Biuro rachunkowe nie przegra z AI. Przegra z biurem, które go używa

Powtarzalne zadania, niepowtarzalne przypadki

Weryfikacja danych kontrahenta, kwalifikacja kosztów czy dekretowanie faktur – każda z tych czynności wymaga analizy dokumentów, uwzględnienia obowiązujących reguł i podjęcia właściwej decyzji. Przy setkach obsługiwanych firm i tysiącach faktur miesięcznie nawet pozornie proste operacje pochłaniają długie godziny.

Co jednak gdyby część tych obowiązków można było powierzyć technologii, która nie ogranicza się tylko do sztywnych schematów, lecz potrafi również analizować kontekst dokumentów i uwzględniać specyfikę danej firmy? Właśnie na tej idei opiera się działanie Agentów AI dostępnych od września w systemach Comarch ERP.

Sztuczna inteligencja na etacie. Czym Agent AI różni się od zwykłego programu?

Sztuczna inteligencja w biurze rachunkowym to już nie technologiczna nowinka, lecz biznesowe być albo nie być. Rewolucja w tym obszarze nie polega jednak na zastępowaniu ludzi maszynami, ale na wykorzystaniu rozwiązań, które rozumieją dane i wykazują własną inicjatywę.  

Tak właśnie działają Agenci AI, którzy łączą automatyzację procesów z możliwościami sztucznej inteligencji. W odróżnieniu od tradycyjnych programów, wykonujących operacje według z góry ustalonych reguł, potrafią analizować kontekst dokumentów i na tej podstawie zaproponować konkretne działania. Przykładowo, gdy tylko nowa faktura pojawia się w systemie, Agent natychmiast ją analizuje, „czyta” jej kontekst i od razu podpowiada właściwą ścieżkę postępowania.

Do tej pory największą barierą przed wdrożeniem takich innowacji w księgowości były kwestie bezpieczeństwa. Przekazywanie wrażliwych danych finansowych do zewnętrznych, chmurowych aplikacji budziło zrozumiały opór. Odpowiedzią na te obawy jest osadzenie sztucznej inteligencji bezpośrednio w oprogramowaniu ERP, z którego biuro i tak korzysta na co dzień.

Właśnie w ten sposób zaprojektowano Agentów AI w systemach Comarch. Nie mówimy tu o żadnym dodatkowym, zewnętrznym programie, do którego trzeba ręcznie eksportować pliki. Agent AI stanowi integralny element oprogramowania. Dzięki temu ma on bezpośredni dostęp do słowników, reguł księgowych, historii transakcji oraz ścisłych uprawnień użytkowników.

W efekcie biuro cały czas pracuje w obrębie tego samego, bezpiecznego ekosystemu. Od strony czysto praktycznej otrzymuje ono po prostu zestaw wyspecjalizowanych narzędzi, których zadaniem jest usprawnienie konkretnych procesów.

Powiedzenie "czas to pieniądz" nie wzięło się znikąd

Wykorzystanie AI w firmowej księgowości pozwala oszczędzać czas. Nie trzeba chyba nikogo przekonywać o tym, jak cennym jest on zasobem. Jego efektywne wykorzystywanie nierzadko decyduje o wysokości naszych dochodów. Pytanie jednak brzmi: o jakich dokładnie oszczędnościach mowa? Odpowiedź podsuwa nam przypadek Biura Rachunkowego Hive Tax, które dzięki wykorzystaniu Agentów AI w Comarch ERP Optima:

Suche cyfry mogą nie oddać w pełni tego, jak przydatne okazało się wykorzystanie agentów AI od Comarchu w księgowości. Oddajmy więc głos Anicie Gołębiewskiej z Hive Tax:

Przy kategoryzowaniu dokumentów w biurze rachunkowym agent sprawdził się najlepiej. Ręczne przypisywanie kategorii nagłówka do każdej faktury to jedna z tych czynności, które pochłaniają czas. Niby jest to chwila, ale przy dużym wolumenie dokumentów robi się z tego realny koszt. Na próbie 100 dokumentów oszczędność sięgnęła do 10 minut, a przy skali kilkuset czy tysięcy faktur miesięcznie będzie to spora różnica.

Podstawowe funkcje dla JDG znajdziesz w Comarch Betterfly

Aby lepiej zrozumieć działanie agentów AI, przeanalizujmy kilka przykładów. Załóżmy, że do Twojego systemu trafia nowa faktura od kontrahenta. Weryfikator e-faktur sprawdzi dostawcę, jego status oraz rachunek na Białej Liście dla faktur z KSeF.

Tak zweryfikowany dokument opisze następnie Kategoryzator dokumentów. Na podstawie słownika kategorii przesłanego przez księgowego agent przypisze fakturze odpowiednią kategorię zakupu, a na formularzu pokaże, dlaczego wybrał właśnie ją. Dzięki temu dokumenty trafiają do biura już uporządkowane.

Agenci pomagają też przy sprzedaży. Wyobraź sobie, że kończysz spotkanie z klientem i chcesz od razu wystawić fakturę. Wystarczy, że powiesz Agentowi głosowego fakturowania, dla kogo ją wystawiasz i co sprzedajesz. Agent znajdzie kontrahenta i produkty w Twoich danych, uzupełni ceny i stawki VAT. Ty tylko ją sprawdzasz i zatwierdzasz.

Nie musisz też przeglądać listy powiadomień. Agent odczytu powiadomień przeczyta Ci na głos podsumowanie najważniejszych informacji, np. o fakturach pobranych z KSeF, błędach wysyłki czy fakturach oznaczonych przez Weryfikatora jako wysokie ryzyko.

Ostatni przykład to sytuacja, której nie lubi żaden przedsiębiorca: klient spóźnia się z zapłatą. Zamiast samodzielnie dzwonić z przypomnieniem, możesz skorzystać z Agenta miękkiej windykacji, który przypilnuje terminów płatności Twoich faktur sprzedaży i wskaże kontrahentów zalegających z zapłatą.

Potrzebujesz bardziej wyspecjalizowanych agentów? Z pomocą przychodzi Comarch ERP Optima

Każdy dokument zakupowy powinien znaleźć swoje miejsce w firmowej ewidencji. O tym, czy faktura trafi do modułu handlowego, czy do rejestru VAT, zdecyduje Kwalifikator kosztów. Opisem dokumentu zajmie się natomiast Kategoryzator dokumentów. W pierwszej kolejności sprawdza on, jak oznaczyliśmy wcześniejsze zakupy od tego samego dostawcy. A jeśli kontrahent jest zupełnie nowy? Wtedy analizuje treść faktury i zestawia ją z listą kategorii dostępnych w systemie. Gdy nie ma pewności, sygnalizuje to użytkownikowi, zamiast podejmować decyzję na siłę.

Firmy prowadzące pełną księgowość mogą pójść o krok dalej i zautomatyzować księgowanie faktur kosztowych. Dekretator kosztów rozpozna kontrahenta oraz rodzaj wydatku, a następnie dobierze właściwy schemat, wzorując się na podobnych, wcześniej rozliczonych dokumentach. Gotowy zapis umieści w buforze, a te, co do których nie ma pewności, oznaczy jako dokumenty do weryfikacji.

Sztuczna inteligencja wspiera nie tylko obszar finansowy. W Comarch ERP Optima działa również Agent dokumentacji ZWUA, który ułatwia wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń. Wystarczy wpisać datę zwolnienia i wybrać przyczynę z listy, a agent zamieni ją na kody trybów i podstawy prawne wymagane przez ZUS.

Rozwiązania oparte na AI rozwija także platforma Comarch e-Sale, przeznaczona dla przedsiębiorców sprzedających na Allegro. Agent analizy błędów w ofertach Allegro wyjaśnia, dlaczego oferta została odrzucona, i podpowiada, co w niej poprawić.

AI przydaje się tam, gdzie wspomaga żywego człowieka

A co z bezpieczeństwem? Jestem pewien, że znajdzie się wiele osób, które zachowają zdrowy sceptycyzm, nawet czytając o tych wszystkich korzyściach. W końcu sztuczna inteligencja ma opinię narzędzia, któremu nie należy samodzielnie powierzać rozwiązywania zadań w firmie. Każdy błąd może przecież skutkować poważnymi konsekwencjami. Na szczęście Comarch ERP jest przykładem rozsądnego podejścia: AI pozostaje kontrolowane przez człowieka.

Opisane wyżej rozwiązania opierają się na zasadzie human-in-the-loop – człowiek aktywnie uczestniczy w "pętli" działania systemu. Agenci AI od Comarch ERP pracują na dokumentach i proponują konkretne działania, które użytkownik może zatwierdzić, zmienić lub odrzucić. Biuro może również zdecydować o stopniu automatyzacji procesów z wykorzystaniem AI, włączając lub wyłączając poszczególnych agentów. Sztuczna inteligencja nie wykracza poza uprawnienia użytkownika. Mamy więc do czynienia z jasno sprecyzowaną ścieżką kontroli, która chroni nas przed ewentualnymi błędami.

Biuro wsparte przez AI zyskuje przewagę nad konkurencją

Dziś mało kto wyobraża sobie prowadzenie księgowości bez użycia wyspecjalizowanego oprogramowania, które przez ostatnie lata mocno się zmieniło.

Wykorzystanie Agentów AI to nic innego jak kolejny i całkowicie naturalny krok w tej ewolucji. Dzięki nim fakturowanie staje się szybsze i prostsze, a rutynowe czynności zajmują mniej czasu. To z kolei daje przewagę nad firmami, które z takich narzędzi nie korzystają. Nie ma przy tym znaczenia, czy prowadzimy jednoosobową działalność, większe przedsiębiorstwo, czy biuro rachunkowe – w każdym z tych przypadków sztuczna inteligencja wnosi konkretną wartość.

Partnerem materiału jest Comarch

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj