Jak rozliczać gratisy w sklepie internetowym, czyli małe prezenty dla klientów, którzy zrobili u nas zakupy?

Podatki dołącz do dyskusji (8) 04.10.2020
Jak rozliczać gratisy w sklepie internetowym, czyli małe prezenty dla klientów, którzy zrobili u nas zakupy?

Edyta Wara-Wąsowska

Część przedsiębiorców prowadzących swoje sklepy internetowe decyduje się na dorzucanie swoim klientom tzw. gratisów – czyli niewielkich, dodatkowych produktów, których klienci nie zamawiali, a które umieszczane są w paczce razem z zamówionym towarem. Na taką praktykę decyduje się coraz więcej firm, jednak nie wszystkie zdają sobie sprawę z tego, jakie rodzi to konsekwencje podatkowe i jak właściwie rozliczać gratisy w sklepie internetowym. 

Gratisy w sklepie internetowym: coraz częstsza praktyka

Przedsiębiorcy starają się nie tylko przyciągnąć nowych klientów, ale sprawić także, by ci, którzy raz dokonali zakupów w ich sklepie internetowym, za jakiś czas zrobili to ponownie. W tym celu oferują np. kody rabatowe do wykorzystania podczas następnych zakupów czy rabaty za dokonanie kolejnego zakupu w określonym czasie. Coraz częściej decydują się także na gratisy dołączone do paczek. Drogerie wysyłają na przykład miniaturki kosmetyków, delikatesy – przyprawy czy słodycze. Nie zawsze jednak gratisy są jakkolwiek związane z przedmiotem zakupu – na przykład jedna z sieci księgarni wysyła swoim klientom nie tylko darmowe zakładki, ale także… małe paczki bakalii, prawdopodobnie mające uprzyjemnić lekturę zakupionych książek.

Wybór odpowiedniego gratisu, który spodoba się klientowi, zapadnie mu w pamięć i skłoni do kolejnych zakupów w sklepie nie jest jednak jedynym zmartwieniem przedsiębiorcy. Należy przy tym wiedzieć, jak rozliczać gratisy w sklepie internetowym i wszelkiego rodzaju prezenty dla klientów.

Jak rozliczać gratisy w sklepie internetowym i… jak uniknąć zapłaty podatku VAT?

Dołączenie gratisów może rodzić obowiązek zapłaty podatku VAT przez sprzedawcę. Obowiązku można jednak uniknąć w kilku sytuacjach – nieodpłatne przekazanie prezentów o małej wartości i próbek produktów nie podlega bowiem VAT. Jeśli chodzi o prezenty małej wartości, to aby nie powstał obowiązek podatkowy, to:

  • jednostkowy koszt wytworzenia pojedynczego gratisu nie przekracza 10 zł (wartość gratisu nie przekracza tej kwoty),
  • w sytuacji, gdy klient otrzymuje od firmy w ciągu roku więcej niż jeden gratis, to łączna ich wartość w ciągu roku nie może przekroczyć 100 zł (przy założeniu, że przedsiębiorca prowadzi ewidencję, która pozwala na ustalenie tożsamości klientów).

Jeśli chodzi z kolei o próbki, od których również przedsiębiorca nie musi płacić podatku VAT, to należy je rozumieć jako „identyfikowalny jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielka ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci”. Dodatkowo przekazanie próbki ma mieć na celu promocję towaru oraz – zasadniczo – nie służy zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru. Z jednym wyjątkiem – jeśli takie zaspokojenie potrzeb jest nieodłącznym elementem promocji i ma skłaniać do zakupu promowanego towaru.

Tym samym jeśli np. klient otrzyma od drogerii internetowej próbkę kosmetyku (np. miniaturową wersję podkładu itd.), to próbka nie zaspokoi jego potrzeby zakupu pełnowymiarowego produktu (próbkę będzie można wykorzystać dosłownie 1-2 razy, bardziej w celu przetestowania jej właściwości).

W przypadku wysyłki gratisów czy próbek przedsiębiorca nie jest również zobowiązany do wystawienia paragonu czy faktury – robi to tylko dla głównego towaru.

Gratisy o zbyt dużej wartości mogą stanowić problem dla klienta, dlatego lepiej z nich zrezygnować

Przedsiębiorcy powinni jednocześnie pamiętać, że jeśli wręczą klientowi gratis o wartości ponad 200 zł, to nie tylko zapłacą podatek VAT, ale także zmuszą do odprowadzenia podatku dochodowego obdarowanego klienta. Jeśli będzie on osobą prywatną (a nie innym przedsiębiorcą), to wręczający gratis musi dodatkowo wystawić pod koniec roku PIT-8C i wysłać deklarację do klienta i fiskusa.

Wyjątkowy rodzaj gratisów: kup zmywarkę, a tabletki do niej dostaniesz gratis

Najczęściej przedsiębiorcy wysyłają gratisy „tak po prostu” – klient nie musiał spełnić żadnego warunku, by otrzymać drobny upominek. Zdarza się jednak, że sprzedawcy wysyłają klientom prezenty w ramach wykonania przez odbiorcę określonych czynności. Na przykład wystarczy, że po prostu kupi określony produkt w określonym terminie – i dodatkowy produkt (inny niż ten główny) otrzymuje za darmo. Warunek jest taki, że gratisowy produkt jest inny niż ten pierwszy, a na stronie internetowej sprzedawca określi zasady przyznawania tych gratisów (np. w regulaminie sklepu). Jest to wtedy tzw. sprzedaż premiowa. W takiej sytuacji, jeśli przy zakupie tych towarów sprzedawca odliczył VAT, to jest zobowiązany do zapłaty podatku VAT przy nieodpłatnym przekazywaniu swoistej „nagrody”. Podstawą opodatkowania jest cena zakupu towaru. Dobra wiadomość jest taka, że VAT należny doliczony w związku z przekazaniem może wrzucić w koszty firmowe.

Co z gratisami za „symboliczną złotówkę”?

Przedsiębiorcy, którzy zastanawiają się jak rozliczyć gratisy w sklepie internetowym, powinni też pamiętać o prawidłowym rozliczaniu gratisów za tzw. symboliczną złotówkę. Chodzi o sytuacje, gdy sprzedający umożliwia kupującemu (np. po przekroczeniu ustalonej wartości koszyka) zakup jakiegoś produktu za złotówkę. Jak rozliczyć taki specyficzny „gratis” (który przecież gratisem do końca nie jest)?

Z jednej strony – ze względu na fakt, że jest to świadczenie odpłatne – powstaje przychód dla sprzedawcy. Nabywca jednak nie musi rozliczać przychodu – bo nie przekracza on 200 zł. Nie zmienia to jednak faktu, że sprzedający powinien dopilnować, by „gratis” był uzasadniony ekonomicznie i wciąż przekładać się na spodziewane dla przedsiębiorcy korzyści. W innym wypadku może to budzić wątpliwości fiskusa.

Gratisy w sklepie internetowym a koszty uzyskania przychodu

Jest też jeszcze jedna dobra wiadomość dla przedsiębiorców – koszt zakupu lub wytworzenia gratisów można wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Warunek jest jednak taki, że nie będą to gratisy/prezenty wyjątkowo drogie i ekskluzywne, przekazane tylko niewielkiej grupie i które można byłoby uznać za wydatek na reprezentację. Jeśli chodzi zresztą o sklep internetowy, to w koszty uzyskania przychodu można zresztą wliczyć znacznie więcej wydatków.

Przy wysyłaniu gratisów warto zatem przede wszystkim pilnować wartości gratisu – to od niej w głównej mierze zależy obowiązek podatkowy. Zarówno po stronie przedsiębiorcy jak i klienta.

PARTNERZY: