, który pozwalał na wydanie zezwolenia na pobyt czasowy nawet wtedy, gdy nie wszystkie przesłanki ustawowe były spełnione. Ten przepis był swego rodzaju wentyldem bezpieczeństwa – teraz znika. Wprowadzony zostanie trzyletni okres przejściowy, w którym Ukraińcy będą stopniowo przechodzić na system oświadczeń o powierzeniu pracy.
Co to oznacza w praktyce? Pracodawcy muszą teraz jeszcze dokładniej pilnować zgodności dokumentów z rzeczywistymi warunkami zatrudnienia. A to – jak pokazuje doświadczenie – jest dokładnie ten punkt, w którym firmy najczęściej popełniają błędy.
Kary, które mogą zrujnować firmę
Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi – bo tak formalnie kwalifikuje się każda niezgodność między dokumentami a rzeczywistością – podlega karze od 3 000 do 50 000 zł. Za każdego pracownika osobno. Firma zatrudniająca dwudziestu Ukraińców, u której kontrola Państwowej Inspekcji Pracy wykryje systemowe niedopatrzenie, może teoretycznie zapłacić milion złotych grzywny.
Ale kara finansowa to dopiero początek. Dwukrotne ukaranie w ciągu dwóch lat skutkuje blokadą możliwości zatrudniania cudzoziemców – pracodawca traci prawo do uzyskiwania kolejnych oświadczeń i zezwoleń na pracę. W praktyce oznacza to nie tylko brak możliwości pozyskania nowych pracowników, ale też poważne konsekwencje dla już zatrudnionych cudzoziemców: brak możliwości przedłużenia im kart pobytu, a tym samym utratę prawa do legalnego pobytu i pracy w Polsce.
Jak podkreśla Julia Nowicka z Grupy Progres, specjalizującej się w legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, nielegalne powierzenie pracy zwykle nie jest wyrazem złej woli. To skutek pośpiechu, nieprecyzyjnej interpretacji przepisów albo po prostu braku odpowiedniego planowania.
Cztery dni bez papierka – i firma traci prawo do zatrudniania
Dokumenty legalizujące pracę – oświadczenie o powierzeniu pracy, zezwolenie na pracę czy karta pobytu – wymagają pełnej zgodności z warunkami zatrudnienia. Każda zmiana stanowiska, wymiaru etatu, rodzaju umowy czy wynagrodzenia wymaga aktualizacji. I to natychmiast.
Ekspertka z Grupy Progres przywołuje konkretny przypadek: pracownik z Ukrainy awansował na brygadzistę, nowe oświadczenie zostało wydane po czterech dniach. W tym czasie jego praca została zakwalifikowana jako nielegalna. Firma miała wcześniejsze naruszenie, więc straciła możliwość zatrudniania cudzoziemców na dwa lata.
Cztery dni zwłoki. Awans, który miał być nagrodą dla dobrego pracownika, okazał się pułapką dla całej firmy.
Pułapka delegacyjna
Jest jeszcze jeden przepis, o którym wielu pracodawców zapomina. Obywatel Ukrainy korzystający z ochrony czasowej (PESEL UKR) nie może opuścić Polski na dłużej niż 30 dni – niezależnie od kierunku wyjazdu. Każda delegacja zagraniczna przekraczająca ten termin oznacza utratę legalności pobytu. Dotyczy to zarówno kobiet, jak i mężczyzn.
W praktyce firma wysyłająca ukraińskiego pracownika na sześciotygodniowy projekt za granicą może go de facto pozbawić prawa do pobytu i pracy w Polsce. I nawet najlepsza kadrowa nie cofnie tego prostym pismem.
Światełko w tunelu: 329 zawodów deficytowych
Nie wszystkie zmiany muszą jednak boleć. Pod koniec stycznia Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt rozporządzenia z listą 329 zawodów deficytowych. Jeśli wejdzie w życie, wnioski o zezwolenia na pracę, pobyt i wizy dla cudzoziemców w tych zawodach będą rozpatrywane priorytetowo.
Dla firm borykających się z brakami kadrowymi to potencjalnie realne wsparcie – ale, jak przy każdym ułatwieniu administracyjnym, tylko pod warunkiem poprawnego przygotowania dokumentacji. Koło się zamyka.
Co robić?
Odpowiedź jest prozaiczna i przez to łatwa do zlekceważenia: audyt. Sprawdzenie statusów UKR, terminów ważności dokumentów pobytowych, zgodności warunków pracy z oświadczeniami i zezwoleniami. Dla firmy zatrudniającej kilkudziesięciu cudzoziemców to żmudna, biurokratyczna praca. Ale alternatywą jest kontrola PIP lub Straży Granicznej, która może się skończyć nie tylko grzywną, ale paraliżem operacyjnym firmy.
Rok 2026 nie przynosi rewolucji w samym dostępie Ukraińców do polskiego rynku pracy – oni tu zostaną i dalej będą jednym z jego filarów. Zmienia się natomiast otoczenie formalne, które staje się bardziej wymagające, mniej tolerancyjne wobec niedopatrzeń i – co może paradoksalne – bardziej sprawiedliwe. Bo te same zasady obowiązujące wszystkich cudzoziemców to w gruncie rzeczy postulat, który trudno krytykować. Pytanie tylko, czy firmy zdążą się do nich dostosować w ciągu miesiąca, który im został.
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
