- Bezprawnik -
- Firma -
- Jedną fakturę w KSeF poprawiano 513 razy. Mikrofirmy powinny uważnie przyjrzeć się tym statystykom
Jedną fakturę w KSeF poprawiano 513 razy. Mikrofirmy powinny uważnie przyjrzeć się tym statystykom
Jedna faktura poprawiona 513 razy, prawie milion dokumentów miesięcznie „zerowanych” i setki tysięcy faktur oznaczonych tak, jakby wystawiono je podczas awarii, której nikt nie ogłosił. Dane Ministerstwa Finansów z pierwszych miesięcy obowiązkowego KSeF pokazują, że wiele firm traktuje system jak brudnopis. Od stycznia wchodzą do niego najmniejsi przedsiębiorcy i to oni powinni wyciągnąć z tych liczb wnioski najszybciej.
Dane MF o korektach faktur w KSeF: miliony poprawek
Statystyki wyszły na jaw przy okazji interpelacji posła Janusza Kowalskiego. Odpowiedzi udzielił 2 listopada wiceminister finansów Zbigniew Stawicki, a liczby opisał Dziennik Gazeta Prawna. Z samych faktur wystawionych w lutym, czyli w pierwszym miesiącu obowiązku dla największych podatników, około 3,48 mln skorygowano raz, około 1,46 mln dwa razy, a blisko 434 tys. trzy razy. Rekordzistą jest dokument, do którego powstało 513 korekt.
Według tych samych danych przez KSeF przechodzi ponad 100 mln faktur miesięcznie, a w lipcu było to ponad 109,5 mln. Na tle takiego wolumenu kilka milionów korekt nie jest katastrofą. Kłopot polega na tym, jakie to są korekty.
Korekta do zera zamiast anulowania faktury w KSeF
Resort policzył osobno faktury korygowane do zera, czyli dokumenty, którymi sprzedawca w praktyce wycofuje całą fakturę. Jak podał DGP, w kwietniu było ich około 962 tys., w maju ponad 902 tys., w lipcu blisko 878 tys., a we wrześniu ponad 247 tys. Zestawiając to z liczbą wszystkich faktur, wychodzi rząd wielkości mniej więcej jednej faktury na sto. Kwietniowy szczyt zbiega się w czasie z wejściem do systemu kolejnej, dużo liczniejszej grupy firm. Wrześniowy spadek wygląda optymistycznie, choć ostrożnie podchodziłbym do niego, bo korekty do faktur sprzed kilku tygodni wciąż mogą spływać.
Skąd ta popularność? Faktury, która dostała numer KSeF, nie da się anulować. Uznaje się, że weszła do obrotu prawnego, a błąd naprawia się fakturą korygującą. Anulowanie wchodzi w grę tylko wyjątkowo, gdy dokument nie trafił ani do nabywcy, ani do KSeF i nie opisuje transakcji, która faktycznie się odbyła. Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 9 czerwca 2026 r. (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.220.2026.2.AWY), opisanej przez portal Infor. Korekta do zera stała się więc zastępczym przyciskiem „anuluj”.
Czasem to jedyne rozsądne wyjście. Przy fakturze wystawionej na niewłaściwy NIP trudno o coś innego niż wyzerowanie dokumentu i nowa faktura dla właściwego nabywcy. Jednak poprawianie literówki w KSeF czy w adresie kontrahenta nie wymaga zerowania całego dokumentu, wystarczy korekta błędnych danych. Każde wyzerowanie i ponowne wystawienie to dwa dodatkowe dokumenty w ewidencji obu stron, pytania od kontrahenta i nierzadko przesunięty przelew.
513 korekt jednej faktury, czyli automat bez nadzoru
Nie wierzę, że ktoś 513 razy ręcznie poprawiał ten sam dokument. To wygląda raczej na pętlę w integracji: program księgowy wysyła korektę, coś się nie zgadza, więc wysyła następną. Według DGP ministerstwo analizuje przypadki wielokrotnych korekt i prowadzi działania edukacyjne. Nie przedstawiło jednak zestawienia pól faktury poprawianych najczęściej, bo to miałoby wymagać znacznych zasobów. Moim zdaniem to błąd. Taka lista byłaby dla mikrofirm cenniejsza niż kolejna broszura, a resort ma wszystkie dane w jednym miejscu.
Oznaczenie OFF bez ogłoszonej awarii KSeF
Najbardziej zastanawiają faktury z oznaczeniem OFF. Jak relacjonuje DGP, to oznaczenie przewidziano dla dokumentów wystawionych podczas ogłoszonej awarii systemu. Takich faktur było 857 tys. w lutym, około 207 tys. w kwietniu i ponad 161 tys. w sierpniu, choć od uruchomienia KSeF ministerstwo żadnej awarii nie ogłosiło.
Warto tu uporządkować tryby. Pierwszy to offline24 (art. 106nda ustawy o VAT). Jak wyjaśnia ministerialny serwis ksef.podatki.gov.pl, może z niego skorzystać każdy podatnik, na przykład przy kłopotach z internetem, ale fakturę trzeba przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. Faktura udostępniana nabywcy przed wysyłką musi mieć dwa kody QR, a do drugiego potrzebny jest certyfikat KSeF. Drugi tryb to niedostępność i awaria systemu (art. 106nh). Niedostępność ogłasza się w BIP Ministerstwa Finansów, awarię także w oprogramowaniu interfejsowym. Wtedy terminy są dłuższe: następny dzień roboczy po zakończeniu niedostępności albo 7 dni roboczych od końca awarii. Przy awarii całkowitej, ogłaszanej w mediach, faktur w ogóle się do KSeF nie dosyła.
Część z tych setek tysięcy dokumentów to zapewne zwykły offline24, który program do faktur źle oznaczył. Podejrzewam jednak, że część firm uznała tryb awaryjny za wygodną furtkę na każdy problem po własnej stronie. To założenie może się zemścić. Awaria, której MF nie ogłosiło, z punktu widzenia przepisów nie istnieje, a dłuższe terminy na wysyłkę nie przysługują.
KSeF dla mikrofirm od 1 stycznia 2027 r. i kary dopiero od 2028 r.
Do końca 2026 r. najmniejsi podatnicy, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie, mogą wystawiać faktury po staremu. Pisałem o tym w tekście o tym, jak wygląda KSeF dla najmniejszych firm. Od stycznia każda faktura dla innej firmy ma przejść przez system, niezależnie od kwoty.
6 listopada Sejm uchwalił nowelizację, która przesuwa kary za błędy w KSeF tak, by obowiązywały dopiero od 2028 r. Według „Rzeczpospolitej” za głosowało 437 posłów, przeciw był jeden, a jeden się wstrzymał. Ustawa trafiła do Senatu, potem czeka ją podpis prezydenta. Brak kar nie oznacza jednak braku konsekwencji. Błędna faktura nadal jest błędna dla VAT, a kontrahent nadal czeka na pieniądze.
Jak uniknąć korekty do zera w KSeF: lista dla małej firmy
- Sprawdzać NIP nabywcy przed wysyłką, choćby na białej liście VAT. Błędny NIP to najczęstszy przypadek, w którym zerowanie faktury jest koniecznością.
- Traktować wysłanie faktury do KSeF jako punkt bez odwrotu. Szkic weryfikuje się przed nadaniem numeru, nie po.
- Przy pomyłkach w nazwie czy adresie korygować tylko błędne dane zamiast zerować cały dokument.
- Z trybu offline24 korzystać, gdy faktury naprawdę nie da się wysłać, pilnować terminu następnego dnia roboczego i mieć wcześniej wygenerowany certyfikat KSeF.
- Status systemu sprawdzać w komunikatach MF, a nie zakładać awarię, bo zawiesił się program do faktur.
Plan na sytuację, gdy KSeF nie działa, przyda się każdemu, ale ważniejsza jest codzienna higiena. Już przed startem pisaliśmy, że KSeF kompletnie zmieni sposób, w jaki korygujemy faktury, a dane ministerstwa pokazują, że wiele firm wciąż przenosi do nowego systemu stare nawyki. W mojej ocenie winę dzielą obie strony. MF zbudowało system, w którym nie ma odwrotu, i nie dzieli się wiedzą o najczęstszych błędach. Firmy z kolei poprawiają na oślep, zamiast sprawdzać przed wysyłką. O tym, jak w praktyce wygląda korygowanie pomyłek w KSeF i ile potrafi trwać, pisał na Bezprawniku Rafał Chabasiński. Mikrofirma ma jeszcze półtora miesiąca, żeby nie powtórzyć tych błędów.
