- Bezprawnik -
- Firma -
- Awaria KSeF nie zwalnia z wystawiania faktur. Zmienia tylko ich formę
Awaria KSeF nie zwalnia z wystawiania faktur. Zmienia tylko ich formę
Na przedsiębiorcach ciąży obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF. Może się jednak zdarzyć, że system nie chce działać. To nie powód do paniki. Przepisy obejmują i takie przypadki. W najgorszej sytuacji jesteśmy wtedy, kiedy problem jest gdzieś po naszej stronie.
Ustawa o VAT zawiera przepisy skonstruowane specjalnie na wypadek różnego rodzaju awarii KSeF
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur — wprowadzany zgodnie z harmonogramem wdrożenia KSeF — może nam się bardzo skomplikować, jeśli pojawi się jakaś usterka techniczna, która nam to uniemożliwi. Łatwo sobie wyobrazić następującą sytuację: próbujemy wystawić fakturę ustrukturyzowaną, korzystając z naszego programu księgowego albo oficjalnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Nie działa. Co teraz?
Kary za KSeF zaczną obowiązywać dopiero od 2028 roku
Nie ma powodów do paniki. Przede wszystkim kary za wystawianie faktur poza KSeF mają zacząć obowiązywać dopiero od 2028 roku. Oczywiście o ile rządzącym uda się skutecznie uchwalić nowelizację ustawy o VAT, co akurat w tym przypadku nie powinno być trudne.
Nawet gdyby kary obowiązywały, to i tak już obowiązujące przepisy zabezpieczają nas w takich właśnie wypadkach. Nasz sposób postępowania będzie zależeć przede wszystkim od tego, z jakim dokładnie problemem technicznym mamy do czynienia.
Ministerstwo Finansów informuje o zaplanowanych pracach technicznych z wyprzedzeniem
Załóżmy sobie najpierw najkorzystniejszy obrót spraw. Sprawdzamy oficjalne komunikaty techniczne publikowane w rządowym serwisie gov.pl. Okazuje się, że rzeczywiście ostrzegano nas z wyprzedzeniem o planowej niedostępności systemu. Najzwyczajniej w świecie wyleciało nam to z głowy. Nie mamy więc do czynienia z żadną awarią KSeF. Powinniśmy zastosować art. 106nh ustawy o VAT:
W okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
Podatnik jest obowiązany przesłać faktury, o których mowa w ust. 1, do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4.
W przypadku gdy w terminie, o którym mowa w ust. 2, zostanie zamieszczony komunikat o wystąpieniu awarii, o którym mowa w:
Do faktur, o których mowa w ust. 1, przepisy art. 106nda ust. 4–15 stosuje się odpowiednio.
Tryb offline – niedostępność: jeden dzień roboczy na przesłanie faktury
Najprościej rzecz ujmując, musimy poczekać, aż skończą się prace techniczne i KSeF znowu zacznie działać. Wówczas będziemy musieli przesłać faktury do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym. Jeżeli po drodze pojawi się komunikat o przedłużeniu prac albo pełnoprawnej awarii, to termin ten biegnie od następnego dnia po tym, w którym KSeF rzeczywiście zacznie działać.
Co istotne: przez cały ten czas wciąż musimy wystawiać faktury ustrukturyzowane na bieżąco. Po prostu korzystamy wówczas z „trybu offline – niedostępność".
W przypadku awarii mamy aż 7 dni na przesłanie faktury do KSeF
Sytuacja nieco się komplikuje, gdy mamy do czynienia z typową awarią KSeF. System nie działa, ponownie sprawdzamy komunikaty techniczne. Tym razem znajdujemy wśród nich świeżą informację o tym, że wystąpiły utrudnienia w funkcjonowaniu KSeF.
Ponownie ciąży na nas obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Korzystamy z trybu awaryjnego. Odbiorcy musimy udostępnić fakturę w sposób z nim uzgodniony — najczęściej będzie to wizualizacja faktury przesłana e-mailem. Po zakończeniu awarii przesyłamy ją do KSeF. Na szczęście zgodnie z art. 106nf ust. 4 i 5 mamy do czynienia z dłuższym terminem:
W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
W przypadku gdy w terminie, o którym mowa w ust. 4, zostanie zamieszczony kolejny komunikat o wystąpieniu awarii, o którym mowa w art. 106ne ust. 1, termin, o którym mowa w ust. 4, liczy się od dnia zakończenia tej kolejnej awarii wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej kolejnej awarii.
Innymi słowy fakturę wystawioną w trybie awaryjnym musimy przesłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od terminu wskazanego w komunikacie Ministerstwa Finansów o tym, że awarię udało się usunąć.
Awaria całkowita KSeF zwalnia nas z obowiązku e-fakturowania
Kolejna ewentualność – miejmy nadzieję, że czysto teoretyczna – to przypadek, gdy występuje awaria KSeF, ale Ministerstwo Finansów nie ma możliwości opublikowania informacji o awariach w Biuletynie Informacji Publicznej. Najprawdopodobniej mamy do czynienia z jakąś całkowitą zapaścią systemów teleinformatycznych resortu albo wręcz z prawdziwą katastrofą.
Pierwszym z interesujących nas przepisów jest art. 106na ust. 3:
W przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów, o których mowa w ust. 1, w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w środkach społecznego przekazu komunikat o wystąpieniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur. W tym przypadku komunikat o zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur jest zamieszczany w środkach społecznego przekazu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur zamieszczone w środkach społecznego przekazu wyznaczają okres trwania tej awarii.
Faktura papierowa wraca do gry tylko przy całkowitej awarii systemu
O awarii dowiemy się wówczas z telewizji, radia albo internetowych serwisów informacyjnych. Na pewno byśmy o niej napisali na Bezprawniku. Jakie wówczas obowiązki związane z fakturowaniem ciążą na podatnikach? Odpowiedź znajdziemy w art. 106ng. Niektórzy przedsiębiorcy na pewno ucieszyliby się z takiego obrotu sprawy:
W przypadku, o którym mowa w art. 106ne ust. 3, podatnik w okresie trwania awarii wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne.
Jeżeli chcemy, to zawsze możemy wystawić fakturę w trybie offline24. Po prostu musimy ją następnego dnia przesłać do KSeF
Na koniec warto wspomnieć o najbardziej kłopotliwym wariancie. Może się zdarzyć, że żadnej awarii KSeF nie ma, a problem techniczny leży gdzieś po naszej stronie. Być może zawinił nasz dostawca internetu albo oprogramowanie. Czasem winowajcą okazuje się też limit wielkości pliku z fakturą. Na szczęście ustawodawca nie zostawił nas z tym samych sobie. Wskazówki znajdziemy w art. 106nda ust. 1–3:
Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
W przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
Faktura, o której mowa w ust. 1, jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Ostatni z przepisów oznacza w praktyce, że otrzymanie faktury w KSeF przez nabywcę nastąpi i tak dopiero po jej przesłaniu do systemu. Także w przypadku problemów technicznych po naszej stronie korzystamy z trybu offline24.
