To, co można a czego nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jest jedną z kwestii, która interesuje wszystkich przedsiębiorców – niezależnie od branży. Co można zatem wrzucić w koszty firmowe, jeśli prowadzimy sklep internetowy?
Sklep internetowy a koszty uzyskania przychodu: laptop, abonament na zdjęcia, oprogramowanie sklepu
Niemal każdy przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy wliczy w koszty uzyskania przychodu większość wydatków na sprzęt elektroniczny – oczywiście o ile wykorzystuje go w swojej działalności gospodarczej. Do kosztów firmowych można zatem bez przeszkód zaliczyć m.in. koszty poniesione w związku z zakupem telefonu, laptopa, komputera stacjonarnego, drukarki, skanera, aparatu, kamery czy słuchawek. Możliwy jest również smartwatch w kosztach firmy (choć pod pewnymi warunkami).
Jeśli chodzi o sklep internetowy, w koszty uzyskania przychodu można również wliczyć wszystkie wydatki poniesione na zakup oprogramowania i licencji – od systemu operacyjnego, przez różne programy graficzne, pakiety (np. Adobe), abonamenty (np. na dostęp do bazy zdjęć) po oprogramowanie i dodatkowe funkcje sklepu internetowego. Należy również pamiętać, że w koszty firmowe można jak najbardziej wliczyć wydatki na stworzenie samej strony sklepu (domenę, hosting, dodatkowe usługi, identyfikację graficzną, stworzenie regulaminu sklepu itd.).
Jednorazowe wliczenie w koszty czy amortyzacja?
Uwaga – wydatki poniesione na stworzenie strony sklepu internetowego należy albo jednorazowo wliczyć w koszty, albo – amortyzować. Dokonywanie odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych jest konieczne wtedy, gdy firma, która wykonała stronę, przeniesie na właściciela sklepu wszelkie licencje i prawa autorskie oraz majątkowe, wartość usługi (w dniu przyjęcia do używania) przekroczyła 10 tys. zł, przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok, a sama strona spełnia przesłanki utworu. Warto przy okazji pamiętać, że przedsiębiorca analogicznie postępuje, jeśli jednorazowy wydatek poniesiony na oprogramowanie przekroczył 10 tys. zł. Jednocześnie należy pamiętać o minimalnym okresie amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych (w zależności od jej rodzaju).
Jeśli wartość zakupionej wartości niematerialnej i prawnej (czyli właśnie m.in. strony internetowej czy oprogramowania) o była niższa niż 10 tys. zł, przedsiębiorca może ująć wydatek bezpośrednio w kosztach firmowych, zastosować amortyzację jednorazową albo przyjąć standardową liniową metodę amortyzacji w czasie na samodzielnie ustalonych stawkach amortyzacyjnych.
Wydatki na towar, magazyn i biuro w kosztach uzyskania przychodu
Do kosztów firmowych można również zaliczyć wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych. Do tych drugich zalicza się m.in. materiały, które staną się „główną częścią” produktu, który trafi do sprzedaży. Za materiał podstawowy uważa się też część montażową produktu lub część ściśle z nim złączoną. Przykładem mogą być opakowania – w tym także opakowania wysyłkowe.
Zakupiony towar, sprzedawany później w sklepie internetowym, należy jednak gdzieś magazynować (chyba, że przedsiębiorca zdecyduje się na dropshipping). Koszty związane z wynajęciem magazynu również można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Podobnie jest z kosztami związanymi z obsługą wysyłki zamówień.
Nie należy zapominać, że w koszty firmowe można też wliczyć koszty prowadzenia biura (czynsz, media, niezbędne wyposażenie – np. fotel, biurko itd.). Jest to możliwe także wtedy, gdy przedsiębiorca prowadzi je w mieszkaniu. W tym drugim przypadku należy jednak pamiętać, że konieczne będzie określenie, jaka część nieruchomości jest wykorzystywana na cele działalności gospodarczej. Jeśli z kolei przedsiębiorca przeznaczy na biuro (lub w ekstremalnych przypadkach: na magazyn) jedno z pomieszczeń) to musi liczyć się z tym, że być może zapłaci wyższy podatek od nieruchomości.
Księgowość, prowadzenie konta, prowizje
Kolejna kategoria wydatków, które można wliczyć w koszty firmowe, to wydatki związane z finansami i księgowością. Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu koszty poniesione na księgowość (niezależnie czy chodzi o biuro rachunkowe, księgowość online czy np. tylko program do fakturowania). Oprócz tego do kosztów wlicza się też wydatki związane z prowadzeniem konta bankowego (jeśli takie są) oraz koszty prowizji (np. w związku z działającymi w sklepie niektórymi systemami płatności itd.).
Sklep internetowy a koszty uzyskania przychodu: wydatki na reklamę
Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się z koniecznością promowania jego oferty, jeśli przedsiębiorca chce osiągać realne zyski. Wydatki poniesione na reklamę również można wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Mowa zarówno o np. kampaniach AdWords, działaniach w mediach społecznościowych jak i np. o wydatkach na usługi związane z pozycjonowaniem. Nie ma też znaczenia, czy działania marketingowe będą prowadzone w internecie, czy też „offline” (ulotki, banery – np. jeśli przedsiębiorca prowadzi jednocześnie sklep stacjonarny).
Jednocześnie należy pamiętać, by nie mylić reklamy z reprezentacją firmy. Kosztów reprezentacji nie można wliczyć w koszty uzyskania przychodu (niezależnie od charakteru działalności).
Koszty transportu, wydatki na pracowników
Przedsiębiorca, który do prowadzenia sklepu internetowego zatrudnia pracowników, ma prawo wliczyć w koszty firmowe wydatki związane z umowami (zarówno umową zlecenia jak i umowami o pracę). Podobnie jest z kosztami transportu (np. jeśli przedsiębiorca musiał spotkać się z kontrahentem itd.) – chodzi zarówno o wydatki na taksówki, środki komunikacji publicznej, ale i np. na paliwo.
Osoby prowadzące sklep internetowy w ramach działalności gospodarczej mogą w koszty uzyskania przychodu wliczyć zatem sporo wydatków. Ważne, by były one powiązane bezpośrednio z wykonywaną przez nich działalnością, a poniesione koszty miały na celu zwiększenie lub chociażby zabezpieczenie przychodów firmy.
