Pracownik może wykorzystać urlop na żądanie z dowolnego powodu. Nie musi tłumaczyć się pracodawcy z powodu zgłoszenia takiego wniosku. Przyczyną wzięcia dnia wolnego mogą być więc zarówno trudne sytuacje życiowe, ale teoretyczne także mniej istotne okoliczności, które uniemożliwiają podjęcie pracy w danym dniu.

Zgodnie z obowiązującym przepisem urlop na żądanie w 2021 roku, tak samo jak w poprzednich latach, powinien zostać zgłoszony najpóźniej w dniu urlopu, jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Pracodawca może jednak uregulować tę kwestię także w inny, bardziej korzystny dla pracownika sposób, wprowadzając odpowiednie procedury w regulaminie pracy – na przykład postanowić, że takiego zgłoszenia można dokonać jeszcze na godzinę po rozpoczęciu dnia pracy.

Bez względu jednak na przyczynę pracownik obowiązkowo musi poinformować pracodawcę, że nie będzie go w pracy najpóźniej w dniu rozpoczęciu urlopu. „Poinformowanie” nie jest tu jednak najlepszym słowem, tak samo zresztą jak „żądanie”. Tak naprawdę bowiem wzięcie dnia wolnego nie zależy od wyłącznej woli pracownika.

Ma to zresztą swoje uzasadnianie. Czasami tak nagłe niezjawienie się w pracy mogłoby spowodować duże szkody dla pracodawcy. Z tego powodu ma on prawo odmówić udzielenia urlopu.  W takim wypadku pracownik musi stawić się w pracy. Nieobecność będzie natomiast traktowana jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. A w takich wypadkach przepisy przewidują nie tylko kary porządkowe dla pracowników, ale nawet możliwość dyscyplinarnego zwolnienia.

Przepis regulujący urlop na żądanie w ostatnich miesiącach nie uległ zmianie. Oznacza to, że zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy urlop na żądanie w 2021 roku będzie obejmować maksymalnie 4 dni.  Pracownik może je wykorzystać w różnych kombinacjach – jednorazowo wziąć 4-dniowy urlop na żądanie, jak i w ciągu roku kalendarzowego wykorzystać te dni pojedynczo.

Urlop na żądanie rządzi się oczywiście innymi prawami niż urlop wypoczynkowy. Nie trzeba go zgłaszać z dużym wyprzedzeniem i składać wniosku urlopowego. Nie jest jednak wcale osobnym urlopem przysługującym pracownikowi. Wspomniane 4 dni wchodzą w zakres urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi (20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy). Z tego powodu dotyczą go takie same zasady wynagrodzenia. Jednocześnie jednak oznacza to, że jeśli pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego i weźmie 4-dniowy urlop na żądanie, na wakacyjny wyjazd czy odpoczynek do wykorzystania pozostanie mu już tylko 16 dni wolnego.