Chytry dwa razy traci. Dotyczy to także treści umów zawieranych w naszej firmie
Prowadząc firmę, najczęściej musimy zawierać umowy różnego rodzaju. Często mamy nawet swobodę w formułowaniu ich treści. Skąd ją wziąć? Nie da się ukryć, że w internecie bez trudu znajdziemy darmowe wzory umów pasujących do praktycznie każdej sytuacji. Czy to oznacza, że powinniśmy po prostu z nich skorzystać, skoro w ten sposób ograniczamy ponoszone koszty? W żadnym wypadku.
Owszem, można sobie bez trudu wyobrazić, że darmowe wzory umów mogą się nam przydać. Najczęściej będą to drobne sprawy, w których stawka jest stosunkowo niska, a dokonywana przez nas czynność prawna jest wręcz rutynowa. W grę wchodzi na przykład względnie prosta umowa pożyczki na niewielką kwotę, która nie wymaga żadnej indywidualizacji. Być może sprzedajemy samochód i nie spodziewamy się jakichkolwiek komplikacji. W przypadku codziennych czynności możemy stosować takie umowy.
Gdy mowa o prowadzeniu działalności gospodarczej, sprawy się komplikują. Stosowanie przypadkowych umów pozyskanych w internecie może nas w najlepszym wypadku przyprawić o ból głowy, a w najgorszym narobić poważnych kłopotów. Wszystko dlatego, że wraz z profesjonalizacją naszej działalności rośnie stopień skomplikowania zawieranych przez nas umów. Dość ogólny wzór najprawdopodobniej nie będzie już przystawał do czynności prawnej, której akurat chcemy dokonać.
Wydawać by się mogło, że największą wadą darmowych wzorów umów jest ich ogólny charakter. Istnieje porzekadło mówiące, że jeśli coś jest dobre do wszystkiego, to tak naprawdę jest do niczego. W przypadku treści zawieranych przez nas umów, wspomniana wcześniej indywidualizacja jest czynnikiem kluczowym. Chcemy zawierać umowy o takiej treści, która odpowiada potrzebom naszej firmy i ewentualnie żądaniom drugiej strony. Szablony dostępne w Sieci najczęściej stanowią jedynie absolutne minimum wysiłku, które pasują do najbardziej typowych przypadków umowy danego rodzaju.
Siłą rzeczy może się tak zdarzyć w toku prowadzenia działalności gospodarczej, że zawierana przez nas umowa będzie zwieńczeniem dość nietypowej sytuacji. Wówczas internetowy wzór jej treści nie będzie stanowił gwarancji dla żadnej ze stron.
Tak naprawdę nie wiemy, kto sporządził darmowy wzór umowy i czy przystaje on do aktualnie obowiązujących przepisów
Truizmem byłoby stwierdzenie, że nie mamy większej kontroli nad treścią darmowych wzorów umów. Owszem, możemy je później edytować i tym samym dostosować je do naszych indywidualnych potrzeb. Można jednak śmiało postawić tezę, że lepszym rozwiązaniem byłoby samodzielne sporządzenie treści umowy od początku do końca.
Eksperci bardzo często zwracają uwagę na to, że darmowy wzór umowy może stanowić pułapkę. Podsuwamy naszemu kontrahentowi dokument o treści pozyskanej w internecie bez większej refleksji, a tymczasem może on zawierać zapisy, które są dla nas niekorzystne. Siłą rzeczy, w takiej sytuacji trudno byłoby liczyć na to, że druga strona zwróci nam uwagę, że właśnie sami robimy sobie krzywdę.
Nie jest to najgorszy możliwy obrót spraw. Darmowe wzory umów z internetu tak naprawdę nie dają przecież żadnych gwarancji, że zostały sporządzone w sposób zgodny z przepisami przez osoby, które posiadają ku temu choćby minimum kompetencji. Może się okazać, że ich autorzy byli przypadkowymi osobami, które akurat posiłkowały się ChatGPT albo innym modelem sztucznej inteligencji. Wygenerowanie takiego wzoru w dzisiejszych czasach wymaga co najwyżej wprowadzenia dość niechlujnego zapytania.
Brak pewności co do treści takiej umowy to jedynie jedna strona przysłowiowego medalu. Drugą stanowi niepewność co do stanu prawnego. Ustawodawca co jakiś czas zmienia przepisy. Korzystając z darmowych wzorów, nie mamy pewności, że odpowiadają one tym, które obowiązują w momencie, gdy takowy pobieramy. Równie dobrze wzór dokumentu może być nieaktualizowany od lat. Nie trzeba chyba nikogo przekonywać, że niezgodność umowy z obowiązującym prawem może narobić przedsiębiorcy sporych problemów. Istnieje ryzyko, że zostaną zakwestionowane w postępowaniu sądowym. Jakby tego było mało, może się okazać, że w zapisach takiej umowy znajdzie się jakaś klauzula wprost sprzeczna z prawem. Najczęściej też nie mamy pojęcia, kto właściwie jest autorem wzoru.
Darmowe wzory umów mogą się przydać, jeśli potraktujemy je jedynie jako czysto edukacyjny punkt wyjścia
Nie da się ukryć, że w skrajnie negatywnym przypadku trafi się nam wzór napisany na kolanie przez zupełnie przypadkową osobę, który nijak nie odpowiada wymogom obowiązujących przepisów. Tymczasem określone czynności prawne mogą wymagać dość precyzyjnie wskazanych części składowych. Trudno nazwać taki scenariusz optymalnym. Nie możemy jako przedsiębiorca liczyć na jakąkolwiek taryfę ulgową. Jesteśmy uznawani za podmiot profesjonalnie wykonujący swoją działalność, który powinien wiedzieć, co robi.
Możemy uniknąć problemów, jeśli tworzymy treść swoich umów samodzielnie. Nie każdy oczywiście musi mieć wykształcenie prawnicze. Każdy może jednak skorzystać z pomocy specjalisty przy formułowaniu umowy istotnej dla swojej firmy. Taką poradę prawną można nawet uznać za koszty uzyskania przychodu.
Są oczywiście sytuacje, w których darmowe wzory umów z internetu mogą się nam przydać. Mam na myśli przypadki traktowania ich jako luźny przykład i punkt wyjścia do rozważań nad rzeczywistą treścią. Można by więc wskazać na ich charakter czysto edukacyjny. Zdarzają się także trywialne umowy, nad którymi nie ma większego sensu zastanawiać się jakoś przesadnie długo. Wówczas możemy się posiłkować internetowym wzorem.
Należy jednak zwrócić uwagę na jeden detal. W interncie dość często wskazuje się jako dostatecznie mało istotne umowę zlecenia albo umowę o dzieło. Lekceważenie tego rodzaju umów cywilnoprawnych byłoby potwornym błędem. Stosunek prawny zbliżony do zatrudnienia wymaga bardzo skrupulatnej konstrukcji nawet wówczas, gdy zignorujemy mglistą perspektywę reformy PIP i ewentualnego przekształcenia takiej umowy w etat.
