Przedsiębiorca będący podatnikiem VAT i dokonujący sprzedaży na rzecz innej firmy ma obowiązek wystawiania faktury. W praktyce zdarza się jednak odwrócenie ról i wystawianie faktury przez nabywcę towaru – samofakturowanie. Aby było to jednak możliwe, konieczne jest spełnienie kilku warunków.
Kiedy dopuszczalne jest samofakturowanie?
Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży mają obowiązek wystawiania faktury stwierdzającej sprzedaż. Artykuł 106e Ustawy o VAT reguluje, jak wygląda faktura VAT. Zgodnie z tym przepisem powinna ona zawierać między innymi datę sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.
Choć obowiązek wystawiania faktury ciąży na sprzedającym, to w praktyce występuje także odstępstwo od tej zasady – samofakturowanie. Jest to wystawianie faktury przez nabywcę towaru, ale w imieniu i na rzecz podatnika (sprzedawcy). Aby jednak samofakturowanie było możliwe, konieczne jest spełnienie kilku warunków:
- Zawarcie umowy między stronami;
- Określenie w tej umowie procedury zatwierdzenia przez sprzedawcę faktury wystawionej przez odbiorcę towaru.
Umowa umożliwiająca wystawianie faktury przez nabywcę
Artykuł 106d ust. 1 Ustawy o VAT wskazuje, że samofakturowanie wymaga zawarcia umowy między stronami sprzedaży. W umowie tej powinna zostać określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego czynności. Przepis nie określa jednak formy zawarcia umowy. Nie ma więc konieczności sporządzania umowy na piśmie. W praktyce jednak często wybierana jest właśnie forma pisemna, głównie ze względów dowodowych.
W umowie zawartej między stronami dokonującymi sprzedaży powinny znaleźć się także informacje o towarach lub usługach, jakich będzie dotyczyć wystawianie faktury przez nabywcę oraz sposób przekazywania tych faktur. Duże znaczenie ma także informacja o czasie trwania porozumienia i ewentualnej możliwości rozwiązania umowy.
Zatwierdzanie przez sprzedawcę wystawionej faktury
Zatwierdzanie faktury wystawianej przez nabywcę niekoniecznie musi polegać na jej podpisaniu. Artykuł 106d ust. 1 nie narzuca stronom żadnego konkretnego sposobu zatwierdzania faktur. Ważne, by ustaliły go w zawartej przez siebie umowie. Równie dobrze zatwierdzanie może więc odbywać się mailowo, telefonicznie, a nawet w sposób milczący.
To ostatnie rozwiązanie może polegać na ustaleniu przez strony terminu do zgłaszania zastrzeżeń. Wówczas przyjmuje się, że jeśli sprzedający w określonym czasie nie zgłosił zastrzeżeń, faktura VAT została zaakceptowana.
Termin na wystawianie faktury przez nabywcę
Artykuł 106i ust. 1 Ustawy o VAT stanowi, że fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Ten sam termin obowiązuje także w przypadku samofakturowania. Wystawianie faktury przez nabywcę wymaga uwzględnienia w niej wszystkich elementów określonych w artykule 106e ust. 1 ustawy o VAT. Dodatkowo fakturę VAT należy opatrzyć dopiskiem „samofakturowanie”.
