Wszystkie formalności w jednym oknie. Nowy system do e-umów
Nowy system, dostępny z poziomu przeglądarki internetowej, został stworzony z myślą o podmiotach, dla których obsługa kadrowa stanowiła dotychczas spore obciążenie finansowe i organizacyjne. Resort pracy przekonuje, że rozwiązanie to nie tylko uprości formalności, ale także wyeliminuje konieczność drukowania i archiwizowania stosów papierowych dokumentów.
Główną funkcjonalnością systemu jest możliwość zawierania umów bez wychodzenia z domu. Użytkownicy mogą korzystać z gotowych, zweryfikowanych prawnie szablonów - dotyczy to m.in. umowy o pracę, umowy zlecenia czy specyficznych umów uaktywniających dla niań. Dokumenty można podpisywać przy użyciu profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego.
Co ciekawe, system prowadzi pracodawcę "za rękę" przez cały cykl życia umowy. Pozwala nie tylko na zatrudnienie pracownika, ale także na generowanie aneksów, wypowiedzeń czy świadectw pracy. Nowe narzędzie minimalizuje ryzyko błędów formalnych, prowadząc użytkownika krok po kroku przez formularze.
Najważniejszym atutem jest integracja z systemami państwowymi - z poziomu portalu można bezpośrednio zgłosić pracownika do ubezpieczeń w ZUS oraz do opodatkowania w KAS.
Bez papierowych teczek, bez konieczności przechowywania dokumentacji
Z systemu mogą korzystać przede wszystkim mikroprzedsiębiorcy oraz podmioty zatrudniające do 9 osób. Jest to również narzędzie dedykowane rolnikom oraz osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, ale zatrudniają np. opiekunkę do dzieci.
Resort pracy podkreśla, że system umożliwia prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w pełni elektronicznie. Oznacza to koniec obowiązku posiadania papierowych teczek osobowych dla pracowników obsługiwanych przez platformę. Narzędzie zapewnia ciągły dostęp do akt online, co w dobie pracy zdalnej i cyfryzacji jest standardem oczekiwanym przez rynek.
Decydując się na wdrożenie nowego systemu, należy jednak pamiętać o istotnych uwarunkowaniach prawnych. W narzędziu można prowadzić dokumentację wyłącznie dla nowo zatrudnianych osób lub takich, dla których wcześniej nie prowadzono teczki osobowej.
Co więcej, wybór formy elektronicznej jest wiążący. Jak wskazują przepisy, pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji w systemie aż do momentu zakończenia umowy. Nie ma możliwości powrotu do papierowej formy akt w trakcie trwania zatrudnienia, co wymusza na przedsiębiorcach konsekwencję w cyfryzacji procesów.
Jak korzystać z nowego systemu?
Dostęp do systemu jest możliwy poprzez portal Praca.gov.pl, przy wykorzystaniu węzła login.gov.pl (logowanie np. przez bankowość elektroniczną czy aplikację mObywatel). Ministerstwo zapewnia, że obecna wersja to dopiero początek - planowany jest rozwój o nowe funkcje.
Dla osób mających wątpliwości uruchomiono wsparcie w ramach infolinii "Zielona Linia" (19524) oraz udostępniono podręcznik użytkownika. Wszelkie uwagi można również zgłaszać bezpośrednio do resortu drogą mailową.
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
