Niezwykle istotnym, a często pomijanym elementem tej układanki, jest sposób pierwszego „wejścia” do systemu. Wybór odpowiedniej metody uwierzytelnienia (od profilu zaufanego po kwalifikowaną pieczęć elektroniczną), zadecyduje o płynności i wygodzie codziennej pracy z dokumentami.
Uwierzytelnienie w KSeF dla pracowników i właścicieli JDG
Sposób uzyskania dostępu do KSeF jest ściśle uzależniony od formy prawnej prowadzonej działalności. W przypadku osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub pracowników upoważnionych do pracy w KSeF - ścieżka jest relatywnie prosta.
Mogą uwierzytelnić się Profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W tym scenariuszu system automatycznie rozpoznaje podatnika po numerze PESEL i NIP, bez potrzeby składania dodatkowych wniosków do Urzędu Skarbowego.
Warto nadmienić, że w pracy z dokumentami może się opłacić przejście na mobilny kwalifikowany e-podpis mSzafir. Ma moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu i jest honorowany w całej Unii Europejskiej (zgodnie z rozporządzeniem eIDAS). Pozwala jednocześnie autoryzować kilka plików jednocześnie, a także podpisywać bezpośrednio z telefonu umowy, kontrakty B2B czy pisma urzędowe. Można go kupic i wygenerować online, działa wszędzie i o każdej porze.
Zestaw kwalifikowanego e-podpisu Szafir z kartą i czytnikiem można odebrać w jednej z12 placówek KIR lub ponad 700 oddziałach współpracujących banków spółdzielczych. Pamiętaj, że kwalifikowany certyfikat e-podpisu gwarantuje autentyczność dokumentu i chroni go przed nieautoryzowanymi zmianami.
Kwalifikowana e-pieczęć do prostego logowania do KSeF dla firm
Sytuacja wygląda jednak zupełnie inaczej w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi, takich jak spółki z o.o., jawne czy cywilne. Tutaj przedsiębiorcy stają przed wyborem jednej z dwóch dróg.
Pierwsza wymaga złożenia formularza ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym, by nadać uprawnienia właścicielskie w KSeF konkretnej osobie. Jeśli przy okazji dana osoba reprezentuje firmę, posiada profil w e-Urzędzie Skarbowym i korzysta z kwalifikowanego e-podpisu, to może złożyć wniosek online. W tym scenariuszu moment zalogowania do KSeF (jako osoba fizyczna) jest uzależniony od terminu rozpatrzenia zgłoszenia.
Szybszą i przede wszystkim prostszą metodą logowania jest potwierdzenie żądania autoryzacyjnego z KSeF za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z numerem NIP. Firma wówczas korzysta z uprawnień właścicielskich, czyli może zarządzać dostępami dla pracowników i współpracujących biur rachunkowych, a także generować Certyfikaty KSeF.
Dlaczego firmy wybierają e-pieczęć?
Poza KSeF e-pieczęć potwierdza autentyczność wszystkich dokumentów firmowych np. ofert, umów, regulaminów na stronach internetowych, pism wychodzących, czy przetargów międzynarodowych. Chroni je przed nieautoryzowanymi zmianami, a także ułatwia prowadzenie e-Teczek pracowniczych i e-Archiwum.
Pozwala pracownikom zachować anonimowość (bez podawania danych osobowych) przy autoryzowaniu dokumentów firmowych czy logowaniu do KSeF. Przejście na elektroniczny obieg dokumentów redukuje zużycie papieru, ogranicza koszty i przy okazji zmniejsza ślad węglowy firmy.
Firmy preferujące rozwiązania mobilne wybierają kwalifikowaną e-pieczęć mSzafir, którą można kupić i wygenerować online. Jednocześnie może z niej korzystać do 10 upoważnionych osób. Z kolei kwalifikowana e-pieczęć z czytnikiem oraz kartą wymaga podpięcia do komputera. Taki zestaw pieczęci Szafir można odebrać w jednym z 12 oddziałów KIR lub zamówić z dowozem do biura. Przy czym należy mieć świadomość, że firma może mieć tyle e-pieczęci, ile faktycznie potrzebuje.
Co po zalogowaniu?
Warto pamiętać, że pierwsze uwierzytelnienie to dopiero początek. Jak wskazuje Krzysztof Rogowski z Ministerstwa Finansów, po pierwszym zalogowaniu się do systemu za pomocą e-podpisu lub e-pieczęci, użytkownik ma możliwość wygenerowania specjalnego tokena. Jest to ciąg znaków przypisany do danej osoby, który w praktyce pełni funkcję „klucza” dla oprogramowania finansowo-księgowego.
Następcą tokena jest Certyfikat KSeF, który można już wygenerować przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Wgranie ich do systemów komercyjnych (np. programów do fakturowania) znacząco skraca drogę logowania i automatyzuje proces wysyłki oraz odbioru faktur, czyniąc codzienną pracę znacznie wygodniejszą.
Wyjście ze strefy komfortu. Czego obawiają się firmy?
Choć techniczne aspekty wdrożenia KSeF wiążą się z naturalnymi obawami o płynność procesów biznesowych, system zautomatyzuje księgowość i przyspieszy zwroty VAT. Głównym wyzwaniem jest dostosowanie licznych procedur wewnętrznych, a także praca w systemie, który działa w czasie rzeczywistym.
Dlatego tak istotne jest, aby już na etapie przygotowań wyposażyć firmę w sprawdzone narzędzia, jak mobilna e-pieczęć czy e-podpis od KIR, które ułatwiają kontrolę obiegu dokumentów. To inwestycja, która zwróci się w postaci oszczędności czasu i większego bezpieczeństwa w nowej, cyfrowej rzeczywistości gospodarczej.
Artykuł powstał we współpracy z Krajową Izbą Rozliczeniową
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
