Wynajmujesz biuro, choć nie musisz. Trzy legalne sposoby, by nie płacić ani złotówki za siedzibę firmy

Nie każdy przedsiębiorca potrzebuje splendoru i prestiżu wynikającego z imponującej siedziby firmy

Dla jednych siedziba firmy stanowi nie tylko miejsce wykonywania działalności gospodarczej, ale także wyznacznik prestiżu i fizyczną manifestację sukcesu. Inni widzą w niej przede wszystkim wysokie koszty utrzymania. Nie ma przy tym znaczenia, czy chodzi o nieruchomości własne, czy wynajmowane.

Czy posiadanie pełnoprawnej siedziby jest w dzisiejszych czasach w ogóle potrzebne? To zależy. Jeżeli mamy dużą firmę, która zatrudnia wielu pracowników i rzeczywiście uskutecznia produkcję własnymi środkami, to odpowiedź na tak postawione pytanie jest oczywista.

Odmiennie prezentuje się sytuacja najmniejszych jednoosobowych działalności. W dobie cyfrowej rewolucji coraz więcej spraw możemy załatwić na odległość za pośrednictwem internetu. Prawdę mówiąc, wiele z nich musimy teraz załatwiać online.

Nawet korespondencję urzędową załatwiamy teraz poprzez e-doręczenia. Ostatnia grupa przedsiębiorców zostanie objęta obowiązkiem korzystania z nich od 1 października 2026 r. Warto przy tym pamiętać, że porażka e-doręczeń na starcie systemu dała się firmom mocno we znaki.

Cyfryzacja sprawiła, że niedługo nie będziemy już potrzebować adresu do tradycyjnej korespondencji

Nie muszę też chyba nikogo przekonywać, że prowadzenie małej firmy za pomocą własnego komputera jest jak najbardziej wykonalne. Najlepszym przykładem jest rzecz jasna dropshipping w sklepie internetowym. Na uwagę zasługują także przedsiębiorstwa zajmujące się szeroko rozumianą pracą kreatywną, niektóre wycinki branży IT oraz typowe relacje B2B imitujące zatrudnienie.

W tej sytuacji możemy śmiało postawić tezę, że w niektórych przypadkach posiadanie firmowej siedziby nie jest już czymś niezbędnym. Czym jednak mielibyśmy ją zastąpić? Na szczęście mamy trzy rozsądne alternatywy.

Jak najbardziej możemy prowadzić działalność gospodarczą, korzystając ze swojego prywatnego adresu. Mamy także możliwość zadeklarować brak stałego miejsca jej wykonywania. Nic też nie stoi na przeszkodzie, by wynająć sobie tzw. wirtualne biuro.

Moglibyśmy się długo zastanawiać nad tym, która z tych trzech opcji jest najlepsza. Z pewnością żadnym zaskoczeniem nie będzie stwierdzenie, że tak naprawdę wszystko zależy od specyfiki danej firmy oraz preferencji samego przedsiębiorcy. Ja jednak zaryzykowałbym stwierdzenie, że wymienione wyżej rozwiązania nie różnią się od siebie tak bardzo, jak by się mogło wydawać.

Przy prowadzeniu działalności z domu trzeba uważać na podatki

Prowadzenie firmy z domu sprowadza się do podania w formularzu rejestracyjnym do CEIDG naszego prywatnego adresu.

Powinniśmy oczywiście dysponować prawem do lokalu. W przypadku najmu potrzebujemy zgody właściciela, która wcale nie jest czymś oczywistym. Wynajmowanie mieszkania firmie oznacza płynne przejście na relację pomiędzy przedsiębiorcami, która ma poważne konsekwencje z punktu widzenia podatku VAT. Warto zatem wiedzieć, kiedy wynajem mieszkania jest obciążony 23 proc. VAT-em. Nie każdy wynajmujący musi się na to godzić.

Wyższa stawka podatku od nieruchomości i firmowe koszty utrzymania mieszkania

Kolejnym problemem, na który powinniśmy zwrócić uwagę, jest inna stawka podatku od nieruchomości. Tak się składa, że budynki wykorzystywane na potrzeby działalności gospodarczej są zauważalnie droższe. Maksymalne stawki w tym roku wynoszą 1,25 zł za 1 m² dla budynków mieszkalnych oraz 35,53 zł za 1 m² dla budynków związanych z działalnością gospodarczą.

Biuro w domu ma jednak pewne zalety wykraczające poza oszczędności związane z brakiem osobnej siedziby do utrzymania. Możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu część wydatków na utrzymanie mieszkania. Przy czym musimy uwzględnić stosunek powierzchni wykorzystywanej na potrzeby firmowe względem całości powierzchni użytkowej. Fiskus zresztą coraz łagodniej podchodzi do tego, jakie koszty firmowe przy prowadzeniu działalności z mieszkania da się rozliczyć.

Wirtualne biuro to usługa zapewnienia nam adresu za od kilkudziesięciu do paruset złotych miesięcznie

Trzeba pamiętać, że korzystanie z własnego adresu do prowadzenia działalności gospodarczej sprawia, że każda zainteresowana osoba go pozna. Wystarczy sprawdzić nasz wpis do CEIDG. Osoby bardzo ceniące sobie prywatność zazwyczaj chcą uniknąć takiego obrotu sprawy. Dlatego najpewniej zainteresują się pozostałymi dwiema możliwościami.

Wirtualne biuro sprowadza się do wynajęcia sobie adresu u wyspecjalizowanego przedsiębiorcy, który prowadzi tego typu usługi. Oprócz samego adresu w pakiecie otrzymamy najczęściej także powiadomienia o korespondencji, jej obsługę oraz możliwość wykonywania czynności biurowych na miejscu, jeśli akurat mamy taką potrzebę.

Legalność wirtualnego biura potwierdza orzecznictwo NSA

Usługi wirtualnego biura i korzystanie z nich są całkowicie zgodne z prawem, co potwierdza orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego. Na uwagę zasługuje wyrok o sygnaturze II FSK 3549/13:

w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych)

Coworking to w pewnym sensie odmiana tego samego zjawiska. Tym razem mamy do czynienia z wynajmem pełnoprawnej przestrzeni biurowej, ale współdzielonej z innymi przedsiębiorcami.

W obydwu przypadkach jak najbardziej możemy zaliczyć zapłatę za usługę do kosztów uzyskania przychodu, co może drastycznie zwiększyć ich atrakcyjność.

Na dobrą sprawę nie musimy mieć nawet symbolicznej siedziby

Najbardziej radykalnym rozwiązaniem wydaje się nieposiadanie absolutnie żadnej siedziby. Mamy do tego prawo. W trakcie rejestracji do CEIDG możemy w formularzu wybrać opcję „brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej” w części numer 7.

Trzeba przy tym pamiętać, że cały czas będziemy potrzebowali adresu do doręczeń oraz skrzynki do e-doręczeń. W końcu w jakiś sposób wszelkiego rodzaju państwowe instytucje muszą się być w stanie się z nami skontaktować w razie potrzeby. Mam przy tym na myśli przede wszystkim komunikację o charakterze formalnym. Całą resztę można przecież załatwić za pomocą poczty e-mail.

Właściwość organu podatkowego i transakcje transgraniczne

Nie musimy się przy tym przejmować adresem do rozliczeń z organami podatkowymi. Ordynacja podatkowa w art. 17 §1 określa właściwość miejscową organów podatkowych według miejsca zamieszkania albo adresu siedziby podatnika. Nie mamy tego drugiego, więc zostaje nam pierwsze.

Brak siedziby nie jest rozwiązaniem dla wszystkich. Sprawy komplikują się, jeśli przeprowadzamy transakcje transgraniczne. Wówczas mogą się pojawić wątpliwości na przykład co do tego, w którym państwie należy opodatkować nasz dochód. Wciąż jednak można to ustalić wedle innych kryteriów.

Każde rozwiązanie ma mniej więcej te same zalety

Wszystkie trzy opcje sprowadzają się do znalezienia sobie jakiegoś funkcjonalnego zastępstwa za tradycyjną siedzibę, które pozwoli nam drastycznie ograniczyć wydatki z tego tytułu. Równocześnie nie musimy sobie zbytnio zaprzątać głowy miejscem, w którym wykonujemy naszą działalność gospodarczą.

Którą więc powinniśmy wybrać? Wydaje mi się, że najprostszą odpowiedzią będzie: „tę, która akurat w naszym przypadku wychodzi najtaniej”.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj