Sprzedawca nie zawsze wystawi fakturę VAT. W niektórych przypadkach zrobi to za niego nabywca

Kiedy dopuszczalne jest samofakturowanie?

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży mają obowiązek wystawiania faktury stwierdzającej sprzedaż. Artykuł 106e Ustawy o VAT reguluje, jak wygląda faktura VAT. Zgodnie z tym przepisem powinna ona zawierać między innymi datę sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Choć obowiązek wystawiania faktury ciąży na sprzedającym, to w praktyce występuje także odstępstwo od tej zasady - samofakturowanie. Jest to wystawianie faktury przez nabywcę towaru, ale w imieniu i na rzecz podatnika (sprzedawcy). Aby jednak samofakturowanie było możliwe, konieczne jest spełnienie kilku warunków:

Umowa umożliwiająca wystawianie faktury przez nabywcę

Artykuł 106d ust. 1 Ustawy o VAT wskazuje, że samofakturowanie wymaga zawarcia umowy między stronami sprzedaży. W umowie tej powinna zostać określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego  czynności. Przepis nie określa jednak formy zawarcia umowy. Nie ma więc konieczności sporządzania umowy na piśmie. W praktyce jednak często wybierana jest właśnie forma pisemna, głównie ze względów dowodowych.

W umowie zawartej między stronami dokonującymi sprzedaży powinny znaleźć się także informacje o towarach lub usługach, jakich będzie dotyczyć wystawianie faktury przez nabywcę oraz sposób przekazywania tych faktur. Duże znaczenie ma także informacja o czasie trwania porozumienia i ewentualnej możliwości rozwiązania umowy.

Zatwierdzanie przez sprzedawcę wystawionej faktury

Zatwierdzanie faktury wystawianej przez nabywcę niekoniecznie musi polegać na jej podpisaniu. Artykuł 106d ust. 1 nie narzuca stronom żadnego konkretnego sposobu zatwierdzania faktur. Ważne, by ustaliły go w zawartej przez siebie umowie. Równie dobrze zatwierdzanie może więc odbywać się mailowo, telefonicznie, a nawet w sposób milczący.

To ostatnie rozwiązanie może polegać na ustaleniu przez strony terminu do zgłaszania zastrzeżeń. Wówczas przyjmuje się, że jeśli sprzedający w określonym czasie nie zgłosił zastrzeżeń, faktura VAT została zaakceptowana.

Termin na wystawianie faktury przez nabywcę

Artykuł 106i ust. 1 Ustawy o VAT stanowi, że fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Ten sam termin obowiązuje także w przypadku samofakturowania. Wystawianie faktury przez nabywcę wymaga uwzględnienia w niej wszystkich elementów określonych w artykule 106e ust. 1 ustawy o VAT. Dodatkowo fakturę VAT należy opatrzyć dopiskiem „samofakturowanie”.